Những trường hợp nào được rút hồ sơ dự thầu theo quy định?

Như chúng ta đã biết, chuẩn bị hồ sơ dự thầu là một trong những khâu cơ bản và quan trọng trong quá trình dự thầu. Trong những trường hợp bất khả kháng nhà thầu phải tiến hành thủ tục rút hồ sơ dự thầu. Vậy, theo quy định thì hồ sơ và trình tự thực hiện việc rút hồ sơ được thực hiện thế nào. Bài viết dưới đây của Luật Dương gia sẽ giúp cho bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích về vấn đề này.

Cơ sở pháp lý:

Nghị định 63/2014/ NĐ – CP

Luật đấu thầu năm 2013 số 43/2013/QH13 mới nhất áp dụng năm 2021

Giải quyết vấn đề:

1. Trường hợp rút hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp theo phương thức một giao đoạn

Căn cứ theo  Điều 13 tại Nghị định 63/2014/ NĐ – CP trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp theo phương thức một giai  đoạn được yêu cầu như sau:

“3. Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

a) Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

c) Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

d) Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.”

Như vậy, trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp theo phương thức một giao đoạn được yêu cầu rất rõ ràng. Việc nhà thầu muốn rút hay muốn sửa hồ sơ thì phải có giấy yêu cầu và chỉ được chấp thuận cho việc sửa hồ sơ và rút hồ sơ khi đã có văn bản chấp thuận có dấu của tổ chức thực hiện việc đấu thầu

2. Trường hợp rút hồ sơ dự thầu đối với gói thầu đấu thầu rộng rãi , hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn

Trong trường hợp gói thầu là đấu thầu rộng rãi , hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn thì việc chuẩn bị hồ sơ rút thầu được quy định tại Điều 36 Nghị định 63/2014/ NĐ – CP như sau:

“3. Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

a) Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

c) Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

d) Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.”

Đánh giá sơ bộ, thì hồ sơ trong trường hợp gói thầu là đấu thầu rộng rãi , hạn chế đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn thì hồ sơ không có sự khác biệt quá nhiều so với hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp theo phương thức một giai đoạn.

3. Trường hợp rút hồ sơ dự thầu đối với gói thầu là quy trình đấu thầu rộng rãi, hạn chế đối với gói thầu mua sắm hàng hóa , xây lắp hỗn hợp theo phương thức hai giai đoạn.

Tại Điều 45 Nghị định 63/2014/ NĐ – CP quy định về hồ sơ rút thầu trong trường hợp này như sau:

“3. Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

a) Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

c) Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

d) Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.”

Như vậy, việc chuẩn bị hồ sơ rút thầu sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp đấu thầu mà chủ thầu cần chuẩn bị sao cho đúng vưới quy định pháp luật. Một lưu ý đối với hồ sơ xin rút thầu đó là bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.

Giải quyết trường hợp cụ thể:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư Luật Dương gia, tôi có một vấn đề về lĩnh vực đấu thầu và tôi muốn hỏi một vấn đề như sau, bên A (chủ đầu tư) có phát hành hồ sơ mời thầu một gói thầu xây lắp. Bên tôi là bên B (một trong những bên mua hồ sơ dự thầu) sau khi mua hồ sơ xong hoàn tất các thủ tục liên quan và nộp hồ sơ lên cho bên mời thầu. Tuy nhiên gần đến thời điểm mở thầu thì công ty tôi có một số vấn đề trục trặc về tài chính nên không thể tham gia dự thầu như đã dự định. Tôi không biết chúng tôi có được hủy hồ sơ hay rút hồ sơ hay cứ để như vậy, vì khi trường hợp trúng thầu mà chúng tôi không thực hiện được. Mong luật sư Luật Dương gia đưa ra hướng giải quyết giúp tôi. Tôi xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:

Đối với trường hợp của bạn, theo như quy định của Nghị định 63/2014/ NĐ – CP nêu rõ:

“ 3. Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

a) Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

c) Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

d) Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.”

Như vậy, bạn sẽ gửi một văn bản thông báo gửi cho bên mời thầu với nội dung về việc rút lại hồ sơ dự thầu, nếu đáp ứng điều kiện là trước thời điểm đóng thầu thì bạn sẽ được rút hồ sơ.