Mẫu bảng kê mua hàng file Excel theo Thông tư 133, 200

– Góc bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận phát hành Bảng kê mua hàng theo mẫu. Ở góc trên này, nếu đơn vị không điền rõ tên thì cần phải đóng dấu mộc hoặc có thể vừa điền tên vừa đóng dấu mộc riêng của đơn vị;

– Bảng kê mua hàng hoá thường được đóng thành quyển và sử dụng quyển đó trong 01 năm tài chính. Mỗi quyển sẽ được ghi số liên tục từ trang đầu đến trang cuối. Nên tại phần quyển số thì người lập bảng kê sẽ ghi theo số quyển đã được đánh dấu và phần số của bảng kê sẽ ghi theo số được ghi trong quyển bảng kê;

– Ghi rõ họ tên và bộ phận của người trực tiếp mua hàng trong doanh nghiệp;

– Cách điền thông tin trong bảng biểu được lập trong bảng kê:

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa;

+ Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;

+ Cột 2: Ghi đơn giá mua tương ứng với từng thứ tự vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;

+ Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua (Số liệu ghi trong cột 3 được tính theo công thức sau: Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).

+ Dòng cộng ghi tổng số lượng, số tiền đã mua tương ứng với các cột ở trên.

Lưu ý: Đối với các cột B, C, 1, 2, 3 nếu người lập bảng kê không ghi hết và để thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.

Thông thường, Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên. Trong đó, người mua sẽ giữ liên 1 và giao cho kế toán liên 2 để thực hiện thủ tục thanh toán tiền cho người mua và lưu vào sổ kế toán.

3.2. Hướng dẫn lập bảng kê mua hàng hoá theo Mẫu 06 -VT được ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC:

Tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC cũng quy định Bảng kê mua hàng hoá của doanh nghiệp là Mẫu 06 -VT. Tuy nhiên mẫu này không chỉ áp dụng riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã nêu tại mục 3.1 mà được áp dụng cho các trường hợp được quy định tại Điều 1 Thông tư này, bao gồm:

– Tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế, kinh doanh mọi ngành nghề, lĩnh vực;

– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

Việc lập Bảng kê mua hàng hoá hiện nay cũng rất dễ dàng với các doanh nghiệp vì đã có mẫu do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên, khi điền bảng kê mua hàng hoá theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC thì các doanh nghiệp cũng lưu ý việc điền các thông tin như sau:

– Góc bên trái của Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận phát hành Bảng kê mua hàng theo mẫu. Ở góc trên này, nếu đơn vị không điền rõ tên thì cần phải đóng dấu mộc hoặc có thể vừa điền tên vừa đóng dấu mộc riêng của đơn vị;

– Bảng kê mua hàng hoá thường được đóng thành quyển và sử dụng quyển đó trong 01 năm tài chính. Mỗi quyển sẽ được ghi số liên tục từ trang đầu đến trang cuối. Nên tại phần quyển số thì người lập bảng kê sẽ ghi theo số quyển đã được đánh dấu và phần số của bảng kê sẽ ghi theo số được ghi trong quyển bảng kê;

– Ghi rõ họ tên và bộ phận của người trực tiếp mua hàng trong doanh nghiệp;

– Cách điền thông tin trong bảng biểu được lập trong bảng kê:

+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa;

+ Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;

+ Cột 2: Ghi đơn giá mua tương ứng với từng thứ tự vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua;

+ Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa đã mua (Số liệu ghi trong cột 3 được tính theo công thức sau: Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).

+ Dòng cộng ghi tổng số lượng, số tiền đã mua tương ứng với các cột ở trên.

Lưu ý: Đối với các cột B, C, 1, 2, 3 nếu người lập bảng kê không ghi hết và để thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.

Thông thường, Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên. Trong đó, người mua sẽ giữ liên 1 và giao cho kế toán liên 2 để thực hiện thủ tục thanh toán tiền cho người mua và lưu vào sổ kế toán. Người mua phải chuyển bảng kê cho cả người duỵet mua hoặc người được uỷ quyền làm thủ tục duyệt mua ký để quản lý.

Như vậy, có thể thấy Bảng kê mua hàng hoá được quy định tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC có nội dung như nhau và cách điền mẫu cũng tương tự nhau. Tuy nhiên, tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, mô hình kinh doanh thì các doanh nghiệp sẽ lựa chọn được mẫu bảng kê phù hợp.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014 Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp;

– Thông tư số 166/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26/8/2016 Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.