Hướng dẫn cách in và tra cứu mã vạch hải quan mới nhất

1. Hướng dẫn cách đăng ký, tra cứu và in mã vạch hải quan:

1.1. Cách đăng ký mã vạch hải quan: 

Để đăng ký mã vạch hải quan, trước hết doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng hệ thống hải quan điện tử và tiến hành khai báo trên hệ thống này để nhận mã vạch. Để truy cập vào hệ thống kê khai trực tuyến này, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số (token).

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số như VNPT, Viettel, FPT… Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng các gói dịch vụ với thời hạn khác nhau. Điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý là việc gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn để không gặp phải trục trặc trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

Các bước thực hiện đăng ký mã vạch hải quan cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng ký kê khai điện tử

– Đăng ký chữ ký số:

• Truy cập website https://www.customs.gov.vn/;

• Chọn mục đăng ký sử dụng chữ ký số;

• Điền các thông tin cần kê khai và nhấn nút “Xem thông tin”.

– Đăng ký mở tài khoản trên hệ thống VNACCS:

• Truy cập vào trang web https://www.customs.gov.vn/.

• Chọn mục “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị” và chọn chữ ký số, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin chữ ký số.

• Điền các thông tin tài khoản (Mã số thuế, email, mật khẩu) và nhấn “Đăng ký mới”.

• Sau khi đăng ký thành công, quay lại trang chủ và đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản vừa tạo.

• Vào mục “Đăng ký”, chọn “Đăng ký mới người sử dụng” và kê khai thông tin tại 2 tab là thông tin chung và thông tin người khai hải quan, sau đó nhấn ghi và thêm mới.

• Vào mục “Tra cứu”, tìm kiếm đăng ký mới và gửi đến hệ thống hải quan, sau đó nhận kết quả đăng ký thành công.

Bước 2: Khai báo tờ khai

Đăng ký tờ khai trên trang web https://www.customs.gov.vn/ và gửi thông tin lên hệ thống.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi gửi tờ khai hải quan, kiểm tra kết quả trong mục “Tra cứu thông tin đăng ký”. Hệ thống hải quan phân loại kết quả thành ba nhóm:

– Luồng xanh: nếu hàng hoá được phân vào luồng này thì sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ giấy tờ và kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp có thể nhận mã vạch, in và lấy hàng.

– Luồng vàng: Nếu hàng hóa được phân vào luồng này, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra các tài liệu đăng ký hàng hóa của doanh nghiệp. Trong trường hợp phát hiện cần sửa đổi hoặc bổ sung thông tin từ phía cơ quan hải quan, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các điều chỉnh này để hoàn tất quy trình xử lý hồ sơ.

– Luồng đỏ: Đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên tham gia quy trình khai báo tờ khai hải quan thì sẽ được phân vào luồng đỏ. Tại đây, hàng hóa sẽ trải qua quá trình kiểm tra tỉ mỉ hơn về cả mặt hồ sơ giấy tờ và thực tế về chất lượng và số lượng hàng hoá.

Bước 4: Lấy mã vạch hải quan

Sau khi tờ khai hải quan được phân loại, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch hải quan để tiếp tục các bước tiếp theo.

1.2. Hướng dẫn tra cứu mã vạch hải quan:

Sau 8 tiếng kể từ khi đăng ký, doanh nghiệp mới có thể tra cứu mã vạch. Quy trình tra cứu như sau:

• Truy cập website https://www.customs.gov.vn/ và chọn mục “In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng”.

• Điền các thông tin cần thiết như mã số doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, và ngày tờ khai.

• Nhập mã xác nhận do hệ thống cung cấp, sau đó nhấn “Lấy thông tin” để nhận danh sách mã vạch tương ứng.

1.3. Hướng dẫn in mã vạch hải quan:

(1) In mã vạch trên website:

Sau khi hoàn tất bước tra cứu, hệ thống sẽ tự động tải về danh sách các mã vạch tương ứng với hàng hoá và tờ khai đã tra cứu. Việc in mã vạch trở nên đơn giản hơn bằng cách lựa chọn trang in trên trình duyệt và sử dụng lệnh in của máy tính.

(2) In mã vạch trên phần mềm:

Ngoài việc in mã vạch trực tiếp trên website của cơ quan hải quan, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm khai báo hải quan như VNACCS hoặc VICS để in mã vạch.  Đây là phần mềm miễn phí, thao tác trên phần mềm phức tạp hơn so với trên website.

• Bước 1: Sau khi đăng nhập vào hệ thống thì bạn tiến hành chọn thẻ “Kết quả xử lý tờ khai”.

• Bước 2: Chọn mục “Lấy danh sách mã vạch phương tiện” và sau đó chọn “Lấy danh sách container của tờ khai”, sau đó nhấn “Ghi”.

• Bước 3: Chọn mục “Lấy thông tin” và nhấn nút “Lấy thông tin”. Đồng thời, cung cấp thông tin doanh nghiệp và cắm chứng thư số (token) để thực hiện khai báo và nhận kết quả phản hồi.

• Bước 4: Tại thẻ “Lấy danh sách mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát”, chọn nút “In”. Hệ thống sẽ tự động xuất ra danh sách mã vạch và bạn chỉ cần đặt lệnh in trên máy tính.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ khai hải quan của các đơn vị khác nhau.  Doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng những phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng hơn và đi kèm dịch vụ hỗ trợ để phù hợp với nhu cầu của mình.

2. Sự cần thiết của mã vạch hải quan: 

Trong thời đại số hóa, việc tự động hóa các quy trình trong thủ tục hành chính là cực kỳ quan trọng. Mã vạch hải quan đã góp phần cải thiện hiệu quả quản lý và giảm bớt phức tạp trong các quy trình và thủ tục hải quan, giảm thiểu thời gian cần thiết để thực hiện quá trình thông quan.

– Sử dụng mã vạch giúp giảm áp lực cho cán bộ hải quan trong việc giám sát hàng hoá xuất nhập khẩu và hỗ trợ cán bộ hải quan trong việc kiểm tra hồ sơ và hàng hoá một cách chính xác và hiệu quả. Việc kiểm tra tờ khai tự động thông qua mã vạch cũng ngăn chặn được việc làm giả hồ sơ và giấy tờ từ các doanh nghiệp.

– Mã vạch hải quan còn giúp cơ quan hải quan kiểm soát giá trị hàng hoá nhập khẩu và xác định thuế nhập khẩu một cách chính xác. Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng mã vạch hải quan không chỉ dễ dàng và tiện lợi mà còn giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và chi phí để thực hiện các quy trình hải quan, bao gồm cả chi phí lưu kho và tồn đọng hồ sơ giấy tờ.

3. Phân loại mã vạch hải quan: 

Mã vạch hải quan loại 1 là mã vạch được in trực tiếp lên tờ khai hải quan, không thay thế tờ khai mà nhằm mục đích mã hoá để dễ dàng nhận diện số tờ khai. Khi nhận được tờ khai, các cán bộ hải quan sẽ quét mã vạch và kiểm soát trên hệ thống tự động. Nếu tờ khai được xác nhận, hệ thống sẽ tích hợp chữ ký số của cơ quan hải quan và tạo ra mã vạch hải quan loại 2.

Mã vạch hải quan loại 2 chứa thông tin chi tiết về số lượng và danh sách container/hàng hóa đã được xác nhận thông quan. Doanh nghiệp cần in mã vạch này kèm theo hồ sơ hải quan để thực hiện quy trình thông quan và nhận hàng.

4. Lưu ý về mã vạch hải quan:

Khi in mã vạch hải quan, có thể gặp phải các lỗi, thường do thiếu cài đặt font FREE3OF9.TTF, font chữ chuẩn để đọc mã vạch. Để khắc phục, chỉ cần cài đặt font chữ này vào máy tính.

Ngoài ra, khi lấy mã vạch hải quan doanh nghiệp cũng cần lưu ý nhập đúng thông tin hàng hóa để đảm bảo rằng mã vạch được in ra sẽ chính xác, tránh nhầm lẫn.

THAM KHẢO THÊM:

• Xuất hóa đơn đối với hàng xuất khẩu trước hay sau lập tờ khai hải quan?
• Khai báo hải quan là gì? Trình tự thủ tục khai báo hải quan đối với hàng hóa?
• Lệ phí hải quan là gì? Mức phí, lệ phí hải quan phải nộp?