Hướng dẫn cách xử lý sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử

1. Những trường hợp thường gặp khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử: 

Hiện nay, khi lập hóa đơn, nhiều trường hợp dẫn đến sai sót ghi sai tên của hàng hóa trên hóa đơn điện tử, cụ thể như:

– Hóa đơn điện tử xuất sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua:

Khi chưa gửi hóa đơn cho người mua, kế toán của doanh nghiệp có thể thực hiện xóa bỏ hóa đơn lập sai và xuất hóa đơn mới với thông tin đúng gửi cho bên mua.

– Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế:

– Hóa đơn điện tử sai tên hàng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế:

2. Hướng dẫn cách xử lý sai tên hàng hoá trên hóa đơn điện tử: 

2.1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót khi chưa gửi cho khách hàng: 

Dựa trên quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế mà chưa gửi cho người mua có sai sót thì xử lý như sau:

– Thực hiện hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót:  Người bán lập mẫu đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thông báo với cơ quan thuế.

– Sau đó tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

– Cuối cùng, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót khi đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót: 

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý cụ thể như sau:

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót: 

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót.

Bước 3: Tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh:

Lưu ý: khi điều chỉnh trên hóa đơn mới phải có dòng chữ ghi nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Bước 4: ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh.

– Lập hóa đơn mới thay thế: 

Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Tuy nhiên ngoại trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập.

Bước 3: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới.

Lưu ý: khi lập hóa đơn mới sẽ phải có dòng chữ thể hiện “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: 

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Còn đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sẽ gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử: 

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Những lỗi sai cần lưu ý để tránh khi lập hóa đơn: 

Một hóa đơn được coi là hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số mẫu hóa đơn

– Số hóa đơn

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

– Thời điểm lập hóa đơn

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

–  Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Một số sai sót nhiều người mắc phải có thể kể tới như:

– Hóa đơn ghi sai ngày lập: Nếu hóa đơn chưa được sử dụng để kê khai thuế thì kế toán lập biên bản thực hiện việc thu hồi các hóa đơn sai sót. Đồng thời, tiến hành gạch bỏ các liên sai sót và lập lại hóa đơn mới, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hiện tại. Nếu đã kê khai thuế thì lập biên bản ghi sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh.

– Thiếu thông tin mã số thuế: lập biên bản điều chỉnh sai hóa đơn và lập hóa đơn điều chỉnh.

– Hóa đơn ghi sai địa chỉ, nếu các thông tin đều đúng nhưng sai địa chỉ của người mua thì hóa đơn vẫn được chấp nhận, kế toán không cần sửa lại.

– Ghi sai thông tin người mua: nếu thông tin, địa chỉ của người mua sai như lại thông tin về mã số thuế đúng thì doanh nghiệp chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không cần lập mới hóa đơn.

– Ghi sai tên người mua: nếu đúng địa chỉ, mã số thuế nhưng sai tên người mua thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.

– Ghi sai tên hàng hóa: cả bên bán và bên mua cần lập lại biên bản điều chỉnh, ghi rõ các nội dung đã sai sót.

– Ghi sai giá tính thuế: cả hai bên lập biên bản điều chỉnh sai sót, sau đó lập hóa đơn mới, ghi lại chính xác các thông tin và điều chỉnh hồ sơ thuế.

4. Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót:

Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất theo quy định hiện nay được thực hiện theo Mẫu 04/SS-HĐĐT kèm quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ do Bộ Tài chính ban hành ngày 01/07/2022.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-o0o——–

THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

Kính gửi: (Cơ quan thuế)………

Tên người nộp thuế:………..

Mã số thuế:………

Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI VIẾT: 

Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14.