Tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới là trách nhiệm và nghĩa vụ của cả người sử dụng lao động và người lao động khi thuộc các trường hợp phải tham gia bảo hiểm xã hội mà pháp luật quy định. Vậy theo quy định của pháp luật thì đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Hướng dẫn đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới:
Tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới là trách nhiệm và nghĩa vụ của cả người sử dụng lao động và người lao động khi thuộc các trường hợp phải tham gia bảo hiểm xã hội mà pháp luật quy định. Chính vì thế, khi người sử dụng lao động có nhân viên mới mà thuộc trường hợp phải tham gia bảo hiểm xã hội thì sẽ phải thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên đó. Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện như sau:
Bước 1: chuần bị hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới
Căn cứ Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thu BHXH, BHYT, BHTN đã được sửa đổi bổ sung bởi Quyết định số 490/QĐ-BHXH 2023 thì hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới bao gồm những giấy tờ sau:
Đối với nhân viên, hồ sơ bao gồm có:
– Người lao động mà đang làm việc tại đơn vị:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (tờ khai phải được thực hiện theo Mẫu TK1-TS).
+ Trường hợp người lao động mà được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu như có).
– Người lao động mà đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (tờ khai phải được thực hiện theo Mẫu TK1-TS).
+ Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo đó là văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Đối với người sử dụng lao động:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (tờ khai phải được thực hiện theo Mẫu TK3-TS).
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (tờ khai phải được thực hiện theo Mẫu D02-TS).
– Trong trường hợp đơn vị mà chưa có mã Bảo hiểm xã hội, đơn vị sẽ chuẩn bị thêm tờ khai TK3-TS
Bước 2: nộp hồ sơ đến cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Sau khi người lao động chuẩn bị xong hồ sơ của mình (bao gồm những giấy tờ đã nêu trên) thì nộp lại cho người sử dụng lao động. Sau đó, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội (bao gồm cả hồ sơ của người lao động đã chuẩn bị nêu trên). Hình thức nộp hồ sơ bao gồm:
– Nộp hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới qua bưu điện.
– Nộp hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới trực tiếp đến tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
– Nộp hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới online qua Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Bước 3: người sử dụng lao động đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế đến cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm và thẻ bảo hiểm y tế trong thời gian tối đa với thời gian là 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của người sử dụng lao động.
Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
– Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần phải đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH.
– Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội. Đây là những lao động đủ điều kiện theo đúng quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS là mẫu cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp.
– Mẫu TK1-TS áp dụng với những người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội.
– Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng để làm căn cứ đến cho cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn.
Ngoài những tờ khai, bảng kê đã nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm:
– Hợp đồng lao động ký với những người lao động.
– Sổ hộ khẩu, chứng minh thư/căn cước công dân của những người lao động.
2. Hướng dẫn đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới sau khi đăng ký cho nhân viên mới:
Đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới sau khi đăng ký cho nhân viên mới được thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập tài khoản
Đơn vị truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn), đăng nhập bằng tài khoản của đơn vị (phải sử dụng USB ký số) hoặc là đăng nhập trên cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn ) để thực hiện.
Bước 2: Thanh toán trực tuyến
Sau khi đăng nhập thành công, nhấn chọn menu “Thanh toán trực tuyến”, sau đó nhấn chọn “Đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN”, tiếp đó là nhấn vào nút “Đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN”, hệ thống sẽ hiện ra giao diện là “Tiện ích”, trong mục này sẽ phải yêu cầu thêm thông tin đơn vị (chỉ cần thực hiện thêm các thông tin đơn vị khi thực hiện thanh toán lần đầu, các lần thanh toán sau thông tin đơn vị đã được lưu).
Bước 3: thêm thông tin đơn vị
Tại màn hình “Tiện ích”, nhấn chọn “Thêm thông tin đơn vị”, sau đó nhập “Mã đơn vị”, “Mã cơ quan bảo hiểm xã hội ” để tra cứu và cập nhật thông tin. Sau khi đã cập nhật thông tin đơn vị thì nhấn chọn “Đóng bảo hiểm xã hội “.
Bước 4: Đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Hệ thống sẽ hiển thị lên thông tin đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN:
– Đơn vị có thể chỉnh sửa số tiền đơn vị đóng nếu như đơn vị có nhu cầu thay đổi số tiền.
– Đơn vị chọn thông tin tài khoản thụ hưởng của chính cơ quan BHXH.
– Nhấn chọn “Thanh toán” để thực hiện thanh toán.
Bước 5: Thanh toán tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
– Hệ thống chuyển sang giao diện là Payment Platform:
+ Tại đây chọn Ngân hàng hoặc là trung gian thực hiện thanh toán (ví dụ như tích chọn Ngân hàng Vietcombank), sau đó nhấn vào nút “Thanh toán”, màn hình chuyển sang giao diện là Payment Gateway của Vietcombank. Tại đây phải đăng nhập bằng tài khoản của chính đơn vị sử dụng lao động.
+ Lưu ý rằng, đơn vị có thể yêu cầu ngân hàng hỗ trợ trong việc phân quyền được thanh toán trực tiếp đối với tài khoản ngân hàng của đơn vị để thực hiện việc thanh toán trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
– Đăng nhập thành công, khi màn hình sẽ hiển thị thông tin thanh toán để đơn vị kiểm tra:
+ Tích vào “Tôi đã đọc, hiểu rõ và chấp nhận các Quy định thanh toán điện tử của Vietcombank…”, nhấn chọn “Xác nhận”, hệ thống sẽ gửi mã xác thực (OTP), sau đó đơn vị nhập mã xác thực.
+ Nhấn chọn “Xác nhận”, màn hình chuyển lại về giao diện của Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ thông báo kết quả giao dịch là “Thanh toán thành công”:
+ Nhấn chọn “Tải biên lai” để tải về biên lai thanh toán.
+ Nhấn chọn “Lịch sử giao dịch” để xem lại lịch sử các lần giao dịch. Tại màn hình của lịch sử giao dịch, đơn vị có thể tải lại biên lai thanh toán (nếu như cần) bằng cách nhấn vào dòng chữ “Xem biên lai”.
Bước 6: Sau khi thực hiện thanh toán thành công, Hệ thống giao dịch điện tử của bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ tự động gửi tin nhắn thông báo tới số điện thoại mà đơn vị sử dụng lao động đã đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Phạt hành chính khi không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới:
Căn cứ khoản 6, 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì khi người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, khi đó người sử dụng lao động bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc ở ngay tại thời điểm bị lập biên bản. Ngoài ra thì người sử dụng lao động phải buộc đóng đủ các số tiền bảo hiểm xã hội và nộp khoản tiền bằng 02 lần so với mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề. Nếu trong trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện thì ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước sẽ phải có trách nhiệm thực hiện trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để thực hiện việc nộp số tiền chưa đóng và tiền lãi tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước.
Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý Sổ BHXH, Thẻ BHYT đã được sửa đổi bổ sung bởi Quyết định số 490/QĐ-BHXH năm 2023.
THAM KHẢO THÊM:
