Mẫu Thông báo thay đổi trưởng VPĐD tổ chức trọng tài nước ngoài

1. Thông báo thay đổi trưởng Văn phòng đại diện tổ chức trọng tài nước ngoài là gì?

Tổ chức trọng tài nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng đại diện gửi Bộ Tư pháp. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và lệ phí, Bộ Tư pháp xem xét cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản.

Việc thành lập, đăng ký, hoạt động và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Khái niệm văn phòng đại diện được nhắc đến trong các Luật doanh nghiệp, Luật Trọng tài thương mại khá nhiều, bản thân từ văn phòng đại diện được hiểu cơ bản là một bộ phận thuộc một tổ chức và làm chức năng đại diện trên một đơn vị lãnh thỗ khác với tổ chức chính.

Luật Trọng tài thương mại đưa ra giải thích rằng: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của Tổ chức trọng tài nước ngoài được thành lập và tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội hoạt động trọng tài tại Việt Nam theo quy định của Luật này.”

Hoặc Nghị định 63/2011/NĐ-CP nêu rõ: ” Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của Trung tâm trọng tài, được thành lập nhằm tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội hoạt động trọng tài, đại diện cho Trung tâm trọng tài trong các giao dịch của Trung tâm. Văn phòng đại diện có Trưởng Văn phòng đại diện.”

Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam có các quyền và nghĩa vụ được ghi nhận tại Điều 78 Luật Trọng tài thương mại, cụ thể: Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam; Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện; Tìm kiếm, thúc đẩy các cơ hội hoạt động trọng tài của tổ chức mình tại Việt Nam;  Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam; Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến, quảng bá hoạt động trọng tài theo quy định của pháp luật Việt Nam; Không được thực hiện hoạt động trọng tài tại Việt Nam;…

Như vậy, Trưởng văn phòng đại diện là một ví trị trong bộ máy của văn phòng đại diện. Trưởng văn phòng đại diện là người đứng đầu văn phòng đại diện, chịu sự quản lý trực tiếp của trung tâm trọng tài nước ngoài, thực hiện các công việc tại Việt Nam trên cơ sở ủy quyền của trung tâm trọng tài, chịu toàn bộ trách nhiệm tại văn phòng đại diện đối với trung tâm trọng tài. Trưởng văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, phụ thuộc vào quyết định của Trung tâm trọng tài.

Thông báo thay đổi trưởng văn phòng đại diện tổ chức trọng tài nước ngoài là văn bản do văn phòng đại diện gửi tới Sở tư pháp nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện với nội dung là thay đổi trưởng văn phòng đại diện và mong muốn cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Thông báo thay đổi trưởng Văn phòng đại diện tổ chức trọng tài là văn bản, thủ tục bắt buộc mà văn phòng đại diện phải thực hiện khi có sự thay đổi trưởng văn phòng. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý hoạt động của văn phòng đại diện, xác định trách nhiệm khi có hành vi vi phạm là của văn phòng đại diện hay trưởng văn phòng đại diện.

Khoản 4 Điều 23 Nghị định 63/2011/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ thông báo của văn phòng đại diện như sau: “Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện, địa điểm đặt trụ sở trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thay đổi phải thông báo bằng văn bản cho Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.”

Việc thực hiện thông báo có thể được nộp trực tiếp hoặc thông qua đường bưu điện gửi tới Sở tư pháp.

Qua quá trình thực tìm hiểu thực tiễn, có thể thấy hoạt động trọng tài thương mại ở nước ta còn có nhiều hạn chế, cụ thể: Chất lượng đội ngũ trọng tài viên tuy đã được cải thiện nhưng vẫn còn hạn chế; Trung tâm trọng tài được thành lập nhiều nhưng số trung tâm thường xuyên có vụ việc giải quyết còn ít, thậm chí có trung tâm từ khi thành lập cho đến nay chưa ban hành một phán quyết trọng tài nào;  Công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động trọng tài còn chưa được quan tâm đúng mức; việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn trong tổ chức, hoạt động trọng tài còn chưa kịp thời, hiệu quả chưa cao; công tác thanh tra, kiểm tra còn chưa thực hiện thường xuyên;  Hiện vẫn chưa thành lập được Hiệp hội trọng tài – tổ chức xã hội – nghề nghiệp của trọng tài viên để đại diện cho quyền và lợi ích
hợp pháp của trọng tài viên.

Các văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài ở Việt Nam cũng đang dần phát huy hiệu quả trong việc xúc tiến quảng bá hoạt động trọng tài thương mại ở Việt Nam.

2. Mẫu 16/TP-TTTM: Thông báo thay đổi trưởng Văn phòng đại diện tổ chức trọng tài nước ngoài:

TÊN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC TRỌNG TÀI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
——-

Số: ………………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

Tỉnh (thành phố), ngày ….. tháng ….. năm …

THÔNG BÁO

THAY ĐỔI TRƯỞNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, ĐỊA ĐIỂM ĐẶT TRỤ SỞ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC TRỌNG TÀI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM TRONG PHẠM VI TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG

Kính gửi: – Bộ Tư pháp;

                 – Sở Tư pháp*…………

Tên tổ chức trọng tài:

Tên viết tắt (nếu có): …

Tên giao dịch bằng tiếng Anh (nếu có)……

Giấy phép thành lập số:…

Do Bộ Tư pháp …cấp ngày…….. tháng…… năm….

Thông báo thay đổi Trưởng Văn phòng đại diện/địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam với nội dung như sau:

Chúng tôi xin cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực và chính xác của nội dung thông báo và hồ sơ kèm theo; chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hoạt động trọng tài thương mại.

Tài liệu gửi kèm bao gồm:

1………

2…………

TRƯỞNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

3. Hướng dẫn mẫu thông báo thay đổi trưởng Văn phòng đại diện tổ chức trọng tài nước ngoài:

* Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở chính của Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam.

Trước hết, người lập thông báo ghi tên văn phòng đại diện, số thông báo ở phần trên cùng của thông báo.

Ghi địa danh (tỉnh, thành phố), ngày tháng năm ra thông báo

Tên Tổ chức trọng tài: là tên theo giấy phép thành lập theo quy định của nước thành lập trung tâm trọng tài. Tên của Văn phòng đại diện của Trung tâm trọng tài phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và tên của Trung tâm trọng tài.

Tên viết tắt (nếu có), đây là nội dung không bắt buộc, tuy nhiên hầu hết các trung tâm trọng tài đều có tên viết tắt (tiếng anh)

Tên giao dịch bằng Tiếng anh (nếu có): đây cũng là nội dung không bắt buộc, tuy nhiên do xu hướng giải quyết các tranh chấp thương mại có thể là các bên người nước ngoài và hầu như các trung tâm trọng tài đều có tên giao dịch bằng Tiếng anh.

Giấy phép thành lập số, ngày cấp, nơi cấp: thông tin này phụ thuộc vào giấy phép hoạt động của trung tâm trọng tài nước ngoài.

Ở nội dung thông báo thay đổi, người ra thông báo phải ghi đây đủ các thông tin bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, giới tích, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp của trưởng văn phòng cũ và trưởng văn phòng đại diện mới.

Hồ sơ kèm theo có thể là bản sao giấy phép đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Cuối thông báo, trưởng văn phòng đại diện ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu theo quy định.

Mẫu thông báo phải đảm bảo đầy đủ các nội, bố cục chặt chẽ, hình thức rõ ràng, không tẩy xóa, sử dụng một phông chữ và một màu chữ.

Cơ sở pháp lý:

Luật Trọng tài thương mại năm 2010

Nghị định 63/2011/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Trọng tài thương mại

Thông tư 12/2012/TT-BTP ban hành một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại