Trên thực tế, nhiều trường hợp không may làm mất giấy khai sinh, hoặc giấy khai sinh bị nhàu nát cần phải xin cấp lại. Để xin cấp lại giấy khai sinh bị mất người có nhu cầu phải làm đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất theo quy định của pháp luật Việt nam. Vậy mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất là gì?
Một mẫu văn bản hay mẫu tờ khai mà được cá nhân lập ra dùng để gửi đến cơ quan có thẩm quyền để khai về việc muốn đăng ký lại giấy khai sinh thì mẫu này được biết đến với tên gọi đó chính là mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất.
Theo như quy định của pháp luật hộ tịch hiện hành thì chia ra làm hai trường hợp cụ thể: đối với người bị mất giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong sổ hộ tịch và khi cá nhân mất giấy đăng ký khai sinh bản gốc và thông tin về giấy khai sinh đó không còn lưu trong sổ hộ tịch
Thứ nhất, khi cá nhân bị mất giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong sổ hộ tịch thì lúc này người bị mất bản chính giấy khai sinh cần làm thủ tục xin cấp trích lục đăng ký khai sinh. Hồ sơ xin cấp trích lục gồm:
– Tờ khai cấp bản trích lục hộ tịch;
– Xuất trình một trong các giấy tờ như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hay giấy tờ khác có dán ảnh và có thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp và còn giá trị sử dụng.
Cá nhân nộp hồ sơ xin cấp trích lục tại cơ quan nơi trước đây đã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Sau khi cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ sẽ xem xét và cấp trích lục giấy khai sinh có đầy đủ các thông tin như nội dung ghi trong sổ gốc.
Thứ nhất, khi cá nhân mất giấy đăng ký khai sinh bản gốc và thông tin về giấy khai sinh đó không còn lưu trong sổ hộ tịch
Đối với trường hợp này thì cá nhân không có giấy tờ tài liệu để chúng minh rằng mình có tên trong hộ tịch cũng như mình đã được cấp giấy khai sinh trước đó và bị mất thì việc đăng ký lại bản gốc giấy khai sinh của cá nhân này sẽ được thực hiện thông qua nơi cư trú hoặc nơi trước đây đã đăng ký khai sinh. Tại đây, cá nhân sẽ thực hiện việc nộp hồ sơ theo như quy định của pháp luật hiện hành.
Bên cạnh đó pháp luật cũng có quy định về trường cá nhân thực hiện việc đăng ký khai sinh lại tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký trước đây cần phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương là trụ sở Ủy ban nơi trước đây đã đăng ký khai sinh. Việc này sẽ được thực hiện bởi cán bộ hộ tịch thông qua chủ tịch Ủy ban mà cá nhân yêu cầu cấp lại giấy đăng ký khai sinh theo như quy định của pháp luật hiện hành.
Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất dùng được sử dụng vào mục đích sau đây:
Ngay trong cái tên của mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất đã thể hiện được mục đích của mẫu giấy này là dùng để gửi tới cơ quan có thẩm quyền xin cấp lại giấy khai sinh đã bị mất trước đó. Mẫu này được lập ra và gửi tới cơ quan có thẩm quyền ở đây đó chính là Ủy ban nhân dân nơi tiếp nhận việc đăng ký cấp và cấp lại giấy khai sinh theo như quy định của pháp luật hiện hành. Do đó, để có thể xin cấp lại giấy khai sinh bị mất thì người yêu cầu cấp lại cần phải điền đầy đủ các thông tin cần thiết trên mẫu đơn như quan hệ với người được khai sinh lại, thông tin người được khai sinh lại, thông tin về cha, mẹ của người khai sinh lại….
Trên thực tế hiện nay thì việc làm lại giấy khai sinh bản gốc pháp luật Hộ tịch Việt Nam hiện hành không có quy định. Cũng chính vì vậy mà việc cấp lại giấy khai sinh bản gốc là điều không thể. Vậy đối với những cá nhân bị mất giấy khai sinh, hay giấy khai sinh bị rách hỏng thì phải làm như thế nào? Pháp luật không quy định về trường hợp cấp lại bản gốc giấy khai sinh những pháp luật có quy định tùy theo từng trường hợp người bị mất giấy khai sinh có thể xin cấp trích lục giấy khai sinh hoặc đăng ký lại khai sinh.
2. Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất mới nhất:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***——-
TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH
Kính gửi: (1) ….
Họ và tên người khai: ….
Nơi thường trú/tạm trú: (2) ….
Số Giấy CMND/Giấy tờ hợp lệ thay thế: (3) ….
Quan hệ với người được cấp lại bản chính Giấy khai sinh: ….
Đề nghị (1) cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho người có tên dưới đây:
Họ và tên: …. Giới tính: …
Ngày, tháng, năm sinh: ….
Nơi sinh: (4) ….
Dân tộc: … Quốc tịch: ….
Nơi thường trú/tạm trú: (2) ….
Họ và tên cha: ….
Dân tộc: …. Quốc tịch: …. Năm sinh ….
Nơi thường trú/tạm trú: (5) ….
Họ và tên mẹ: ….
Dân tộc: …. Quốc tịch: … Năm sinh ….
Nơi thường trú/tạm trú: (5) ….
Đã đăng ký khai sinh tại: . … ngày … tháng … năm ….
Theo Giấy khai sinh số: (6) …Quyển số (6): ….
Lý do xin cấp lại: ….
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình.
Làm tại: … , ngày …. tháng …. năm ……
Người khai
(ký và ghi rõ họ tên)
….
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất:
(1) Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
(2) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú và gạch cụm từ “tạm trú”; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì gạch hai từ “thường trú” và ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú.
(3) Nếu ghi theo số CMND, thì gạch cụm từ “Giấy tờ hợp lệ thay thế”; nếu ghi theo số Giấy tờ hợp lệ thay thế thì ghi rõ tên giấy tờ và gạch cụm từ “CMND”.
(4) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, thì ghi tên bệnh viện và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: bệnh viện Phụ sản Hà Nội). Trường hợp trẻ em sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: Trạm y tế xã Văn Bình, huyện Thường Tín, Tp. Hà Nội).
Trường hợp trẻ em sinh ngoài bênh viện và cơ sở y tế, thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh), nơi trẻ em sinh ra (ví dụ: xã Văn Bình, huyện Thường Tín, Tp. Hà Nội).
Trường hợp trẻ em được sinh ra ở nước ngoài, thì nơi sinh được ghi theo tên thành phố, tên nước, nơi trẻ em đó được sinh ra (ví dụ: Luân Đôn, Liên hiệp vương quốc Anh và Bắc Ai-len; Bec-lin, Cộng hòa liên bang Đức).
(5) Ghi nơi thường trú/tạm trú của bố, mẹ tại thời điểm đăng ký khai sinh cho con; cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại điểm (2)
(6) Chỉ khai khi biết rõ.
4. Hồ sơ, các giấy tờ cần thiết để xin cấp lại giấy khai sinh bị mất:
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau:
– Tờ khai theo mẫu
Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có.
– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:
+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Đặc biệt là nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhân của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về các nội dung sau:
– Họ, chữ đệm, tên
– Giới tính
– Ngày tháng năm sinh
– Dân tộc, quốc tịch, quê quán
– Quan hệ cha – con, mẹ – con
5. Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh bị mất:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi cá nhân có nguyện vọng muốn xin cấp lại giấy khai sinh thì cần phải gửi cái loại giấy tờ đã nêu ra ở bước trên và gửi tới cơ quan có thẩm quyền.
Trên cơ sở quy định tại Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP nêu rõ, thẩm quyền đăng ký khai sinh được quy định như sau:
– UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây
– UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú
Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ công chức hộ tịch sẽ kiểm tra và xác minh hồ sơ trong thời gian là 05 ngày làm việc. Sau khi xem xét nếu việc đăng ký khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức hộ tịch sẽ thực hiện đăng ký lại khai sinh theo quy định của Luật Hộ tịch.
Như vậy, có thể thấy rằng đối với trường hợp cá nhân bị mất giấy khai sinh và muốn được cấp lại thì cần phải thực hiện việc chuẩn bị giấy tờ và tuân thủ các trình tự thủ tục mà pháp luật đã quy định mà tác giả vừa nêu ra ở trên để đạt được kết quả tốt nhất. Đồng thời thì cũng có thể thể tiết kiệm được thêm thời gian, tiền của và công sức đối với việc xin cấp lại giấy khai sinh bị mất theo như quy định của pháp luật hiện hành.
Cơ sở pháp lý:
– Luật hộ tịch 2014;
– Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch;
