Khi mất cả bản gốc và bản sao giấy khai sinh thì bạn có thể làm thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch về việc đăng ký khai sinh nếu thông tin của bạn còn được lưu trong sổ hộ tịch. Nếu không thì bạn có thể làm thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định.
Mục lục bài viết
1. Mất cả giấy khai sinh bản gốc và bản sao có được xin cấp lại?
1.1. Giấy khai sinh là gì?
Giấy khai sinh là loại giấy tờ quen thuộc đối với mỗi công dân Việt Nam. Vậy pháp luật định nghĩa như thế nào về loại giấy tờ này. Tại khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có quy định rõ ràng giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân như là thông tin của người được đăng ký khai sinh; thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.
Tóm lại, có thể hiểu giấy khai sinh là một loại giấy tờ rất quan trọng, nó ghi nhân sự tồn tại của một cá nhân do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.
1.2. Khi mất cả bản gốc và bản sao giấy khai sinh thì có được xin cấp lại không?
Trên thực tế, khi việc sử dụng giấy khai sinh nhiều người vô ý làm mất bản gốc và kể cả bản sao giấy khai sinh. Mà như đã trình bày ở phần mục trên thì giấy khai sinh là một giấy tờ quan trọng, nó là loại giấy tờ gốc để xác định nhân thân của một người. Vậy, khi mất cả bản gốc và bản sao giấy khai sinh thì có được xin cấp lại hay không?
Căn cứ theo các quy định của luật hộ tịch thì ta có thể xác định được khi mất cả bản gốc và bản sao giấy khai sinh có được cấp lại hay không sẽ phụ thuộc vào hai trường hợp:
Trường hợp 1: mất giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong Sổ hộ tịch. Đối với trường hợp này thì bạn có thể làm thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch về việc đăng ký khai sinh.
Trường hợp 2: mất giấy khai sinh nhưng không còn thông tin trong Sổ hộ tịch. Đối với trường hợp này thì bạn phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Tóm lại, khi mất cả bản gốc và bản sao giấy khai sinh thì bạn có thể làm thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch về việc đăng ký khai sinh nếu thông tin của bạn còn được lưu trong sổ hộ tịch. Nếu không thì bạn có thể làm thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định.
2. Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh khi mất cả bản gốc và bản sao:
2.1. Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh trong trường hợp mất Giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong Sổ hộ tịch:
Để thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh trong trường hợp mất Giấy khai sinh nhưng vẫn còn thông tin trong Sổ hộ tịch thì bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau đây:
– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
– Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã nêu trên thì bạn có thể nộp hồ sơ đến bộ phận Hộ tịch – Tư pháp tại ủy ban nhân dân cấp xã.
Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra các thông tin và trình lên cấp trên. Sau khi nhận được yêu cầu, cơ quan đang lưu trữ Sổ gốc Sổ đăng ký khai sinh trước đây sẽ cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho bạn.
Theo đó, bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.Và bản sao trích lục Giấy khai sinh có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch.
2.2. Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh trong trường hợp mất Giấy khai sinh nhưng không còn thông tin trong Sổ hộ tịch:
Để thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh trong trường hợp mất Giấy khai sinh nhưng không còn thông tin trong Sổ hộ tịch thì bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Kiểm tra điều kiện được đăng ký lại khai sinh
Theo đó, để đăng ký lại khai sinh thì bạn cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau theo Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Cụ thể đó là đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 và sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi kiểm tra các điều kiện nêu trên, nếu bạn đáp ứng đầy đủ thì bạn cần chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu sau đây:
– Tờ khai đăng ký lại khai sinh
– Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
– Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
– Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;
– Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.
– Trường hợp người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ trên còn phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã nêu trên thì bạn có thể nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc ủy ban nhân dân cấp xã nơi bạn thường trú.
Khi tiếp nhận hồ sơ thì công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng thì cấp bản mới Giấy khai sinh bản chính có đóng dấu “đăng ký lại”.
2. Các mẫu tờ khai xin cấp giấy khai sinh khi bị mất bản gốc và bản sao:
2.1. Mẫu tờ khai xin cấp bản sao trích lục hộ tịch:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: (1)…..
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……
Nơi cư trú: (2)……
Giấy tờ tùy thân: (3)……
Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: …..
Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) ……
cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ……
Ngày, tháng, năm sinh:…..
Giới tính: …….Dân tộc: …… Quốc tịch: ……
Nơi cư trú: (2)……
Giấy tờ tùy thân: (3) ……
Số định danh cá nhân (nếu có): …..
Đã đăng ký tại: (5) ….
ngày ….tháng ….năm ….. số…..Quyển số: …..
Số lượng bản sao yêu cầu cấp:……bản(6).
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình
Làm tại: ….., ngày ….. tháng …. năm ……
Người yêu cầu
(ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
Chú thích:
(1) Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
(2) Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.
(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.
(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
Sở Tư pháp tỉnh Hòa Bình
(6) Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.
2.2. Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH
Kính gửi: (1)…..
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……
Nơi cư trú: (2)…..
Giấy tờ tùy thân: (3)…..
Quan hệ với người được khai sinh: …..
Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ….
Ngày, tháng, năm sinh: …..ghi bằng chữ: …..
Giới tính:….. Dân tộc: …..Quốc tịch: …..
Nơi sinh:(4)…..
Quê quán: ….
Họ, chữ đệm, tên người mẹ:…..
Năm sinh: (5)……Dân tộc…..Quốc tịch: …..
Nơi cư trú: (2) ……
Họ, chữ đệm, tên người cha:….
Năm sinh: (5)……Dân tộc:…..Quốc tịch:……..
Nơi cư trú: (2) ……
Đã đăng ký khai sinh tại: (6)…..
Giấy khai sinh số: (7)…., quyển số (7)… ngày … / …./…
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cam đoan của mình.
Làm tại: …., ngày ……. tháng ….. năm …..
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật hộ tịch 2014;
– Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Hộ tịch.
