Mẫu biên bản cuộc họp công trường và hướng dẫn cách lập

1. Mẫu biên bản cuộc họp công trường: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

*******

BIÊN BẢN HỌP CÔNG TRƯỜNG

Công trình:…

Địa điểm:….

Lúc:…..

Thành phần tham dự:….

+ Đại diện chủ đầu tư:…

+ Đại diện TVGS:…..

+ Đại diện đơn vị thi công:…

+ Đơn vị khác:….

I. NỘI DUNG CUỘC HỌP:

….

2. KẾT LUẬN:

…..

Cuộc họp kết thúc lúc….

Cuộc họp kỳ tới….

Đại diện chủ đầu tư

Đại diện TVGS

Đại diện nhà thầu

2. Hướng dẫn cách lập biên bản cuộc họp công trường:

Biên bản cuộc họp được dùng để ghi chép lại những diễn biến trong cuộc họp, sự việc đã và đang diễn ra, những kết luận phương án giải quyết đề ra trong cuộc họp đó. Mặc dù đây là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng là căn cứ để chứng minh các sự việc đó đã và đang xảy ra.

Thông qua biên bản cuộc họp có thể xác định được yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hay những ý kiến xây dựng, đóng góp của các cá nhân và đơn vị liên quan. Từ những việc ghi nhận trong biên bản có thể sắp xếp và giải quyết công việc sao cho đạt hiệu quả nhất.

Các đại diện cá nhân tham gia cuộc họp đã ký tên vào biên bản thì phải có trách nhiệm trong việc thực hiện những cam kết trong biên bản cuộc họp. Lúc này biên bản cuộc họp công trường như một bản cam kết yêu cầu các cá nhân tham gia thực phải thực hiện công việc của mình.

Bên cạnh đó biên bản cuộc họp cũng giúp các bên hình dung được những nội dung sẽ tiến hành trong cuộc họp, từ đó có sự chuẩn bị và trước khi tiến hành cuộc họp sẽ có nội dung để theo dõi. Việc theo dõi bằng văn bản sẽ giúp kiểm tra được chính xác những công việc. 

Trong biên bản của một cuộc họp phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Tên văn bản và trích yếu nội dung: Trong trường hợp này ghi rõ là Biên bản họp công trường. 

– Giờ… ngày… tháng… năm…. (ghi cụ thể thời gian tiến hành lập biên bản)

– Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp)

– Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung): Ghi rõ các sự kiện được thảo luận theo thứ tự trong cuộc họp, thuật lại rõ ràng, đúng và chính xác những sự việc được nêu. 

– Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do): Nêu rõ những kết luận do những ai đề xuất và những nội dung được thống nhất trong cuộc họp.  

– Thủ tục ký xác nhận: Các bên đại diện có thẩm quyền thực hiện ký xác nhận vào biên bản cuộc họp. 

Dù là bất kỳ cuộc họp nào thì cách ghi biên bản cuộc họp cũng phải có một số nội dung cơ bản sau:

– Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp

– Thành phần tham dự

– Nội dung cuộc họp

– Kết luận cuộc họp

Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng diễn ra như đại hội, thẩm định, khiếu nại, bàn giao tài sản,… sẽ phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung, đặc biệt là chú trọng vào trọng tâm của sự kiện. Phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời nói, lời phát biểu của ai trong cuộc họp và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.

Đối với các sự kiện thông thường khác như cuộc họp định kỳ, họp thảo luận phương án,… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp. Đó là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng thật đầy đủ, nguyên văn, những nội dung thông thường có thể ghi ý chính. 

Trong quá trình ghi biên bản không được xuyên tạc, suy diễn vấn đề. Khi kết thúc văn bản phải ghi thời gian cụ thể chấm dứt cuộc họp như hội nghị kết thúc, bàn giao xong, lúc mấy giờ… ngày… tháng… năm,… Đọc lại biên bản cho mọi người cùng nghe và xác nhận, ký tên, nếu có sửa chữa thì thực hiện trước khi xác nhận phản ánh đúng sự kiện. Việc ký xác nhận phải có ít nhất 2 người trở lên xác nhận để chứng minh về độ tin cậy của các nội dung trong biên bản. Thông thường sẽ có thư ký ghi biên bản, và có chủ tọa điều hành cuộc họp. 

3. Mục đích của việc lập biên bản họp công trường: 

Biên bản cuộc họp thường kèm theo những tài liệu trong cuộc họp. Việc lập biên bản họp công trường đã để ghi nhận sự kiện họp công trường khi các bên có thẩm quyền liên quan xác định cần tiến hành cuộc họp để ghi nhận, thảo luận về những vấn đề nhất định chẳng hạn như tổ chức cuộc họp công trường nhằm: 

+ Ghi nhận, tổng kết, đánh giá tiến độ thực hiện công trình

+ Điều chỉnh tiến độ thực hiện công trình 

+ Khi phát sinh những trường hợp như việc thi công xây dựng gây ảnh hưởng đến các công trình liền kề….

4. Quản lý tiến độ thi công xây dựng: 

Căn cứ Điều 18 Nghị định 06/2021/NĐ-CP hướng dẫn về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng thì quản lý tiến độ thi công xây dựng được quy định cụ thể như sau: 

– Công trình xây dựng trước khi triển khai thi công phải được nhà thầu lập tiến độ thi công xây dựng phù hợp với thời gian thực hiện hợp đồng và được chủ đầu tư chấp thuận.

–  Đối với công trình xây dựng có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì tiến độ xây dựng công trình được lập theo giai đoạn. 

– Chủ đầu tư, bộ phận giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng và các bên có liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình và điều chỉnh tiến độ trong trường hợp nhưng không được làm ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án.

– Trường hợp xét thấy tiến độ thi công xây dựng tổng thể của công trình bị kéo dài thì chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư quyết định điều chỉnh tiến độ tổng thể.

5. Điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng có cần họp không? 

Điều 5 Thông tư 02/2023/TT-BXD quy định việc điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng thực hiện theo quy định tại Điều 39 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP.

Như vậy việc điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng có thể được thực hiện khi trong hợp đồng xây dựng các bên có  thỏa thuận về các trường hợp được điều chỉnh tiến độ.

Nếu thời hạn hoàn thành chậm hơn so với tiến độ của hợp đồng, các bên phải xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên đối với những thiệt hại do chậm tiến độ gây ra.

– Tiến độ thực hiện hợp đồng được điều chỉnh trong các trường hợp sau:

+ Do ảnh hưởng của động đất, bão, lũ, lụt, sóng thần, hỏa hoạn, địch họa hoặc các sự kiện bất khả kháng khác.

+ Do việc thay đổi, điều chỉnh dự án, phạm vi công việc, thiết kế, biện pháp thi công theo yêu cầu của bên giao thầu làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng.

+ Do việc bàn giao mặt bằng không đúng với các thỏa thuận trong hợp đồng, tạm dừng hợp đồng do lỗi của bên giao thầu, các thủ tục liên quan khác ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng. 

+ Tạm dừng thực hiện công việc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà không do lỗi của bên giao thầu gây ra.

– Khi điều chỉnh tiến độ hợp đồng không làm kéo dài tiến độ thực hiện hợp đồng thì chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận, thống nhất việc điều chỉnh. Trong trường hợp làm kéo dài thì chủ đầu tư phải báo cáo Người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét, quyết định.

– Khi điều chỉnh tiến độ hợp đồng xây dựng vì lý do ảnh hưởng của động đất, bão, lũ, lụt, sóng thần, hỏa hoạn, địch họa hoặc các sự kiện bất khả kháng khác thì bên giao thầu và bên nhận thầu có trách nhiệm đánh giá tác động của các sự kiện bất khả kháng đến tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng để xác định, quyết định điều chỉnh cho phù hợp. 

– Trường hợp tạm dừng thực hiện công việc theo yêu cầu của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần thực hiện các công việc sau:

+ Bên giao thầu, Bên nhận thầu:

++ Căn cứ yêu cầu tạm dừng của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đánh giá tác động đến tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng làm cơ sở xác định. 

++ Thỏa thuận điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng.

+ Trường hợp phát sinh chi phí do kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng thì Bên giao thầu, Bên nhận thầu:

++  Căn cứ nội dung hợp đồng, hướng dẫn của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền về sự kiện dẫn đến tạm dừng thực hiện hợp đồng xây dựng làm cơ sở xác định.

++ Thỏa thuận về các khoản mục chi phí phát sinh hợp lý.

Như vậy, qua các phân tích trên thì khi điều chỉnh tiến độ hợp đồng cần thiết phải tổ chức cuộc họp giữa các bên để xác định, đánh giá những tác động và từ đó có những quyết định điều chỉnh phù hợp. 

Các văn bản pháp luật được  sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 02/2023/TT-BXD hướng dẫn một số nội dung về hợp đồng xây dựng;

– Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng.