Niêm phong là thủ tục thường xuyên diễn ra đối với một số tài liệu, tài sản đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành nhằm đảm bảo sự toàn vẹn và nghiêm cấm hành vi sử dụng từ các tổ chức, cá nhân có liên quan. Quá trình niêm phong thường phải được ghi nhận lại thông qua biên bản, đây sẽ là cơ sở để chứng minh tính hợp pháp trong hoạt động.
Mục lục bài viết
1. Biên bản niêm phong tài liệu kiểm toán là gì?
Biên bản niêm phong tài liệu kiểm toán là văn bản do đại diện đoàn thanh tra lập để ghi nhận sự kiện và nội dung của buổi niêm phong, được đoàn thành tra và các tổ chức cá nhân có liên quan xác thực.
Biên bản niêm phong tài liệu dùng để ghi lại các nội dung của buổi niêm phong tài liệu giữa Đoàn thanh tra với cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu bị niêm phong. Đây là căn cứ để chứng minh tính hợp pháp trong quá trình niêm phong tài liệu
2. Mẫu biên bản niêm phong tài liệu kiểm toán:
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
ĐOÀN THANH TRA… (1)
——-
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
BIÊN BẢN
Niêm phong tài liệu
Căn cứ Quyết định số. …../QĐ-ĐTT ngày ….. tháng….. năm….. (2) của Trưởng Đoàn thanh tra về việc niêm phong tài liệu,
Hôm nay, hồi….. giờ….. ngày……tháng……năm……tại…….. …(3)
Chúng tôi gồm:
1. Đại diện Đoàn thanh tra:
+ Ông (bà) ……….. chức vụ ………
+ Ông (bà) ……….. chức vụ …
2. Đại diện ……………. (4):
+ Ông (bà) ………….. chức vụ ……
+ Ông (bà) ………….. chức vụ ………
Tiến hành niêm phong các tài liệu sau ………… (5)
Tài liệu sau khi niêm phong được giao cho ……………………. (6) quản lý.
Việc niêm phong tài liệu hoàn thành hồi…. giờ. …. ngày…. tháng. …. năm….
Biên bản niêm phong đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe và ký xác nhận.
………. (4)
(Ký, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN ĐOÀN THANH TRA
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản niêm phong tài liệu kiểm toán chi tiết nhất:
(1) Tên Đoàn thanh tra ghi theo Quyết định thanh tra.
(2) Ghi theo số, ngày, tháng, năm của Quyết định niêm phong tài liệu.
(3) Ghi nơi thực hiện việc niêm phong tài liệu.
(4) Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu bị niêm phong.
(5) Tên tài liệu bị niêm phong.
(6) Tên cơ quan, đơn vị hoặc họ tên, chức vụ người quản lý tài liệu niêm phong.
4. Các quy định về niêm phong tài liệu kiểm toán:
Niêm phong tài liệu là việc đóng kín tài liệu và dán giấy có chữ ký của những người thực hiện theo quy định, trình tự, thủ tục tại Quy định này để bảo quản nguyên trạng tài liệu phục vụ cho hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.
Nguyên tắc thực hiện việc niêm phong tài liệu.
– Chỉ niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của tổ chức, cá nhân khi có quyết định của người có thẩm quyền.
– Niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể của Quy định này.
– Không cản trở hoạt động bình thường của đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
– Thông tin liên quan đến niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản phải được giữ bí mật, không tiết lộ cho đơn vị được kiểm toán, tổ chức, cá nhân có liên quan trước khi thực hiện.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ về niêm phong tài liệu.
Quyết định niêm phong tài liệu, quyết định mở niêm phong tài liệu, quyết định kiểm tra tài khoản; biên bản niêm phong tài liệu, biên bản mở niêm phong tài liệu, biên bản kiểm tra tài khoản và các tài liệu khác liên quan đến việc niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản được lưu trữ và bảo quản cùng với hồ sơ của cuộc kiểm toán.
Các trường hợp niêm phong tài liệu
Tài liệu của đơn vị được kiểm toán bị niêm phong trong các trường hợp sau:
– Khi xét thấy có hành vi vi phạm pháp luật và cần bảo đảm nguyên trạng tài liệu kiểm toán.
– Khi cần thiết phải ngăn chặn kịp thời các hành vi sửa đổi, chuyển dời, cất giấu, huỷ hoại tài liệu có liên quan đến nội dung kiểm toán của đơn vị được kiểm toán.
Thẩm quyền quyết định việc niêm phong tài liệu
– Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định niêm phong tài liệu kiểm toán theo đề nghị của Trưởng Đoàn kiểm toán.
-Tổng Kiểm toán Nhà nước uỷ quyền cho Trưởng Đoàn kiểm toán quyết định việc niêm phong tài liệu quy định tại khoản 2 Điều 6 của Quy định này và phải báo cáo bằng văn bản với Kiểm toán trưởng và Tổng Kiểm toán Nhà nước ngay trong ngày ra quyết định niêm phong tài liệu.
Trình tự, thủ tục đề nghị niêm phong tài liệu
– Khi phát hiện trường hợp cần niêm phong tài liệu tại Điều 6 của Quy định này, thành viên Tổ kiểm toán báo cáo Tổ trưởng Tổ kiểm toán để Tổ trưởng Tổ kiểm toán xem xét, nếu thấy cần thiết phải niêm phong tài liệu Tổ trưởng Tổ kiểm toán đề nghị bằng văn bản với Trưởng Đoàn kiểm toán ngay trong ngày nhận được yêu cầu niêm phong tài liệu; trường hợp Tổ trưởng Tổ kiểm toán xét thấy không cần thiết áp dụng biện pháp niêm phong tài liệu phải trả lời cho thành viên đó biết và nêu rõ lý do.
– Trong thời hạn một ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của Tổ trưởng Tổ kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán phải quyết định niêm phong tài liệu theo quy định tại khoản 2 Điều 7 của Quy định này hoặc đề nghị Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định niêm phong tài liệu. Trường hợp Trưởng Đoàn kiểm toán không nhất trí với đề nghị niêm phong tài liệu của Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải trả lời bằng văn bản cho Tổ trưởng Tổ kiểm toán biết và phải nêu rõ lý do.
-Trong thời hạn hai ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của Trưởng Đoàn kiểm toán, Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc niêm phong tài liệu; trường hợp không niêm phong tài liệu thì phải trả lời bằng văn bản cho Trưởng Đoàn kiểm toán biết và phải nêu rõ lý do.
Quyết định niêm phong tài liệu
– Quyết định niêm phong tài liệu phải ghi rõ tên tài liệu cần niêm phong, thời hạn niêm phong, những người thực hiện việc niêm phong tài liệu và tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu trong thời gian niêm phong.
– Quyết định niêm phong tài liệu được gửi cho Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán và đơn vị được kiểm toán.
Thủ tục niêm phong tài liệu
– Ngay khi Quyết định niêm phong tài liệu có hiệu lực, Tổ trưởng Tổ kiểm toán thông báo với đơn vị được kiểm toán và tổ chức niêm phong tài liệu. Khi tiến hành niêm phong tài liệu phải có đại diện đơn vị được kiểm toán và ít nhất hai thành viên trong Tổ kiểm toán.
– Kiểm tra tài liệu theo Quyết định niêm phong tài liệu; đóng gói tài liệu cần niêm phong; dán niêm phong (niêm phong phải có chữ ký của đại diện đơn vị được kiểm toán và Tổ trưởng Tổ kiểm toán); lập biên bản niêm phong tài liệu.
– Biên bản niêm phong tài liệu phải nêu rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia niêm phong, danh mục tài liệu bị niêm phong, cá nhân, tổ chức quản lý tài liệu sau khi niêm phong. Biên bản niêm phong tài liệu phải được Tổ trưởng Tổ kiểm toán và đại diện đơn vị được kiểm toán ký xác nhận.
Thời hạn niêm phong tài liệu
Tùy từng trường hợp cụ thể, người ra quyết định niêm phong tài liệu quyết định thời hạn niêm phong, nhưng thời hạn niêm phong tài liệu kiểm toán không vượt quá thời hạn kiểm toán được ghi trong Quyết định kiểm toán của Tổng Kiểm toán Nhà nước. Trường hợp đặc biệt do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định, nhưng không vượt quá thời điểm báo cáo kiểm toán được phát hành.
Người được phép khai thác tài liệu niêm phong
– Thành viên Đoàn kiểm toán đang thực hiện kiểm toán tại đơn vị có tài liệu bị niêm phong.
– Các trường hợp khác theo quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
Quyền và trách nhiệm của thành viên Đoàn kiểm toán
– Quyền và trách nhiệm của Trưởng Đoàn kiểm toán
+ Đề nghị Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu theo đề nghị của Tổ trưởng Tổ kiểm toán;
+ Quyết định việc niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu theo đề nghị của Tổ trưởng Tổ kiểm toán đối với trường hợp thuộc thẩm quyền quyết định của Trưởng Đoàn kiểm toán;
+ Báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán trưởng về tình hình thực hiện việc niêm phong tài liệu.
– Quyền và trách nhiệm của Tổ trưởng Tổ kiểm toán
+ Đề nghị Trưởng Đoàn kiểm toán về niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu kiểm toán;
+ Tổ chức thực hiện việc niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền; ký biên bản niêm phong tài liệu, biên bản mở niêm phong tài liệu;
– Quyền và trách nhiệm của Kiểm toán viên
+ Đề nghị với Tổ trưởng Tổ kiểm toán niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu;
+ Yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan trong quá trình thực hiện niêm phong tài liệu;
+ Thực hiện việc niêm phong tài liệu theo quyết định của Trưởng Đoàn kiểm toán hoặc Tổng Kiểm toán Nhà nước và sự chỉ đạo của Tổ trưởng Tổ kiểm toán.
Cơ sở pháp lý:
– Quyết định 996/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 06 năm 2014 ban hành hệ thống mẫu biểu hồ sơ thanh tra.
– Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN ban hành quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của kiểm toán nhà nước.
