Làm lại con dấu bị hư hỏng: Hồ sơ, trình tự thủ tục xin khắc lại dấu

Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về hồ sơ, trình tự thủ tục xin khắc lại con dấu bị hư hỏng theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật hành chính khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!

Đối với mỗi công ty Doanh nghiệp con dấu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, gần như hoạt động nào của công ty cũng cần đến con dấu từ các giao dịch hợp đồng, chứng từ,… của công ty, đồng hành cùng công ty mang tính chất riêng, định danh riêng của công ty, mang tính chất pháp lý của công ty. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân mà công ty phải đăng ký, thay đổi mẫu con dấu. Trong đó có thể do con dấu dùng nhiều bị mòn, hư hỏng không rõ nên Doanh nghiệp cần phải làm lại con dấu. Không phải Doanh nghiệp nào cũng nắm được quy trình thủ tục để thực hiện, do đó Luật Dương Gia xin đưa ra một số quy đinh của pháp luật liên quan vấn đề này như sau:

Thứ nhất: Hồ sơ cần chuẩn bị:

– Để làm thủ tục này Doanh nghiệp phải có Giấy đề nghị thay đổi con dấu trong đó phải nêu rõ lý do, nguyên nhân vì sao thay đổi, để Phòng đăng kí kinh doanh nắm được lý do vì sao cần thay đổi mẫu con dấu (Ví dụ: Do con dấu bị hư hỏng thì phải nêu rõ lý do trong giấy đề nghị là do con dấu bị hư hỏng), thực hiện đóng mẫu dấu vào giấy đề nghị).

– Giấy đăng kí kinh doanh đối với doanh nghiệp còn đối với cơ quan, tổ chức thì Giấy chứng nhận hoạt động của tổ chức đó.

– Giấy chứng nhận mẫu dấu đã được Sở kế hoạch và Đầu tư hoặc đã được cơ quan công an cấp trước đó để nộp lại. Tuy nhiên trong trường hợp nộp hồ sơ trên cổng thông tin điện tử thì không cần phải nộp lại chỉ cần nộp đầy đủ và hợp lệ trên hệ thống nhằm tối giản hóa hơn về thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp.

– Giấy tờ tùy thân của người đến làm thủ tục: Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đó. Trường hợp ủy quyền thì phải có Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Chứng minh nhân dân bản sao công chứng, chứng thực của người ủy quyền.

– Con dấu cũ cần thay đổi để kiểm tra đối với cơ quan nhà nước và với trường hợp doanh nghiệp được cấp bởi cơ quan công an còn đối với doanh nghiệp tự thực hiện việc khắc dấu theo Luật doanh nghiệp 2014 thì không cần vì Doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm pháp lý về tính trung thực, hợp pháp, phù hợp với phong tục tập quán con dấu của doanh nghiệp.

Thứ hai: Trình tự thủ tục thay đổi dấu:

+) Đối với Doanh nghiệp thì sẽ làm theo trình tự thủ tục như sau:

– Đối với Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng con dấu  của Doanh nghiệp. Đây là một quy định mở, tân tiến từ thời điểm Luật doanh nghiệp 2014 ra đời và có hiệu lực, nhằm tối giản hóa thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Chính vì vậy thủ thay đổi mẫu con dấu cũng đơn giản hơn rất nhiều.

– Doanh nghiệp sẽ tự đi khắc mẫu con dấu trước tại cơ sở có đủ điều kiện khắc dấu theo quy định của pháp luật. Sau khi khắc xong dấu thì doanh nghiệp sẽ làm thủ tục thông báo lên Sở kế hoạch và Đầu tư, nộp đầy đủ hồ sơ như đã trình bày ở trên để Phòng đăng kí kinh doanh xem xét.

Doanh nghiệp có thể lên nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư hoặc để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại thì có thể nộp trên phần mềm trực tuyến. Tuy nhiên để nộp qua trực tuyến được thì doanh nghiệp cần lập một tài khoản về đăng kí kinh doanh, scan hồ sơ và nộp theo hướng dẫn. 

Căn cứ Nghị định 108/2018NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 78/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2015 của chính phủ về đăng ký doanh nghiệp quy định đối với trường hợp nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử thì không cần phải nộp hồ sơ giấy lên Sở kế hoạch và Đầu tư mà chỉ cần nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ trên phần mềm.

– Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật Phòng đăng kí kinh doanh giao giấy biên nhận cho người nộp kể cả nộp trực tiếp hay qua hệ thống phần mềm. Nếu cần bổ sung giấy tờ thì trong vòng 03 này sẽ thông báo cho Doanh nghiệp nộp bổ sung.

Khi đầy đủ hồ sơ Phòng đăng kí kinh doanh sẽ thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, khi thực hiện đăng tải xong doanh nghiệp được cấp thông báo đăng tải thì mẫu con dấu cũ sẽ hết hiệu lực.

+) Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc Đảng cộng sản Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam….chức danh nhà nước không áp dụng theo luật Doanh nghiệp và luật đầu tư. 

Thực hiện  đổi mẫu con dấu khi con dấu sử dung nhiều bị biến dạng, bị mòn hoặc hư hỏng thì ghi rõ lý do cần thay đổi vào giấy đề nghị thay đổi. Tuy nhiên đối với các cơ quan này khi làm thủ tục thay đổi con dấu bắt buộc phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan cấp trước đó để hủy bỏ con dấu đó.

Dịch vụ của Dương gia:

– Hỗ trợ đăng ký mẫu dấu;

– Tư vấn thủ tục thay đổi mẫu dấu;

– Hỗ trợ thủ tục thành lập doanh nghiệp.