Hướng dẫn xử lý hóa đơn công ty tạm ngừng kinh doanh

1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn công ty tạm ngừng kinh doanh:

Tạm ngừng kinh doanh là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đang trong thời gian thực hiện tạm ngừng kinh doanh theo đúng với quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp hiện hành. Ngày chuyển tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” chính là ngày doanh nghiệp đăng ký bắt đầu tạm ngừng kinh doanh, còn ngày kết thúc tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” chính là ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng kinh doanh mà doanh nghiệp đã tiến hành thông báo hoặc ngày doanh nghiệp đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Việc xử lý hóa đơn trong giai đoạn công ty tạm ngừng kinh doanh được hướng dẫn ở tại Công văn 11797/BTC-TCT của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn và bổ sung nội dung Công văn 1752/BTC-TCT, cụ thể như sau:

Trường hợp 1: công ty chưa thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT

Cơ quan Thuế thông báo bằng văn bản cho công ty biết để tạm dừng kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với những hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật và chờ kết quả chính thức từ cơ quan có thẩm quyền. Người nộp thuế sẽ chỉ được thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Trường hợp 2: công ty đã kê khai khấu trừ thuế GTGT

– Cơ quan Thuế tiến hành thông báo bằng văn bản cho công ty biết để công ty kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.

– Trong trường hợp công ty khẳng định việc mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT đầu vào sử dụng kê khai khấu trừ là đúng với quy định thì công ty phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đồng thời, bên phía cơ quan thuế phải thực hiện thanh tra, kiểm tra tại trụ sở công ty để kết luận và xử lý vi phạm theo quy định.

– Trong quá trình thanh, kiểm tra, cơ quan Thuế sẽ phải thực hiện xác minh và đối chiếu với công ty có quan hệ mua bán về một số nội dung sau:

+ Kiểm tra, xác minh về hàng hóa: Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu như có); hình thức giao nhận hàng; địa điểm giao nhận hàng hóa; phương tiện vận chuyển các hàng hóa; chi phí vận chuyển; chủ sở hữu và nguồn gốc hàng hóa (trước thời điểm giao nhận hàng hóa);

+ Kiểm tra xác minh về thanh toán: Ngân hàng giao dịch; đối tượng nộp tiền vào trong tài khoản giao dịch; số tiền thực hiện giao dịch; hình thức thanh toán và chứng từ thanh toán;

+ Kiểm tra xác minh về xuất khẩu hàng hóa: Tờ khai hải quan đã có xác nhận thực xuất của Cơ quan hải quan; chứng từ thanh toán qua ngân hàng và vận đơn (nếu có).

2. Cách giải quyết khi công ty tạm dừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua:

Căn cứ khoản 4 Điều 16 Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC 2022 quy định về hóa đơn, chứng từ thì cách giải quyết khi công ty tạm dừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã có ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh như sau (doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh):

Trường hợp 1: Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng

Phần a.1 điểm a khoản 2 Điều 13 Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC 2022 quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về cấp hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

– Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định ở tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 không có đáp ứng được điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

– Tổ chức không kinh doanh nhưng mà có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Doanh nghiệp sau khi đã bị giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mà có thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa có hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký ở trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp là ngừng sử dụng hóa đơn.

Theo đó, trong trường hợp này, khi công ty tạm dừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua thì phải cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng.

Trường hợp 2: Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng

Phần a.2 điểm a khoản 2 Điều 13 Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC 2022 quy định về hóa đơn, chứng từ quy định cấp hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác mà có thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng lại chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà cần phải có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp là ngừng sử dụng hóa đơn.

– Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mà có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ ở trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.

Theo đó, trong trường hợp này, khi công ty thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ mà tạm dừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua thì phải cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng.

3. Công ty tạm ngừng kinh doanh có phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:

Khoản 1 Điều 16 Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC 2022 quy định về hóa đơn, chứng từ quy định rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp dưới đây ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trong trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đã có thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đã có có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

– Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng mà có xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

– Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt số tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi mà đã phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Theo quy định trên, một trong các trường hợp doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đó chính là doanh nghiệp thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.

Như vậy, có thể khẳng định được rằng khi công ty tạm ngừng kinh doanh (đã thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền) thì sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC 2022 quy định về hóa đơn, chứng từ.

– Công văn 11797/BTC-TCT của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn và bổ sung nội dung Công văn 1752/BTC-TCT.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh qua mạng (online)
• Hồ sơ, trình tự thủ tục tạm ngừng kinh doanh xăng dầu
• Thủ tục, hồ sơ tạm ngừng kinh doanh với hộ kinh doanh cá thể