Hóa đơn điện tử là gì? Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 2 Điều 3 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Theo Nghị định này thì các hóa đơn điện tử đều được ghi nhận bằng phương tiện điện tử, gồm cả máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Dù theo khái niệm nào thì hóa đơn điện tử vẫn được hiểu theo một cách thống nhất về mặt ý nghĩa, và mang tính xác định rõ ràng.

Rất nhiều người trong xã hội bị lầm tưởng rằng hóa đơn điện tử và hóa đơn đều được gọi là “bill”. Hóa đơn điện tử cũng là một dạng thanh toán giống các hóa đơn thanh toán khác, và giống như bill. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử được dịch sang tiếng anh là “electronic bill” là cụm từ để chỉ về hóa đơn điện tử mà nhiều người dịch đơn giản từ tiếng Việt.

Trong doanh nghiệp thì sẽ sử dụng với các thuật ngữ chuyên môn khác, thuật ngữ mà doanh nghiệp sử dụng để chỉ về hóa đơn điện tử bằng tiếng anh là “invoice”. Invoice là một thuật ngữ để chỉ hóa đơn điện tử, nó cũng giống như bill là một dạng hóa đơn được tạo sản thông qua phần mềm về hóa đơn điện tử. 

Việc thanh toán của khách hàng với doanh nghiệp sẽ được gửi đến tin nhắn hoặc email của khách hàng để khách hàng tiện lợi nhất cho việc thanh toán, cũng như việc kiểm soát các sản phẩm được giao dịch của hai bên.

Hóa đơn điện tử bằng tiếng anh thể hiện bằng thuật ngữ “invoice” sẽ là một hóa đơn có đầy đủ thông tin về khách hàng cho đến thông tin về sản phẩm bạn bán hàng của giao dịch giữa hai bên. Invoice khác bill ở chỗ hóa đơn điện tử của một doanh nghiệp sẽ có chứa mã thuế của doanh nghiệp, mã của doanh nghiệp và tài khoản của doanh nghiệp và các doanh nghiệp khác nhau sẽ có các loại mã này là khác nhau.

2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử:

Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện các giao dịch với đối tác và khách hàng: 

• Thứ nhất, giúp các doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc thực hiện thanh toán thông qua hóa đơn điện tử thay vì cách sử dụng hóa đơn giấy trước đây.
• Thứ hai, thông qua việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí về việc in ấn các hóa đơn cũ, dễ dàng hơn trong việc lưu trữ cũng như tìm kiếm các hóa đơn cũ
• Thứ ba, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp về việc chuyển hóa đơn trước đây đến đối tác hoặc khách hàng. Thông qua hóa đơn điện tử sẽ khiến cho việc chuyển giao dịch nhanh hơn chỉ trong một “nốt nhạc” với việc kết nối internet là các doanh nghiệp đã có thể gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng của mình,
• Thứ tư, đảm bảo cho việc quản lý hóa đơn được nhanh gọn, khoa học, việc tìm kiếm các hóa đơn kể cả từ các hóa đơn từ rất lâu cũng chỉ cần tìm kiếm trong vài giây là thấy.
• Thứ năm đảm bảo thông tin của khách hàng được bảo mật tuyệt đối và lưu giữ lâu dài.

3. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn điện tử là một trong những sản phẩm mang tính đột phá trong việc quản lý hóa đơn chứng từ của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. 

Hóa đơn điện tử ra đời thay thế hóa đơn giấy không những khắc phục được nhược điểm của hóa đơn giấy một cách tối đa mà còn tạo ra một cách quản lý hóa đơn chứng từ toàn diện tăng năng suất hiệu quả công việc lên đến 200%. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì bạn hoàn toàn có thể:  

• Quản lý hệ thống, quản lý tập trung hoặc phân tán phù hợp dùng cho mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh
• Tạo lập, xuất, gửi hóa đơn nhanh chóng dễ dàng tiết kiệm chi phí tối đa
• Tra cứu thông tin hóa đơn chứng từ nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị điện tử
•  Lưu trữ hóa đơn điện tử chứng từ lớn, bảo mật thông tin tối ưu
•  Kết nối với các phần mềm quản lý khác như phần mềm SAP, phần mềm ERP, phần mềm CRM,… xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN
• Gửi thông tin cho khách hàng một cách tự động qua SMS, internet, email…

Trước đây tại Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử, cung cấp hàng hóa, dịch vụ ghi rõ: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.

Như vậy tại Nghị định này bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tính đến hết ngày 01/11/2019 buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngày 13/6/2019 Quốc hội thông qua Luật Quản lý thuế, tại khoản 2 Điều 151 quy định rõ hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế trước ngày 01/07/2022.

Theo đó mà rất nhiều người đang thắc mắc việc lùi thời gian tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp đến 01/07/2022. Tuy nhiên, Luật Quản lý thuế 2019 không quy định thời điểm đăng ký áp dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử mà chỉ quy định về khái niệm hóa đơn điện tử; nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; dịch vụ về hóa đơn điện tử, dịch vụ về hóa đơn điện tử. 

Tuy nhiên, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong đó, bãi bỏ quy định về áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 (từ 01/7/2022 mới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử). Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

…

3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020”

Như vậy, theo quy định trên doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022.

4. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:

a. Lập hóa đơn điện tử:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

• Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

c. Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉn, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Kết luận: Trong thời đại công nghệ số phủ sóng toàn cầu, doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử phần nào hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động của mình. Thế nên xu hướng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử từ hóa đơn giấy ngày càng cấp thiết. Đặc biệt, Tổng cục thuế đã có lộ trình triển khai hóa đơn điện tử trong công tác hiện đại hóa quản lý thuế, chuyển từ giai đoạn khuyến khích sang bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong tương lai gần.