Kho vật chứng là gì? Quy định về nhập kho và quản lý kho vật chứng?

1. Kho vật chứng là gì?

-Kho vật chứng là nơi tập trung lưu giữ, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác của các vụ án đã thu thập được trong quá trình tiến hành tố tụng đối với các vụ án đó, được xây dựng và quản lý theo các quy định của pháp luật và của Quy chế này.

-Kho vật chứng phải bảo đảm an toàn, khô ráo, thoáng khí, trang bị các phương tiện cần thiết thích hợp; được quản lý nghiêm ngặt, sắp xếp hợp lý, tránh nhầm lẫn, mất mát, hư hỏng, gây ô nhiễm môi trường hoặc gây nguy hại cho tài sản nhà nước, tổ chức, cá nhân và tính mạng, sức khoẻ của con người; thuận lợi cho việc nhập, xuất, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác tại kho, phục vụ có hiệu quả công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

-Kho vật chứng là nơi tiếp nhận, quản lý, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của các vụ án để phục vụ công tác điều tra, truy tố hoặc công tác xét xử, thi hành án do cơ quan tiến hành tố tụng cùng cấp hoặc cấp trên hoặc cơ quan khác được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra chuyển giao.

– Việc quản lý kho vật chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan; nghiêm cấm mọi hành vi xâm phạm hoặc làm mất, hư hỏng, làm giảm hoặc mất giá trị, giá trị sử dụng, giá trị chứng minh của vật chứng, đồ vật, tài liệu khác của vụ án đã thu thập được.

2. Quy định về tổ chức kho vật chứng:

+ Mỗi Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, mỗi Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được xây dựng một kho vật chứng; ở Bộ Công an được xây dựng hai kho vật chứng (một ở phía Bắc và một ở phía Nam) để phục vụ công tác điều tra, truy tố các vụ án hình sự.

+Bộ trưởng Bộ Công an quyết định việc thành lập, quy mô, tiêu chuẩn xây dựng kho vật chứng và quy định nội quy kho vật chứng trong Công an nhân dân.

+ Mỗi quân khu (và cấp tương đương) và ở Bộ Quốc phòng được tổ chức một kho vật chứng để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án theo thẩm quyền trong Quân đội nhân dân; mỗi Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội, Bộ Tư lệnh thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi chung là Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh) được tổ chức một kho vật chứng trong khu vực kho vũ khí, trang bị kỹ thuật thuộc Bộ Chỉ huy quân sự cấp tỉnh để tiếp nhận, bảo quản vật chứng là vũ khí quân dụng, vật liệu nổ, chất cháy từ các cơ quan thụ lý vụ án trên địa bàn.

+ Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định việc thành lập, quy mô, tiêu chuẩn xây dựng kho vật chứng và quy định nội quy kho vật chứng trong Quân đội nhân dân.

+ Mỗi cục thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và mỗi chi cục thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh được tổ chức một kho vật chứng để phục vụ công tác xét xử và thi hành án.

+ Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định việc thành lập, quy mô, tiêu chuẩn xây dựng kho vật chứng và quy định nội quy kho vật chứng thuộc các cơ quan thi hành án dân sự.

3. Nội quy kho vật chứng:

– Kho vật chứng của các cơ quan thi hành án dân sự (kể cả trường hợp kho thuê) phải có nội quy.

– Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ban hành và tổ chức thực hiện nội quy kho vật chứng của cơ quan mình.

– Nội quy kho vật chứng phải có các nội dung sau:

+ Quy định về thời gian, đối tượng ra, vào kho vật chứng;

+ Quy định về bảo đảm an ninh, an toàn vật chứng, tài sản tạm giữ;

+ Quy định về phòng chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường;

+ Quy định về trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có liên quan;

+ Những nội dung khác theo quy định của pháp luật.

4. Thủ kho vật chứng có trách nhiệm như sau:

– Thực hiện việc xuất, nhập kho và bảo quản vật chứng tài sản tạm giữ theo quy định của pháp luật về thi hành án dân sự;

– Lập giấy đề nghị nhập kho, xuất kho; lệnh nhập kho, xuất kho; biên bản giao nhận vật chứng, tài sản tạm giữ khi cơ quan có thẩm quyền chuyển giao hoặc cần trích xuất để phục vụ cho hoạt động tố tụng để Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự hoặc người được Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ủy quyền xem xét, quyết định việc nhập kho, xuất kho;

– Phối hợp với Chấp hành viên, kế toán kiểm tra các thủ tục, giấy tờ cần thiết khác của người giao, gồm các thông tin: chủng loại, số lượng, trọng lượng, đặc điểm của vật chứng, tài sản tạm giữ cần nhập kho; lý do, thời gian nhập kho; họ và tên, chức vụ của người giao; chữ ký của Thủ trưởng và đóng dấu cơ quan thụ lý vụ việc; giấy tờ tùy thân của người giao vật chứng, tài sản tạm giữ;

– Tiếp nhận, xác định tình trạng, đặc điểm vật chứng, tài sản tạm giữ, tình trạng niêm phong (nếu có) khi tiếp nhận và nhập kho vật chứng theo quy định. Việc kiểm tra hiện trạng vật chứng, tài sản tạm giữ phải đối chiếu với biên bản thu giữ ban đầu;

– Xuất kho vật chứng, tài sản tạm giữ để xử lý theo quy định của pháp luật bảo đảm đúng danh sách do Chấp hành viên lập và lệnh xuất kho của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự hoặc người được Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ủy quyền;

– Thực hiện việc dán nhãn vật chứng, tài sản tạm giữ; ghi rõ tên của vụ việc; cơ quan, đơn vị, cá nhân chuyển giao vật chứng, tài sản tạm giữ; sắp xếp, bố trí vị trí bảo quản riêng biệt, tránh nhầm lẫn;

– Lập thẻ kho đối với từng vật chứng, tài sản tạm giữ; ghi chép, cập nhật đầy đủ tình hình vào sổ kho theo dõi vật chứng, tài sản tạm giữ;

– Báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng cơ quan khi phát hiện vật chứng, tài sản tạm giữ bị mất, hư hỏng, thiếu hụt, thay đổi hiện trạng niêm phong và thực hiện các công việc khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;

– Phối hợp với Chấp hành viên, kế toán thực hiện việc kiểm kê vật chứng, tài sản tạm giữ; kiểm tra bảo đảm sự an toàn, chắc chắn của các kệ, giá, trang thiết bị dùng để cất giữ, bảo quản vật chứng, tài sản tạm giữ, tránh trường hợp gãy, đổ, mất an toàn.

Kho vật chứng tiếng Anh là “MATERIAL-EVIDENCE STOREHOUSES”

5. Quy định về nhập kho và quản lý kho vật chứng:

+ Tất cả vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của các vụ án phải được lưu giữ, bảo quản tại kho vật chứng, trừ những trường hợp sau đây :

– Vật không thể di chuyển về kho vật chứng, đã được giao cho cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm bảo quản theo quy định của pháp luật;

– Tài liệu (như giấy tờ, tranh, ảnh …) có số lượng ít, đã xếp vào hồ sơ vụ án và đã được giao cho cán bộ thụ lý vụ án quản lý theo chế độ công tác hồ sơ;

– Vật đã được giao cho cơ quan thụ lý vụ án quản lý trong thời gian sử dụng để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử;

– Vật là tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, đồ cổ, vũ khí, chất nổ, chất cháy, chất độc, chất phóng xạ, động vật, thực vật được chuyển giao cho cơ quan chuyên trách để bảo quản;

– Vật thuộc loại mau hỏng, không thể bảo quản lâu tại kho vật chứng (như lương thực, thực phẩm tươi sống, dược phẩm, dược liệu …), được chuyển cho cơ quan chức năng để tổ chức bán đấu giá theo quy định của pháp luật.

+ Trường hợp do điều kiện khách quan mà vật quy định tại các điểm d và đ khoản 1 Điều này chưa thể chuyển giao được ngay thì phải tạm nhập vào kho vật chứng để bảo quản; sau khi khắc phục điều kiện khách quan đó thì phải chuyển giao ngay.

Khi cần đưa vật chứng, đồ vật, tài liệu khác thu thập được của vụ án nhập kho hoặc xuất kho, để phục vụ hoạt động tố tụng hoặc chuyển giao sang kho vật chứng khác, Thủ trưởng cơ quan đang thụ lý vụ án phải có lệnh nhập kho hoặc lệnh xuất kho. Lệnh nhập kho, lệnh xuất kho ghi rõ chủng loại, số lượng, trọng lượng, đặc điểm của vật chứng, đồ vật, tài liệu khác cần nhập kho, xuất kho, lý do, thời gian nhập, xuất; họ và tên, chức vụ của người giao hoặc nhận lệnh nhập kho, lệnh xuất kho phải có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan thụ lý vụ án và đóng dấu cơ quan thụ lý vụ án.

-Việc lưu giữ, bảo quản vật chứng, đồ vật, tài liệu khác trong kho vật chứng phải được thực hiện đúng quy trình kỹ thuật theo các nguyên tắc, tiêu chuẩn quy định; thực hiện việc dán nhãn để tránh nhầm lẫn và tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát.

Vào ngày 25 tháng 6 và ngày 25 tháng 12 hàng năm, Thủ kho vật chứng phải tiến hành kiểm kê kho và làm báo cáo kiểm kê gửi lên cơ quan quản lý kho vật chứng.

-Kinh phí phục vụ việc quản lý, xây dựng, sửa chữa, mở rộng, nâng cấp kho vật chứng, mua sắm trang thiết bị, phương tiện, chi phí bảo quản, vận chuyển, giao, nhận vật chứng, đồ vật, tài liệu khác của vụ án tại kho vật chứng do ngân sách nhà nước bảo đảm và được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm giao cho Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy định này.