Hướng dẫn cách ký tên, đóng dấu đúng luật mới nhất

1. Hướng dẫn cách ký tên, đóng dấu đúng luật mới nhất:

1.1. Hướng dẫn cách ký tên: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề ký ban hành văn bản. Theo đó:

• Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, thì người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức và cá nhân có thẩm quyền ký tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức đó ban hành; hoặc có thể giao cho cấp phó ký thay đối với các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số giấy tờ, văn bản khác thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trong trường hợp cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách, điều hành thì thực hiện thủ tục ký tên như cấp phó ký thay cấp trưởng;

• Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, thì người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức đó là cá nhân có quyền thay mặt tập thể lãnh đạo ký tên vào các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ được quyền thay mặt cho tập thể, ký thay cho người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức đối với những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản khác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

• Trong một số trường hợp đặc biệt khác, người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức cũng có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình để ký thừa ủy quyền một số giấy tờ, văn bản mà mình cần phải ký. Quá trình giao nhiệm vụ ký thừa ủy quyền cần phải được thực hiện bằng văn bản, cần phải giới hạn về thời gian và nội dung được ủy quyền hợp pháp. Người được ký thừa ủy quyền sẽ không được ủy quyền lại cho người khác khi không được sự đồng ý của người ủy quyền. Và văn bản ký thừa ủy quyền sẽ được thực hiện theo thể thức do tổ chức ủy quyền lựa chọn; văn bản được dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền;

• Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức có thể giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức mình ký thừa lệnh đối với một số loại văn bản, giấy tờ nhất định. Người được ủy quyền ký thừa lệnh sẽ được quyền giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh cần phải được quy định cụ thể trong Quy chế làm việc hoặc được quy định trong Quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đó;

• Người ký văn bản cần phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về giấy tờ, văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức là cá nhân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức mình ban hành. Riêng đối với văn bản giấy, khi ký văn bản cần phải dùng bút có mực màu xanh, tuyệt đối không được dùng các loại mực dễ phai màu. 

Như vậy, cần phải lưu ý cách ký tên như sau:

(1) Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

• Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức là cá nhân có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; cũng có thể giao cho cấp phó ký thay đối với các văn bản, giấy tờ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc một số giấy tờ thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trong trường hợp cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách, điều hành thì thực hiện thủ tục ký tên như cấp phó ký thay cấp trưởng;

• Cách thức ký tên: Trong trường hợp ký thay cho người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức thì cần phải ghi chữ viết tắt là “KT” vào trước chức vụ của cá nhân đứng đầu. Trong trường hợp cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện thủ tục ký tên như cấp phó ký thay cấp trưởng;

• Về căn cứ pháp lý: Căn cứ theo quy định tại Điều 13 và khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

(2) Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:

• Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức và cá nhân có quyền thay mặt cho tập thể lãnh đạo để ký tên vào văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức đó; cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ có quyền thay mặt cho tập thể, ký thay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với những văn bản, giấy tờ theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản khác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

• Về cách thức ký tên: Trong trường hợp ký tên thay mặt cho tập thể thì cần phải viết tắt chữ “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc trước tên của cơ quan, tổ chức;

• Về căn cứ pháp lý: Căn cứ theo quy định tại Điều 13 và khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

(3) Đối với trường hợp ký thừa ủy quyền:

• Về đối tượng áp dụng: Trong một số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình để thực hiện hoạt động ký thừa ủy quyền một số văn bản, giấy tờ mà mình cần phải ký. Đồng thời, việc giao nhiệm vụ ký thừa ủy quyền cần phải được lập thành văn bản, trong văn bản cần phải giới hạn rõ thời gian ủy quyền, nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền sẽ không được phép ủy quyền lại cho người khác khi không được sự đồng ý, cho phép của người ủy quyền;

• Về cách thức ký tên: Trường hợp ký thừa ủy quyền thì cần phải ghi tắt chữ “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức;

• Về căn cứ pháp lý: Căn cứ theo quy định tại Điều 13 và khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

(4) Đối với trường hợp ký thừa lệnh:

• Đối tượng áp dụng: Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức hoàn toàn có thể giao cho người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức đó thực hiện hoạt động ký thừa lệnh một số loại văn bản, giấy tờ nhất định. Người được ký thừa lệnh sẽ có quyền giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh cần phải được ghi nhận cụ thể trong quy chế làm việc hoặc trong quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đó;

• Về cách thức ký tên: Trường hợp ký thừa lệnh cần phải ghi viết tắt chữ “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức:

• Về căn cứ pháp lý: Căn cứ theo quy định tại Điều 13 và khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

1.2. Hướng dẫn cách đóng dấu: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có thể xác định cách đóng dấu văn bản công ty như sau:

(1) Đóng dấu chữ ký:

Dấu chữ ký là dấu được đóng lên trên chữ ký của cá nhân có thẩm quyền ký ban hành văn bản, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó. Cách đóng dấu chữ ký như sau:

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của cá nhân có thẩm quyền, tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ ký;

• Khi đóng dấu lên chữ ký của cá nhân, dấu cần phải được bao trùm lên khoảng diện tích 1/3 chữ ký về phía bên tay trái;

• Đóng dấu cần phải đảm bảo ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, sử dụng màu mực đỏ theo quy định của pháp luật.

(2) Đóng dấu treo:

Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức quy định. Tuy nhiên thông thường, khi đóng dấu treo thì cần phải được đóng lên đầu trang văn bản, bao trùm lên một phần tên cơ quan, tên tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Cần lưu ý thêm, việc đóng dấu treo lên văn bản không có ý nghĩa khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm mục đích khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một trong những bộ phận cần thiết của văn bản chính.

(3) Đóng dấu giáp lai:

Về cách thức đóng dấu giáp lai:

• Dấu giáp lai sẽ được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản;

• Dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các giấy tờ;

• Mỗi dấu giáp lai đóng tối đa không quá 05 tờ văn bản.

2. Ai có thẩm quyền đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan và tổ chức ban hành?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 32 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định về chức năng, trách nhiệm của Văn thư. Bao gồm:

• Bảo quản con dấu, sử dụng con dấu, sử dụng các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở của cơ quan, tổ chức đó;

• Văn thư chỉ được giao con dấu, các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức mình cho cá nhân khác khi được sự cho phép, đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, bàn giao các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải được lập thành văn bản;

• Cần phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao của văn bản đó;

• Chỉ được đóng dấu, ký số của tổ chức, cơ quan vào văn bản khi văn bản đó đã có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao của văn bản khi bản sao đó do chính cơ quan trực tiếp thực hiện.

Như vậy, thẩm quyền đóngdấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành thuộc về bộ phận Văn thư trong doanh nghiệp đó.

THAM KHẢO THÊM:

• Hướng dẫn cách đóng dấu treo, cách đóng dấu giáp lai 2023
• Những ai được đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính?
• Quy định về đóng dấu công ty, đóng dấu giáp lai lên bản sao