Hoạt động bàn giao hàng hóa, giao nhận hàng hóa là một hoạt động kinh tế phổ biến. Tại đây, bên giao sẽ giao hàng theo thỏa thuận và bên mua sẽ nhận hàng và kiểm tra lại. Do đó, để tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng các bên cần phải lập biên bản bàn giao hàng hóa.
Mục lục bài viết
1. Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?
Trên thực tế hiện nay thì đối với một văn bản thực hiện hoạt động bàn giao hàng hóa, nhân hàng đã được diễn ra đúng theo như quy định của pháp luật hiện hành thì gọi là biên bản giao nhận hàng hóa. Đồng thời khi biên bản này được thành lập và được hai bên thống nhất quan điểm và đi đến ký kết thì có nghĩa là bên bên mua và bên mua đã nhận được hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó và tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Để tránh có những rắc rối không đáng có sảy ra thì các chủ thể tham gia trong quá trình này cần phải nhận định rằng biên bản giao nhận hàng hóa là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên.
Biên bản bàn giao hàng hóa thì lại được định nghĩa và hiểu một cách đơn giản nhất đó chính là văn bản giữa hai hoặc nhiều bên thể hiện việc một bên đã bàn giao hàng hóa, và một bên đã nhận hàng trên thực tế. Văn bản này được lập căn cứ theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.có thể là tỏa thuận miệng, có thể là ký hợp đồng… Trên thực tế hiện nay thì pháp luật không có quy định cụ thể về Biên bản bàn giao hàng hóa. Tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp, cá nhân có thể tự lập mẫu văn bản phù hợp với mình. Tuy nhiên, Biên bản bàn giao hàng hóa thường có những nội dung chính như sau:
– Thông tin của bên bán hàng, bên nhận hàng (và bên giao hàng nếu có);
– Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
– Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
– Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên.
2. Biên bản giao nhận hàng hóa để làm gì?
Theo như quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành thì đối với những vụ việc có tính chất khác nhau thì sẽ được sử dụng các loại biên bản và mẫu đơn khác nhau. Do đó, việc bàn giao hàng hóa và việc giao nhận hàng hóa nếu đọc sơ qua thì sẽ thấy giống nhau, còn đi vào chi tiết thì hai loại biên bản này sẽ được sử dụng với nội dung hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:
Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa theo như quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành thì nó được sử dụng sau khi làm hợp đồng mua bán hàng hóa. Do đó, trong hoạt động này thì bên bán sẽ phải có trách nhiệm giao hàng cho bên mua đúng theo thời gian và giá cả ghi trong hợp đồng đã được hai bên thực hiện hoạt động giao kết trước đó. Song song với hoạt động của bên bán thì khi đó bên mua sẽ phải ký nhận Biên bản giao hàng mà bên bán giao cho đúng thủ tục trong mua bán.
Còn đối với biên bản giao nhận hàng hóa lại được nhận định với mục đích và công dụng đó chính là văn bản thể hiện việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra trên thực tế của bên bán và bên mua theo như quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Do đó bên bán đã giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
3. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***——-
BIÊN BẢN GIAO HÀNG HÓA
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20……, tại cảng …….., hai bên gồm:
BÊN BÁN:
BÊN …….
CÔNG TY …….
Địa chỉ trụ sở chính: …..
Đại diện bởi ông: …….
Chức danh: Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại: …… Fax: …..
MST: …..
(Sau đây gọi tắt là Bên A)
BÊN MUA:
BÊN ……
CÔNG TY …….
Địa chỉ trụ sở chính: ….
Đại diện bởi ông: …
Chức danh: Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại: … Fax: …
MST: …
(Sau đây gọi tắt là Bên B)
Căn cứ vào hợp đồng mua bán số …01/NTD- MCT/….., bên A giao hàng cho bên B và hai bên tiến hành xác lập biên bản công nợ theo các điều kiện sau:
Điều 1. Bên A giao hàng cho bên B mặt hàng: …
Điều 2. Số lượng, đơn giá,trị giá.
– Số lượng: …
– Tương đương với Trị giá: theo HD… đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
(Bằng chữ: …).
Điều 3. Bên A xác nhận đã giao và bên B xác nhận đã nhận đủ số lượng là … với tổng trị giá đã bao gồm thuế VAT là: … Bên B có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng trên cho Bên A trước ngày …./……/20…..
Điều 4. Trong trường hợp bên B không thực hiện đúng cam kết trong biên bản giao hàng này và làm thiệt hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau./.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa:
Đối với biên bản giao nhận hàng hóa hiện nay theo như sự tiềm hiểu của tác giả thì pháp luật Việt Nam hiện hành không có quy định về mẫu cố định. Tuy nhiên để thuận tiện cho hoạt động mua bán, sản xuất kinh doanh quý vị có thể dựa vào hình thức giao nhận, đối tượng giao nhận để có thể tự soạn cho mình một mẫu biên bản chung áp dụng được cho nhiều trường hợp. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa được sử dung với nội dung cụ thể như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… ngày….., tháng…… năm….
BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa …
Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…của Công ty …
Hôm nay, ngày ……tháng …. năm …. tại … chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên nhận hàng):…
Địa chỉ …
Điện thoại: …
Đại diện Ông/bà: …
Chức vụ: …
BÊN B (Bên giaohàng):…
Địa chỉ: …
Điện thoại: …
Đại diện: Ông/bà …
Chức vụ: …
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
STT Tên hàng Quy cách/ chủng loại ĐVT Số lượng Ghi chú
1. …..
2. …..
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIÊN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Bên nhận hàng) (Bên giao hàng)
5. Hướng dẫn cách lập biên bản bàn giao hàng hóa, giao nhận hàng hóa:
Biên bản bàn giao hàng hóa cần phải có những nội dung như sau:
– Tên đơn vị bán hàng
– Ngày tháng năm
– Bên nhận hàng: tên công ty, địa chị, điện thoại, người đại điện, chức vụ
– Bên giao hàng: Tên công ty, địa chị, điện thoại, người đại diện, chức vụ
– Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá…..
– Ký tên xác nhận,….
Biên bản giao nhận hàng hóa cần phải có những nội dung như sau:
+ Tên đơn vị bán hàng
+ Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
+ Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
+ Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
+ Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
+ Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên
Quý vị có thể lập biên bản giao nhận hàng hóa theo hướng dẫn sau:
– Phía trên cùng bên tay trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Tên văn bản “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”
– Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa
– Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa.
– Thông tin của các bên giao hàng và nhận hàng.
– Thông tin hàng hóa được mua bán, giao nhận: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, ghi chú.
– Chữ ký xác nhận của các bên.
Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, chủ thể thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:
– Thông tin của bên bán và bên mua phải đấy đủ và chính xác từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện…)
– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được thực hiện song song khi làm hợp đồng mua bán hoặc khi giao nhận.
– Cần có chữ ký, đóng dấu của cả 02 bên để thể hiện sự đồng tình của cả 02.
