Mẫu đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ

1. Đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ là gì?

Mẫu đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ là mẫu đơn do cá nhân lập ra gửi cho Cơ quan, chủ thể có thẩm quyền để xin xác nhận hoàn tất công nợ được dùng khi công ty bàn giao công nợ, giấy tờ sổ sách với người được bàn giao, đảm bảo việc bàn giao công nợ của nhân viên kế toán được thực hiện đầy đủ, không có thiếu sót. Trong đơn xin xác nhận công nhận hoàn tất công nợ phải nêu được những nội dung về thông tin cá nhân đã hoàn tất công nợ, lý do viết đơn,..

Đơn xin hoàn tất công nợ là văn bản ghi chép lại những thông tin của cá nhân đã hoàn tất công nợ, lý do viết đơn và sự xác nhận của các chủ thể có thẩm quyền. Đồng thời, đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ là cũng chính là cơ sở để cho Cơ quan, chủ thể có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận cho cá nhân đã hoàn tất công nợ.

2. Mẫu đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————-

Địa danh, ngày……tháng…..năm…..

Đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ

Kính gửi:

– Ban lãnh đạo công ty

– Phòng Hành chính nhân sự

– Bộ phận kế toán công ty

Tên tôi là: …. Chức danh: ……

Làm việc tại bộ phận: …..Ngày vào làm việc: ……../……../……..

Tôi xin nghỉ việc từ ngày: … Lý do: …..

Tôi làm đơn này kính đề nghị các bộ phận xác nhận bản thân tôi đã thực hiện xong công việc bàn giao giấy tờ sổ sách với người có trách nhiệm cũng như không còn vướng mắc gì về tài chính công nợ. Mọi vấn đề liên quan đến công việc tôi đang phụ trách đã được giải quyết ổn thỏa trước khi tôi nghỉ việc. Nếu có gì sai phạm, tôi xin chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật nhà nước.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người làm đơn

(Ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của người nhận bàn giao

(Ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của kế toán công ty

(Ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận phòng HCNS

(Ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của phụ trách bộ phận

(Ký, ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn viết đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ:

Phần kính gửi của đơn xin xác nhận công nợ thì yêu cầu người làm đơn sẽ ghi cụ thể tên của các Chủ thể có thẩm quyền xác nhận hoàn tất công nợ( Ban lãnh đạo công ty, Phòng Hành chính nhân sự, Bộ phận kế toán công ty).

Phần nội dung của đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ sẽ phải có nội dung như sau: thông tin của cá nhân đã hoàn tất công nợ( tên, ngày tháng năm sinh, chức danh,..) và đề nghị các bộ phận xác nhận  đã thực hiện xong công việc bàn giao giấy tờ sổ sách với người có trách nhiệm cũng như không còn vướng mắc gì về tài chính công nợ. Mọi vấn đề liên quan đến công việc người làm đang phụ trách đã được giải quyết ổn thỏa trước khi tôi nghỉ việc. Người làm đơn sẽ cam kết những thông tin mà mình cung cấp trong đơn là hoàn toàn đúng sự thật.

Cuối đơn xin xác nhận hoàn tất công nợ người làm đơn sẽ ký và ghi rõ họ tên và phải có sự xác nhận của các chủ thể có thẩm quyền ( Ban lãnh đạo công ty, Phòng Hành chính nhân sự, Bộ phận kế toán công ty)

4. Công nợ là gì?

4.1. Khái niệm công nợ:

Công nợ là toàn bộ các khoản như: các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán, các khoản tạm ứng và các khoản phải thu, phải trả khác.

+ Các khoản phải thu khách hàng:

Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà đơn vị đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.

+ Các khoản phải trả người bán: Các khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ … phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền.

+ Các khoản phải thu, phải trả khác:

– Các khoản phải thu khác là khoản phải thu ngoài những khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như : Giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng làm mất mát vật tư, hàng hoá … đã được xử lý bồi thường,…

– Các khoản phải trả khác là những khoản phải trả ngoài khoản phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải nộp nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như : giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán Bảo hiểm xã hội; bảo hiểm y tế; … có tính chất tạm thời.

+ Các khoản tạm ứng: Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.

4.2. Những yêu cầu về quản lý công nợ:

Các khoản phải thu

+ Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán và kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, khê đọng.

+ Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng (trường hợp đổi hàng) hay bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ và biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu.

+ Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.

Các khoản phải trả

+ Nợ phải trả cho người bán , người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Đồng thời, số tiền đã ứng trước cho người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải trả đã nhận trước.

+ Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng bán của người bán người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.

4.3. Nhiệm vụ của kế toán công nợ:

Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng được thực hiện như sau:

+ Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng và  từng khoản thanh toán.

+ Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ và  tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.

+ Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.

Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán:

+ Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng.

+ Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán

4.4. Quản lý công nợ:

Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa và  dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Đối với các khoản phải thu

+ Cần hạch toán một cách chi tiết, rõ ràng đối với từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.

+ Tích cực theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thu hồi nợ để tránh bị tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, lâu ngày.

+ Để giải quyết các công nợ lâu ngày khó đòi, cần đảm bảo có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Nhà nước như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ cùng với các bằng chứng xác thực về số nợ thất thu.

+ Cần xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.

Đối với các khoản phải trả

+ Cần hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải trả.

+ Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng hóa của người bán, người cung cấp phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan.