Thủ tục và lưu ý khi công chứng hợp đồng mua bán nhà đất

Khi công chứng hợp đồng mua bán nhà đất, cần thực hiện đúng nhu cầu, theo trình tự luật quy định. Cũng như chủ thể muốn công chứng cần chú ý chuẩn bị giấy tờ, thực hiện đúng thủ tục. Các lưu ý được chúng tôi tổng hợp và trình bày ở bài viết bên dưới. Để đảm bảo các quyền lợi và nhu cầu được thực hiện hiệu quả, nhanh chóng. Công chức là thủ tục thực hiện trong hoạt động quản lý nhà nước, trong đó hồ sơ và thủ tục để tiến hành hoạt động công chứng được luật quy định như sau:

Căn cứ pháp lý:

– Luật Đất đai năm 2013.

– Luật Công chứng năm 2014.

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

– Luật Nhà ở năm 2014.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

Mua bán đất là cách người dân thường gọi dùng để chỉ việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

1. Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán đất:

Khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng mua bán đất sẽ tiến hành theo các bước. Để đảm bảo việc tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu trong thực hiện công chứng hợp đồng mua bán. Các bước tiến hành như sau:

Xuất trình hồ sơ:

– Người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ đã chuẩn bị trong thành phần hồ sơ cho Công chứng viên. Đồng thời trình bày các nội dung các bên đã thỏa thuận. Để công chứng viên tiếp nhận, xác minh và thực hiện các nghiệp vụ theo luật định.

Soạn thảo, ký kết hợp đồng:

– Nếu người yêu cầu công chứng đã tự soạn thảo Hợp đồng thì nộp văn bản đó cho Công chứng viên. Hợp đồng cần đảm bảo về chất lượng nội dung, hình thức cũng như bố cục.

Công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của văn bản.

+ Nếu văn bản đạt yêu cầu thì Công chứng viên sẽ hướng dẫn xác bên ký.

+ Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu thì công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Phải tư vấn để các bên có được thỏa thuận, xã lập chặt chẽ nhất các quyền lợi và nghĩa vụ. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký văn bản.

– Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa soạn thảo văn bản, Công chứng viên soạn thảo văn bản và hẹn thời kí. Tất cả các bước này nhằm đảm bảo về chất lượng của hợp đồng.

Các nghiệp vụ của công chứng viên:

– Người yêu cầu công chứng đọc Hợp đồng hoặc nghe Công chứng viên đọc lại. Để hiểu rõ, đúng các quyền lợi, nghĩa vụ thỏa thuận thực hiện. Khi đồng ý với nội dung thì ký vào văn bản trước mặt Công chứng viên.

– Công chứng viên ký công chứng hợp đồng. Đồng thời thực hiện các nghiệp vụ liên quan cũng như ghi lời chứng.

– Người yêu cầu công chứng nộp lệ phí và đóng dấu cơ quan công chứng.

2. Hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán đất:

Theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 – Luật Công chứng 2014 thì các bên cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

Mỗi bên phải có giấy tờ liên quan chứng minh, đảm bảo phản ánh các nội dung giao kết hợp đồng.

Hồ sơ đối với bên bán:

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ). Chứng minh quyền sở hữu đối với tài sản muốn chuyển nhượng.

– Giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu (của cả vợ và chồng).

– Sổ hộ khẩu.

– Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (đăng ký kết hôn). Để xác định cá nhân hay hộ gia đình, cả vợ và chồng có quyền sở hữu đối với tài sản.

– Hợp đồng ủy quyền (nếu bán thay người khác) hoặc đại diện của hộ gia đình.

Hồ sơ đối với bên mua:

– Giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

– Sổ hộ khẩu.

– Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân. Để xác nhận tình trạng sở hữu quyền sử dụng đất sau khi nhận chuyển giao.

Đối với phiếu yêu cầu công chứng thường do bên mua điền theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng. Các tổ chức công chứng cung cấp hồ sơ, giấy tờ liên quan để nhu cầu công chứng được thực hiện hiệu quả nhất. Các bên có thể soạn thảo trước hợp đồng.

3. Lưu ý khi đi công chứng hợp đồng mua bán nhà đất:

Khi đi công chứng hợp đồng mua bán nhà đất, người dân cần lưu ý một số vấn đề. Để đảm bảo thực hiện các quyền, nghĩa vụ đúng thời điểm và quy định pháp luật liên quan. Cụ thể:

3.1. Ai là người chịu phí công chứng hợp đồng?

Tâm lý chung của hầu hết người dân khi chuyển nhượng nhà đất đều muốn được miễn thuế, phí hoặc số tiền phải nộp ít nhất có thể. Tức là không muốn hoặc muốn các nghĩa vụ phải ở mức thấp nhất. Để tránh xảy ra mâu thuẫn giữa các bên, khoản 1 Điều 66 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

“Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.”.

Các phí này đảm bảo cho dịch vụ được văn phòng công chứng cung cấp. Các nhu cầu của người dân đã được giải quyết, nên họ cần thanh toán các chi phí hợp lý.

Phân tích quy định pháp luật:

Như vậy, người yêu cầu công chứng là người nộp phí công chứng. Người yêu cầu thông thường là bên mua để được đảm bảo các quyền lợi khi nhận chuyển nhượng. Tuy nhiên, các bên chuyển nhượng có quyền thỏa thuận về người nộp phí công chứng cũng như các loại thuế, phí, lệ phí khi sang tên như thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ sang tên.

Sau khi thỏa thuận, một bên sẽ có nghĩa vụ thực hiện hoàn toàn các nghĩa vụ còn lại với cơ quan có thẩm quyền. Đương nhiên giá trị giao dịch cũng được cân đối để phù hợp tương ứng với quyền lợi của bên đó.

3.2. Được quyền lựa chọn công chứng hoặc chứng thực:

Theo điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013 quy định:

Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản 1 Điều 167 Luật Đất đai 2013.

Nghĩa vụ bắt buộc là các bên phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Tuy nhiên, các  bên có thể lựa giữa nhu cầu công chứng hoặc chứng thực.

Một trong hai hoạt động này đều đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý. Tuy nhiên chứng thực chỉ có giá trị xác nhận hình thức, xác thực các bên ký vào văn bản. Các bên cần cân nhắc để lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu.

3.3. Công chứng tại nơi có nhà, đất cần mua bán:

Tại Điều 42 Luật Công chứng 2014 về phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản có quy định:

“Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”

Như vậy hợp đồng mua bán nhà, đất cần thực hiện công chứng giới hạn địa bàn, phạm vi thực hiện nhu cầu. Hợp đồng phải được công chứng ở các cơ quan có thẩm quyền trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nhà, đất đó. Căn cứ trên địa chỉ của nơi có nhà đất để tìm kiếm, lựa chọn văn phòng công chứng.

3.4. Thành viên gia đình phải có mặt không?

– Nếu đất thuộc sở hữu cá nhân, tự cá nhân đó thể hiện nhu cầu chuyển nhượng đất, thực hiện thủ tục công chứng.

– Đối với chuyển nhượng đất của hộ gia đình: Các thành viên đều có quyền lợi, lợi ích trên đất. Do đó họ phải thể hiện ý chí của mình có đồng ý chuyển nhượng quyền sử dụng đất hay không.

Các thành viên trong hộ gia đình sử dụng đất có thể ủy quyền bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực cho thành viên khác thực hiện. Hoặc có mặt để thể hiện nhu cầu, nguyện vọng của mình. Nội dung này được quy định rõ tại khoản 5 Điều 14 Thông tư 02/2015/TT-BTNMT, cụ thể:

“5. Người có tên trên Giấy chứng nhận hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật về dân sự quy định tại Khoản 1 Điều 64 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP chỉ được thực hiện việc ký hợp đồng, văn bản giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất khi đã được các thành viên trong hộ gia đình sử dụng đất đồng ý bằng văn bản và văn bản đó đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.”.

4. Giá trị pháp lý khi công chứng hợp đồng:

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014:

Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;

Khi đó, để hợp đồng xác lập có giá trị pháp lý, được ràng buộc thì các bên phải tiến hành công chứng. Theo yêu cầu, nhu cầu và thỏa thuận của các bên mà quyền và nghĩa vụ cũng được xác định tương ứng. Các bên chỉ cần đảm bảo thỏa thuận trên cơ sở tuân thủ, áp dụng các quy định bắt buộc trong nội dung văn bản pháp luật liên quan.

Theo khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014:

Thông thường nếu không có tranh chấp, đương nhiên các bên có thể tự do thỏa thuận, đảm bảo thực hiện. Tuy nhiên chuyển nhượng đất lại gắn với các lợi ích vật chất lớn, khiến con người ta có tham vọng hơn. Do đó các tranh chấp xảy ra rất nhiều trên thực tế.

Dựa trên hàng rào pháp lý, các bên phải nắm được quy định pháp luật để tự bảo vệ các quyền lợi của mình.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ. Từ đó cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể sử dụng, khai thác để giải quyết tranh chấp.

Những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Khi đó, phải đảm bảo nội dung phản ánh trong hợp đồng có công chứng tuân thủ quy định pháp luật.