Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo thông tư 78

1. Các trường hợp hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78:

1.1. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn đã được cấp mã cho cơ quan thuế mà chưa gửi hóa đơn cho bên mua có sai sót:

Bước 1: Thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót,, sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống.

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cho Cơ quan thuế cấp mã mới (Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế) và gửi lại cho bên mua.

Lưu ý:

– Thông báo sai sót có thể lập cho danh sách các hóa đơn sai sót hoặc lập cho từng hóa đơn.

– Thông báo sai sót có thể lập trước hạn nộp tờ khai thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh vào bất cứ thời điểm nào .

– Sau khi thông báo sai sót gửi đến cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót thì cần kiểm tra trạng thái thông báo sai sót vào chi tiết nội dung phản hồi của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua sau đó người mua hoặc người bán đã phát hiện ra sai sót:

– Đối với trường hợp hóa đơn điện tử sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và không sai sót các nội dung khác thì xử lý:

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần phải lập lại hóa đơn.

Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo 123/2020/NĐ-CP  (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế có sai sót nêu trên nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho Cơ quan thuế).

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho Cơ quan thuế về sai sót

– Đối với trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót thông tin về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì xử lý như sau:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập mà có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận  về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số .. ký hiệu … số …. ngày … tháng … năm”

Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót” Thì thực hiện theo cách 1, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”

Người bán ký số hóa trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

Trường hợp 3: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT tại phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Trường hợp quá hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu này mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

1.2. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi có sai sót:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà có sai sót về tên, địa chỉ của bên mua nhưng không sai các thông tin về số thuế, các nội dung khác mà đã gửi hóa đơn này cho cơ quan thuế thì người bán phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp 2: Hóa đơn có sai sót thông tin về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lực chọn cách thức xử lý như sau:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót, trên hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ “ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu …. số … ngày … tháng … năm”

2. Nguyên tắc xử lý sai sót Hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư 78:

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót được quy định tại Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 17/9/2021 hướng dẫn nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

2.1.  Đối với hóa đơn điện tử:

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT  đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ mà sau đó  chấm dứt việc cung cấp dịch vụ  hoặc có phát sinh việc hủy thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế và sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu cho các lần xử lý tiếp theo;

– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trong thông báo đó có ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

– Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn,  ký hiệu hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

– Riêng đối với nội dung có sai sót về giá trị trên hóa đơn thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

2.2. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

– Trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế;

– Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng đối với trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót;

– Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn,  ký hiệu hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn).

3. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định:

– Không phải có chữ ký điện tử của người mua đối với trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán;

– Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua chẳng như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên nhận thanh toán, phiếu thu, biên bản giao nhận hàng hóa… thì trên hóa đơn điện tử mà người bán lập cho người mua theo quy định không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Như vậy, theo quy định thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu không cần xác nhận chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận. Yêu cầu này của doanh nghiệp sẽ được Cục Thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết: