Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp cần sử dụng đến một lượng lớn văn phòng phẩm, khi hết hoặc có nhu cầu lớn hơn đối với các vật phẩm này, các cá nhân thường phải đề xuất tới chủ thể có thẩm quyền, thông qua đơn đề xuất.
Mục lục bài viết
1. Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm là gì?
Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm là văn bản do cá nhân gửi tới chủ thể có thẩm quyền (thường là chủ thể quản lý) nhằm đề xuất chủ thể này mua văn phòng phẩm để đáp ứng yêu cầu trong công việc.
Đơn đề xuất mua văn phòng phẩm là nơi bày tỏ nguyện vọng của cá nhân, là căn cứ để chủ thể có thẩm quyền nắm bắt được tình hình và xem xét việc mua văn phòng phẩm.
2. Mẫu đơn đề xuất mua văn phòng phẩm:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–o0o—–
…………., ngày… tháng…. năm…..
ĐƠN ĐỀ XUẤT MUA VĂN PHÒNG PHẨM
Kính gửi: – Công ty……
(Địa chỉ:………)
(Hoặc các chủ thể có thẩm quyền khác tùy thuộc vào chủ thể mà bạn muốn đề xuất mua văn phòng phẩm là chủ thể nào)
– Căn cứ…;
– Căn cứ tình hình thực tế.
Tên tôi là:……….. Sinh năm:…
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số:………. Do CA………….. Cấp ngày…./…../…..
Địa chỉ thường trú:………
Hiện tại cư trú tại:…………
Số điện thoại liên hệ:…………
Tôi xin trình bày với Quý công ty sự việc sau:
…
(Phần này bạn trình bày về nguyên nhân, hoàn cảnh, lý do dẫn tới việc bạn làm đơn đề xuất mua văn phòng phẩm, ví dụ:
Tôi là người lao động của Công ty……….. theo Hợp đồng lao động số……. ký kết ngày…/…./….. và hiện đang làm việc tại Phòng…………. Ban………. Công ty……….
Chức vụ:…………
Theo quyết định/… mỗi tháng Phòng/ban… tôi được cung cấp số lượng văn phòng phẩm như sau:………
Tuy nhiên, từ ngày…/…./….., Phòng/ban tôi có thực hiện mở rộng…………. dẫn tới số lượng văn phòng phẩm không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của Phòng/Ban.)
Do đó, tôi làm đơn này để trình bày với Quý công ty sự việc trên và đề xuất vấn đề mua văn phòng phẩm với Quý công ty. Cụ thể như sau
……
(Phần này bạn nêu ra các đề xuất về việc mua văn phòng phẩm của bạn)
Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi đã nêu trên đây là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin này. Kính mong Quý công ty xem xét đề xuất trên và tổ chức thực hiện việc mua văn phòng phẩm theo nội dung trên.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn viết đơn đề xuất mua văn phòng phẩm:
– Người viết đơn ghi địa danh, ngày tháng năm làm đơn, ví dụ: Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2021.
– Kính gửi: tên cơ quan nơi bạn muốn đề xuất.
– Thông tin cá nhân của người đề xuất, bao gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, hộ khẩu thường trú được ghi theo giấy chứng minh nhân dân; chỗ ở hiện tại là nơi người đề xuất sinh sống không phụ thuộc vào hộ khẩu thường trú; số điện thoại thường xuyên liên lạc.
– Thông tin chi tiết về văn phòng phẩm mà người làm đơn muốn đề xuất: Ở phần này, người làm đơn cần viết thông tin rõ ràng, càng rõ thì khả năng được chấp thuận càng cao; cần mô tả tên, kích thước, số lượng, chức năng,…
– Những thông tin cá nhân khác được viết theo hợp đồng lao động
– Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên ở góc phải của tờ đơn.
– Lưu ý: Người viết đơn phải căn cứ vào nhu cầu thực tế, phục vụ vì mục đích công việc chứ không phải cá nhân; cần trình bày rõ ràng, ngắn gọn, súc tích thay vì viết lan man, dài dòng.
4. Mẫu hợp đồng mua bán văn phòng phẩm tham khảo:
Văn phòng phẩm được hiểu là các vật phẩm đơn giản phục vụ cho hoạt động văn phòng hoặc học tập ví dụ: bút, sách, vở, kẹp giấy, băng dính, cặp tài liệu,…
Thực tế, việc đề xuất mua văn phòng phẩm không quá là khó khăn bởi lẽ giá trị thường không lớn so với nguồn tài chính doanh nghiệp, tuy nhiên, xuất phát từ tính chuyên nghiệp cũng như minh bạch trong sử dụng nguồn tiền của công ty, thì việc viết đơn đề xuất là điều hoàn toàn cần thiết. Khi thực hiện đề xuất này chủ thể có thẩm quyền sẽ đưa ra câu trả lời bằng một văn bản khác. Và họ buộc phải thực hiện mua phòng phẩm thông qua hợp đồng mua văn phòng phẩm dưới đây:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
….………, ngày…tháng…năm…
HỢP ĐỒNG MUA BÁN VĂN PHÒNG PHẨM
Số:…/HĐMB-……….
– Căn cứ vào Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 và các văn bản pháp luật liên quan;
– Căn cứ vào Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản pháp luật liên quan;
– Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày tháng năm 20…., tại …………. Chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (sau đây gọi tắt là bên A):
– Địa chỉ:………
– Điện thoại:………
– Đại diện bởi:…………
– Chức vụ:……
– Mã số thuế:……
– Tài khoản số:………
– Tại Ngân hàng:……
BÊN BÁN (Sau đây gọi tắt là Bên B):
– Địa chỉ:……
– Điện thoại:………
– Đại diện bởi:…
– Chức vụ:……
– Mã số thuế:………
– Tài khoản số:……
– Tại Ngân hàng:…
Sau quá trình trao đổi, đã thỏa thuận ký kết Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm số…vào ngày… tháng… năm… với nội dung sau:
Điều 01. Đối tượng của hợp đồng
Bên A đồng ý bán và bên B đồng ý mua ….văn phòng phẩm với đầy đủ những đặc điểm dưới đây:
– Tên loại văn phòng phẩm:
– Thông tin sản phẩm:
Năm sản xuất:…….
Hãng sản xuất:…….
…
Điều 02. Thời hạn hợp đồng
Thời hạn thực hiện hợp đồng từ ngày…./…./….. đến hết ngày…./…./…..
Bên A có trách nhiệm giao đúng số lượng và chất lượng các như đã xác định tại Điều 1 của Hợp đồng này cho bên B, muộn nhất là vào….giờ, ngày…./…./…..
Điều 03. Thực hiện hợp đồng
Bên A sẽ thực hiện giao hàng cho bên B vào sáng ngày…./…./…..
Bên A thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa đến cho bên B tại địa chỉ là ……., bên B sẽ thực hiện việc thanh toán tiền cho bên A sau khi nhận đủ số hàng. Rủi ro, tai nạn trong quá trình vận chuyển hoàn toàn do bên A chịu trách nhiệm.
Điều 04. Giá cả và phương thức thanh toán
4.1. Giá cả hàng hóa
Tổng số tiền bên B phải thanh toán cho bên A là:….x…chiếc =….VNĐ
(Bằng chữ:…… Việt Nam đồng).
Chi phí trên đã bao gồm:………
Và chưa bao gồm:………
4.2. Địa điểm, phương thức giao và thanh toán tiền
Địa điểm giao hàng được xác định theo thỏa thuận của hai bên là tại……
Sau khi bên B nhận được hàng sẽ thanh toán luôn tiền hàng cho bên A, vào số tài khoản………….của Ông/Bà…………………………..
Số hàng trên được bên A giao thành… cho bên B. Cụ thể:
– Lần 1: Vào ngày…/…./….
– Lần 2: Vào ngày…/…/….
Điều 05. Cam kết của các bên
5.1. Bên A có những cam kết sau:
– Giao hàng đúng thời gian quy định;
– Đảm bảo đúng, đủ chất lượng sản phẩm;
– Đền bù thiệt hại nếu vi phạm hợp đồng;
– Từ chối giao hàng, đơn phương hủy bỏ hợp đồng nếu bên B có hành vi phạm;
– Thực hiện nghĩa vụ của mình về chính sách chăm sóc khách hàng: đổi trả, bảo hành, sửa chữa…..khi sản phẩm xảy ra lỗi.
5.2. Bên B có những cam kết sau:
– Thực hiện đúng, đầy đủ nghĩa vụ thanh toán cho bên A theo thỏa thuận trong hợp đồng.
– Từ chối nhận hàng, đơn phương hủy bỏ hợp đồng nếu bên A có hành vi vi phạm.
Điều 06. Chấm dứt thực hiện
Một trong hai bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi:
– Bên còn lại vi phạm các nghĩa vụ được quy định trong hợp đồng này;
– Quy định của pháp luật thay đổi dẫn đến không thể thực hiện được hợp đồng;
– Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;
– Do các tình tiết khách quan (thời tiết, giao thông, kinh tế…).
Điều 07. Phạt vi phạm
Trong trường hợp một trong hai bên vi phạm hợp đồng vì bất kỳ lý do gì thì bên còn lại có các quyền sau:
Yêu cầu và được bên vi phạm bồi thường thiệt hại thực tế phát sinh bởi hành vi vi phạm. Thiệt hại thực tế được xác định như sau:
– Vi phạm về nghĩa vụ thanh toán:….VNĐ
– Vi phạm về số lượng hoặc chất lượng sản phẩm giao:…VNĐ
– Vi phạm về thời hạn thực hiện hợp đồng:….VNĐ
Điều 08. Giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp pháp sinh tranh chấp, hai bên ưu tiên áp dụng giải quyết thông qua trao đổi, thương lượng, hòa giải.
Nếu sau hòa giải, hai bên vẫn không thể thỏa thuận thì một bên hoặc cả hai bên có quyền đưa vấn đề tranh chấp ra Tòa án có thẩm quyền để giải quyết theo quy định của pháp luật về Tố tụng dân sự.
Điều 09. Hiệu lực hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày…/…/…
Hợp đồng này hết hiệu lực khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, hoặc có thỏa thuận chấm dứt và không thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng này được lập thành…bản bằng tiếng việt, gồm…trang. Mỗi bên giữ…trang.
Các bản hợp đồng có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thực tế, việc thiết lập hợp đồng mua bán văn phòng phẩm xuất phát từ các bên thỏa thuận phù hợp với các quy định của pháp luật, mẫu hợp đồng trên đây chỉ mang tính chất tham khảo mà không có giá trị bắt buộc, đồng thời việc có thiết lập hợp đồng hay không phụ thuộc vào số lượng văn phòng phẩm mà chủ thể muốn mua, thông thường thì bộ phận tài chính sẽ xuất tiền và thực hiện các hoạt động mua văn phòng phẩm và mang hóa đơn về công ty để chứng minh việc đã tiến hành mua đó.
