Hóa đơn là tài liệu liệt kê các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng và đặt ra nghĩa vụ đối với khách hàng là phải thanh toán cho doanh nghiệp. Đối với khách hàng, hóa đơn cung cấp một bản ghi có tổ chức về một khoản chi phí. Vậy hóa đơn là gì?
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn là gì?
Trên cơ sở quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thì “Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.”
Hóa đơn là một tài liệu thương mại được đóng dấu thời gian, ghi lại từng khoản mục và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn.
Hóa đơn hoặc thẻ là một tài liệu thương mại do người bán phát hành cho người mua liên quan đến giao dịch mua bán và cho biết các sản phẩm, số lượng và giá cả đã thỏa thuận cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người bán đã cung cấp cho người mua.
Các điều khoản thanh toán thường được ghi trên hóa đơn. Những điều này có thể quy định rằng người mua có số ngày tối đa để thanh toán và đôi khi được giảm giá nếu thanh toán trước ngày đến hạn. Người mua có thể đã thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được liệt kê trên hóa đơn. Để tránh nhầm lẫn và hậu quả là các thông tin liên lạc không cần thiết từ người mua đến người bán, một số người bán ghi rõ ràng bằng các chữ cái lớn và/ hoặc viết hoa trên hóa đơn liệu nó đã được thanh toán hay chưa.
Theo quan điểm của người bán, hóa đơn là hóa đơn bán hàng. Theo quan điểm của người mua, hóa đơn là hóa đơn mua hàng. Chứng từ cho biết người mua và người bán, nhưng hóa đơn kỳ hạn cho biết tiền đang nợ hoặc đang nợ.
Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.
Hóa đơn là tài liệu lưu giữ hồ sơ giao dịch giữa người mua và người bán, chẳng hạn như biên lai giấy từ cửa hàng hoặc hồ sơ trực tuyến từ nhà may điện tử.
Hóa đơn là một yếu tố quan trọng của kiểm soát và kiểm toán nội bộ kế toán.
Các khoản phí được ghi trên hóa đơn phải được sự chấp thuận của nhân viên quản lý có trách nhiệm.
Hóa đơn thường phác thảo các điều khoản thanh toán, chi phí đơn vị, vận chuyển, xử lý và bất kỳ điều khoản nào khác được nêu trong quá trình giao dịch.
Hóa đơn phát triển qua các thời kỳ như sau:
– Hóa đơn đá
Hóa đơn và hồ sơ giao dịch đã được thực hiện sớm nhất vào năm 5000 trước Công nguyên ở Mesopotamia. Các thương gia đã từng chạm khắc các chi tiết của giao dịch trên đất sét hoặc bảng đá bằng cách sử dụng dạng toán sớm nhất.
– Hóa đơn viết tay
Hóa đơn sau đó đã phát triển thành hóa đơn viết tay trên da động vật, giấy da hoặc giấy. Những hóa đơn này chứa hầu hết các yếu tố của một hóa đơn hiện đại và được sử dụng chữ ký hoặc con dấu.
– Hóa đơn điện tử
Việc phát minh ra máy tính đã mang lại sự thay đổi lớn tiếp theo trong việc lập hóa đơn. Cuộc cách mạng này được kích hoạt bởi mong muốn giảm chi phí và lao động truyền thống. Việc lập hóa đơn trở nên rẻ hơn, dễ dàng hơn và nhanh hơn với hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn trực tuyến
Sự ra đời của Internet đã dẫn đến những cách tốt hơn, an toàn hơn, xanh hơn để giao tiếp với khách hàng. Hóa đơn trực tuyến không có giấy tờ vì hóa đơn được gửi qua email và thanh toán được thực hiện trực tuyến.
– Hóa đơn di động
Hóa đơn trong thế giới hiện đại đã trở nên di động. Các công ty SaaS (Phần mềm như một dịch vụ) chuyên biệt đảm bảo rằng việc lập hóa đơn hiện được tự động hóa, an toàn và tức thì, vì vậy bạn có thể lập hóa đơn khi đang di chuyển.
Hóa đơn có tên trong tiếng Anh là: “Invoice”.
2. Phân loại hóa đơn:
Trên cơ sở quy định tại Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành hóa đơn được phân loại thành các loại hóa đơn như sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)
– Hóa đơn bán hàng
– Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
– Phiếu thu tiền
Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.
Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ.
Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một bảng sao kê cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đúng như vậy, bản tuyên bố phải chỉ ra rằng sẽ không có hóa đơn nào được gửi tiếp theo. Trước đây, hóa đơn được ghi trên giấy, thường được tạo nhiều bản sao để người mua và người bán đều có hồ sơ về giao dịch để lưu trữ cho riêng mình . Hiện nay, hóa đơn do máy tính lập khá phổ biến. Chúng có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho các bên của giao dịch. Hồ sơ điện tử cũng cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.
3. Nội dung của hóa đơn:
Hóa đơn được sử dụng như một tài liệu nguồn cho kế toán kinh doanh. Hóa đơn hữu ích để ghi lại tất cả các giao dịch bán hàng mà một doanh nghiệp thực hiện với khách hàng của mình. Hóa đơn được các doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
– Để yêu cầu khách hàng thanh toán kịp thời
– Để theo dõi doanh số bán hàng
– Để theo dõi hàng tồn kho, đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm
– Để dự báo doanh số bán hàng trong tương lai bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử
– Để ghi nhận doanh thu kinh doanh để nộp hồ sơ thuế
Một hóa đơn chuyên nghiệp sẽ trông rõ ràng, dễ đọc và đơn giản trong khi cung cấp tất cả các chi tiết về các dịch vụ được cung cấp và khoản thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Một hóa đơn chuyên nghiệp phải luôn bao gồm:
– Thông tin liên hệ kinh doanh của bạn
– Thông tin liên hệ của khách hàng của bạn
– ID hóa đơn hoặc số hóa đơn
– Điều khoản và thời hạn thanh toán
– Danh sách các dịch vụ được hiển thị thành từng mục
– Số tiền đến hạn
Các công ty cần giao hóa đơn để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, có những lợi ích khác khi sử dụng hóa đơn.
– Lưu trữ hồ sơ
Lợi ích quan trọng nhất của hóa đơn là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng. Điều này giúp bạn có thể biết khi nào một hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã bán nó.
– Theo dõi thanh toán
Hóa đơn là một công cụ kế toán vô giá. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.
– Bảo vệ pháp lý
Hóa đơn hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Nó bảo vệ người bán khỏi các vụ kiện gian lận.
– Khai thuế dễ dàng
Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các hóa đơn bán hàng giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ thuế.
– Phân tích kinh doanh
Phân tích hóa đơn có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm, v.v. Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
4. Hình thức hóa đơn:
Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
– Hóa đơn tự in
– Hóa đơn điện tử
– Hóa đơn đặt in
Một hóa đơn tốt, hợp pháp phải chứa tất cả thông tin mà khách hàng sẽ cần để thực hiện thanh toán và cung cấp một đại lộ để giải quyết bất kỳ câu hỏi nào. Chúng ta hãy xem xét các yếu tố khác nhau của một hóa đơn:
– Số hóa đơn
– Ngày của dịch vụ được kết xuất
– Ngày gửi hóa đơn
– Liên hệ và tên của tổ chức / người bán
– Tên và liên hệ của người mua
– Điều khoản và điều kiện
– Giới thiệu chi tiết từng sản phẩm hoặc dịch vụ
– Chi phí cho mỗi đơn vị sản phẩm
– Thuế suất
– Tổng số tiền nợ bằng đơn vị tiền tệ
– Một ghi chú được cá nhân hóa
Cơ sở pháp lý: Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
