Mẫu biên bản hội nghị và hướng dẫn soạn thảo chi tiết

1. Biên bản hội nghị là gì?

Hội nghị là một sự kiện quy mô được tổ chức thường niên của các tổ chức, cơ quan. Thông qua hội nghị sẽ giúp các cơ sở tổng kết tình hình hoạt động của mình hoặc bàn luận vấn đề quan trọng nào đó, từ đó rút ra kinh nghiệm bổ ích và vạch ra các hướng đi mới trong tương lai. Mẫu biên bản hội nghị được lập ra và được thư ký ghi chép chi tiết lại để lưu lại toàn bộ thông tin quan trọng,  những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp.

Không phải bất cứ ai cũng có khả năng nắm bắt, lưu trữ một lượng thông tin lớn tại hội nghị. Vì thế, cách tốt nhất để giúp mọi người có thể ghi nhớ toàn bộ nội dung cuộc họp là ghi chép lại những thông tin của buổi hội nghị vào một biên bản. Việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết.

Mẫu biên bản hội nghị là mẫu biên bản được lập ra để ghi chép về hội nghị. Mẫu nêu rõ nội dung thời gian địa điểm lập biên bản, thành phần tham gia hội nghị, nội dung hội nghị…

2. Mẫu biên bản hội nghị:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 ……., ngày… tháng… năm….

BIÊN BẢN HỘI NGHỊ

 (Sử dụng cho các Hội nghị)

Các nội dung chủ yếu của Biên bản:

I. Thành phần Hội nghị

1. Thành phần tham gia dự họp theo quy định:

– Tổng số:…. người.

– Số có mặt…. người, đạt tỷ lệ….%.

– Số vắng mặt:… người, trong đó:

+ Có lý do:……

+ Không có lý do:……

2. Thành phần mời họp

…….

II. Chủ trì Hội nghị

…….

III. Thư ký Hội nghị

……

IV. Nội dung Hội nghị

……

Ý kiến của các đại biểu dự Hội nghị (ghi tóm tắt từng ý kiến phát biểu):

……

Người chủ trì kết luận Hội nghị.

Hội nghị kết thúc vào ..giờ, ngày….. tháng…. năm…

THƯ KÝ

(Ký, ghi rõ họ tên)

CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ

(Ký tên, đóng dấu – nếu có)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu biên bản hội nghị:

– Phần mở đầu:

+ Tên đơn vị

+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.

+ Địa điểm, ngày, tháng, năm lập biên bản.

+ Tên biên bản cụ thể là biên bản hội nghị.

– Phần nội dung chính của biên bản:

+ Thành phần hội nghị. ( Thành phần tham gia họp theo quy định và thành phần mời họp)

+ Thông tin của chủ trì hội nghị.

+ Thông tin của thư kí hội nghị.

+ Nội dung hội nghị,

+Ý kiến của các đại biểu dự Hội nghị (ghi tóm tắt từng ý kiến phát biểu).

+ Người chủ trì kết luận về hội nghị.

– Phần cuối biên bản:

+ Thời gian kết thúc biên bản.

+ Ký và ghi rõ họ tên của thư ký hội nghị.

+ Ký và ghi rõ họ tên của chủ trị hội nghị.

4. Hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị:

Để có thể được tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép, việc cho phép phải được thể hiện qua văn bản bằng giấy phép tổ chức hội nghị. Do vậy, pháp luật hiện nay đã có những quy định cụ thể về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị tùy thuộc vào từng loại hội nghị và tính chất cũng như mục đích, quy mô của việc tổ chức, có quy định cụ thể ở mỗi địa phương nhưng vẫn tuân theo mô típ chung, do Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều cơ sở, tổ chức do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà khiến cho việc xin cấp giấy phép tổ chức sự hội nghị của nhiều đơn vị còn gặp những khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém hoặc thậm chí có nhiều trường hợp tổ chức hội nghị mà không có giấy phép, vi phạm quy định của pháp luật.

Để được cấp phép tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị một bộ hồ sơ, gửi đến Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch và Cục bản quyền tác giả để được xem xét và cấp phép tổ chức hội nghị theo quy định pháp luật.

Hồ sơ bao gồm đầy đủ những giấy tờ và thông tin sau:

– Thứ nhất là đơn xin phép tổ chức hội nghị, mẫu đơn ghi rõ:

+ Chủ đề của hội nghị, hội thảo.

+ Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị.

+ Người chủ trì: Họ tên, chức vụ cụ thể.

+ Người thuyết trình: Họ tên, chức vụ cụ thể.

+ Thành phần, các đối tượng tham dự. Phải kèm theo file đính kèm trong biên bản.

– Nếu là đơn vị tổ chức sự kiện được ủy quyền đứng ra tổ chức hội nghị, hội thảo phải có giấy ủy quyền.

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty, Đơn vị tổ chức hội nghị.

+ Ngoại trừ hội thảo du học, một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung chương trình tổ chức và danh sách khách mời.

5. Cách thức tổ chức hội nghị thành công:

Muốn tổ chức một chương trình hội nghị thành công không hề dễ dàng. Đừng bỏ qua những bước chuẩn nhất trong quy trình tổ chức 1 hội nghị dưới đây. Hội thảo hay hội nghị là sự kiện vô cùng phổ biến hiện nay. Mỗi hội nghị phục vụ cho một mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Khi tổ chức một hội nghị, người tổ chức cần chuẩn bị khá nhiều hạng mục để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Vậy tổ chức hội nghị như thế nào để đạt được mục đích. Chủ trì của buổi hội nghị cần nắm chắc những kỹ năng sau:

– Trước tiên, cần xác định chủ đề hội nghị là gì?

Bước đầu tiên trong bất cứ một cuộc họp nào đặc biệt là quy trình tổ chức 1 hội nghị chính là xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể. Thông qua chủ đề của chương trình chính là cơ sở để lên kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo một cách dễ dàng và chính xác hơn, những người thực hiện buổi hội nghị cũng dễ đưa ra những ý tưởng và thông tin để buổi hội nghị thành công. Đồng thời, việc xác định chủ đề trước khi tổ chức cũng giúp bạn có thể tổ chức hội nghị xoay quanh đó và tránh được tình trạng lạc đề.

– Sau khi đã xác định được chủ đề, cần xây dựng một bảng kế hoạch chi tiết;

Xây dựng kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng để tổ chức một buổi hội nghị. Trong bản kế hoạch này, cần thể hiện được các

nội dung sau:

+ Xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị và mục đích hướng tới.

+ Nghiên cứu đối tượng và lên danh sách khách mời tham dự hội nghị.

+ Xây dựng nội dung chính sẽ truyền đạt trong chương trình và ước lượng thời gian chương trình cụ thể.

+ Xây dựng ngân sách chi tiết, đưa ra dự trù chi phí cho các khoản thu chi trong việc tổ chức hội nghị.

+ Xây dựng kịch bản chi tiết của hội nghị và dự trù phương án đối phó với những rủi ro xấu nhất có thể xảy ra.

+ Đưa ra đánh giá những hạn chế và lợi ích của hội nghị.

+ Ý kiến của các thành viên tham gia tổ chức hội nghị.

Sau khi có một kế hoạch đầy đủ, bước tiếp theo chính là xác định địa điểm tổ chức hội nghị. Thông thường, tùy vào mục đích và quy mô của buổi hội nghị sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, những hội nghị nhỏ sẽ được tổ chức ngay tại hội trường công ty. Tuy nhiên, một số hội nghị có quy mô lớn sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị.

– Xác định thời gian tổ chức hội nghị:

Bước tiếp theo không thể bỏ qua trong một quy trình tổ chức 1 hội nghị chính là xác định thời gian tổ chức. Việc xác định thời gian tổ chức hội nghị sẽ phụ thuộc khá nhiều vào đối tượng tham gia. Cần chọn thời gian để hầu hết các đối tượng khách mời có thể tham dự hội nghị. Phần lớn các hội nghị sẽ được tổ chức vào cuối tuần. Cần thông báo sớm về thời gian tổ chức hội nghị cho các đối tượng tham gia để các đối tượng lên kế hoạch cụ thể và tham gia đầy đủ.

– Chuẩn bị tổ chức hội nghị:

Sau tất cả các bước trên, chúng ta sẽ tiến vào giai đoạn chuẩn bị tiến hành hội nghị. Các công việc cần chuẩn bị là: Set up không gian tổ chức, chuẩn bị các dịch vụ ăn uống kèm theo, truyền thông sự kiện, in tài liệu cho khách mời,…

– Tiến hành tổ chức hội nghị:

Như vậy, với 5 bước trên bạn đã gần như hoàn thành quy trình tổ chức 1 hội nghị. Chúng ta sẽ tiến vào nội dung chính, đó là tổ chức hội nghị. Trong khi tổ chức, cần đón tiếp khách mời chu đáo và sắp xếp vị trí hợp lý. Đặc biệt, cần điều phối hội nghị diễn ra theo đúng kịch bản và khắc phục kịp thời những sự cố phát sinh.

– Kết thúc hội nghị:

Cuối cùng, có thể tặng quà cho khách mời tham dự hội nghị. Đừng quên gửi kèm tài liệu để khách mời có thể nghiên cứu khi về nhà. Đánh giá nội dung và rút kinh nghiệm để có thể tổ chức hội nghị thành công hơn cho lần sau.

– Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:

+ Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo

+ Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung thảo luận