Mẫu biên bản phiên họp giải trình và hướng dẫn soạn thảo

1. Biên bản phiên họp giải trình là gì?

Các trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử; Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Biên bản phiên họp giải trình là văn bản được lập khi tiến hành phiên họp giải trình đối với các hành vi hành chính về thuế, hóa đơn.

Biên bản phiên họp giải trình về thuế, hóa đơn được dùng để ghi lại hoạt động tiến hành phiên họp giải trình về thuế, hóa đơn. Trong biên bản thể hiện các nội dung của bên tổ chức giải trình, bên giải trình, nội dung giải trình,…

2. Mẫu biên bản phiên họp giải trình:

Mẫu biên bản phiên họp giải trình về thuế, hóa đơn được ban hành trong Phụ lục kèm theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN

Phiên giải trình trực tiếp

Căn cứ Luật Xử lý vi phạm hành chính ngày 20 tháng 6 năm 2012;

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số …/2020/NĐ-CP ngày … tháng … năm 2020 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính số …/BB-VPHC lập hồi … giờ …phút, ngày…… tháng…… năm…… tại……;

Căn cứ văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp ngày…. tháng… năm…. của <ông (bà)/tổ chức> (Ghi họ và tên của cá nhân/tên của tổ chức vi phạm)

Căn cứ văn bản ủy quyền cho người đại diện hợp pháp về việc tham gia phiên giải trình của <ông (bà)/tổ chức>(Ghi họ và tên của cá nhân/tên của tổ chức vi phạm)         (nếu có);

Căn cứ Thông báo số……ngày…. tháng….năm……của… về việc tổ chức phiên giải trình trực tiếp;

Hôm nay, hồi……giờ……phút, ngày…… tháng…… năm ……tại….. (ghi địa danh, ngày tháng năm lập biên bản)

Chúng tôi gồm:

A.  Bên tổ chức phiên giải trình:

1. Ông (bà): … Chức vụ: …Đơn vị:…..

2. Ông (bà): … Chức vụ: …Đơn vị:…..

B. Bên giải trình:

<Họ và tên cá nhân vi phạm>:…… Giới tính: ……(Ghi theo Giấy Khai sinh/ Chứng minh nhân dân)

Ngày, tháng, năm sinh: …../…../…… Quốc tịch: …….(Ghi theo Giấy Khai sinh/ Chứng minh nhân dân)

Nghề nghiệp:….

Nơi ở hiện tại:…… (ghi địa chỉ nơi cá nhân đang sinh sống, cũng ghi rõ ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)

Số định danh cá nhân/CMND/Hộ chiếu:…. ngày cấp:…./…./……. ; nơi cấp: … (Ghi theo chứng minh nhân dân)

Mã số thuế (nếu có):….

<Tên tổ chức vi phạm>:….

Địa chỉ trụ sở chính:….(ghi địa chỉ trụ sở của tổ chức, cũng ghi rõ ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)

Số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc GP thành lập/đăng ký hoạt động:…

Ngày cấp:…./…./……; nơi cấp:…….

Mã số thuế:….

Người đại diện theo pháp luật:^[4]…… Giới tính: …(Ghi họ và tên của người đại diện theo pháp luật nêu là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần; ghi họ và tên của chủ doanh nghiệp nếu là doanh nghiệp tư nhân; ghi họ và tên của người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp.)

Chức danh:…..

Nội dung phiên họp giải trình như sau:

1. Ý kiến của người có thẩm quyền xử phạt:

– Về căn cứ pháp lý:….

– Về các tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm:….

– Về hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm:
…..

2. Ý kiến của cá nhân/tổ chức vi phạm, người đại diện hợp pháp của cá nhân/tổ chức vi phạm:……

Phiên giải trình kết thúc vào hồi……giờ…. phút, ngày…. tháng……năm ….

Biên bản gồm……trang, được lập thành …… bản có nội dung và có giá trị như nhau; đã được đọc cho những người có tên trên cùng nghe, công nhận là đúng, cùng ký tên dưới đây; lưu trong hồ sơ và đã giao cho bên giải trình 01 bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIẢI TRÌNH

(Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN TỔ CHỨC GIẢI TRÌNH

(Ký, ghi rõ chức vụ, họ tên)

3. Quy định pháp luật về hoạt động hoạt động giải trình:

* Các trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

– Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

– Hành vi vi phạm hành chính:

+ Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn

+ Hành vi trốn thuế

+ Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế

+ Hành vi đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

+ Hành vi in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

+ Hành vi cho, bán hóa đơn

+ Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn

khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định này.

Hoạt động giải trình được quy định trong Luật Xử lý hành chính năm 2012 quy định như sau:

” Điều 61. Giải trình

1.Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật quy định áp dụng hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc áp dụng mức phạt tiền tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính. Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính trước khi ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp cá nhân, tổ chức không có yêu cầu giải trình trong thời hạn quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.

2. Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn không quá 05 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền có thể gia hạn thêm không quá 05 ngày theo đề nghị của cá nhân, tổ chức vi phạm.

Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính tự mình hoặc ủy quyền cho người đại diện hợp pháp của mình thực hiện việc giải trình bằng văn bản.

3. Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm.

Người có thẩm quyền xử phạt tổ chức phiên giải trình trực tiếp và có trách nhiệm nêu căn cứ pháp lý và tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm. Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính, người đại diện hợp pháp của họ có quyền tham gia phiên giải trình và đưa ra ý kiến, chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.”

Trong hoạt động xử lý kết quả kiểm tra thuế tại trụ sở của cơ quan quản lý thuế mà:

Trường hợp hồ sơ thuế có nội dung cần làm rõ liên quan đến số tiền thuế phải nộp, số tiền thuế được miễn, số tiền thuế được giảm, số tiền thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế không thu thì cơ quan quản lý thuế thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu. Trường hợp người nộp thuế đã giải trình và bổ sung thông tin, tài liệu chứng minh số tiền thuế đã khai là đúng thì hồ sơ thuế được chấp nhận; nếu không đủ căn cứ chứng minh số tiền thuế đã khai là đúng thì cơ quan quản lý thuế yêu cầu người nộp thuế khai bổ sung.

Trường hợp hết thời hạn theo thông báo của cơ quan quản lý thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu hoặc không khai bổ sung hồ sơ thuế hoặc giải trình, khai bổ sung hồ sơ thuế không đúng thì thủ trưởng cơ quan quản lý thuế quyết định ấn định số tiền thuế phải nộp hoặc ra quyết định kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế hoặc làm căn cứ để xây dựng kế hoạch kiểm tra, thanh tra theo nguyên tắc quản lý rủi ro trong quản lý thuế. (Khoản 2 Điều 109 Luật Quản lý thuế năm 2019)