Chúng ta thường nghe đến cụm từ nhân khẩu, sổ hộ khẩu, các thủ tục tách nhập khẩu… nhưng lại hoàn toàn mơ hồ về khái niệm và chức năng của những cuốn sổ, giấy tờ pháp lý đó. Bài biết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về sổ hộ khẩu.

Mục lục bài viết

1 1. Hộ khẩu là gì?
2 2. Những việc cần đến sổ hộ khẩu:
3 3. Thủ tục xin cấp sổ hộ khẩu:
4 4. Bao giờ thì bỏ sổ hộ khẩu giấy:

1. Hộ khẩu là gì?

Hộ khẩu là một phương pháp quản lý dân số chủ yếu dựa vào hộ gia đình. Đây là công cụ và thủ tục hành chính giúp nhà nước quản lí việc di chuyển sinh sống của công dân Việt Nam. Chế độ hộ khẩu ở Việt Nam được hình thành nhằm mục đích kiểm soát trật tự xã hội và quản lí kinh tế của đất nước. Nó chủ yếu được sử dụng ở Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam và một số các quốc gia khác.

Hệ thống này xuống một phần từ các hệ thống đăng ký hộ gia đình Trung Quốc thời cổ đại. Hệ thống đăng ký hộ khẩu cũng có ảnh hưởng tới hệ thống quản lý công dân tại các quốc gia Đông Á láng giềng như hệ thống hành chính công của Nhật Bản và Hàn Quốc, Việt Nam. Tại nhiều nước khác, Chính phủ cũng có các loại giấy tờ xác định nơi cư trú của công dân (mục đích tương tự như hộ khẩu, chỉ khác về tên gọi), như Hoa Kỳ quản lý công dân qua các “mã số công dân”, các nước EU thì đã thống nhất sử dụng “hộ chiếu EU” là sự hợp nhất bốn loại giấy tờ: hộ khẩu, hộ tịch, CMND, hộ chiếu theo cách gọi ở Việt Nam.

Cơ quan Công an là bộ phận cấp sổ hộ khẩu. Khi có sự thay đổi chỗ ở, nhân sự hay các vấn đề liên quan đến quyền lợi như phân chia ruộng đất, nhà ở, việc làm, giấy tờ… công dân phải tiến hành thay đổi hộ khẩu. Các thủ tục có thể bao gồm: Tách, nhập, khai báo tạm trú, tạm vắng…

Hộ khẩu tiếng Anh là: Household

Sổ hộ khẩu dịch sang tiếng Anh có ít nhất 5 cách dịch được liệt kê sau đây:

Number of inhabitants;
Household Book;
Household Registration Book;
Family Register;
Family Record Book;
Household Registration Of Family;

Ví dụ về sổ hộ khẩu trong tiếng Anh:

– He said that he found this information in household book.

Ông ta nói rằng ông ta đã tìm thấy thông tin này trong sổ hộ khẩu.

– Did you receive your household registration book?

Bạn đã nhận được sổ hộ khẩu chưa?

– Please be sure, as I still have to submit my household registration book by Monday.

Xin hãy chắc chắn, vì tôi còn phải nộp cuốn sổ hộ khẩu vào thứ Hai

Mẫu sổ hộ khẩu dịch sang tiếng anh

2. Những việc cần đến sổ hộ khẩu:

Xác định nơi cư trú

Sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một vài trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống.

Quyền chuyển nhượng, mua bán và sở hữu đất

Để thực hiện quyền chuyển nhượng, mua bán đất, sổ hộ khẩu là một giấy tờ chứng nhận, văn bản pháp lí trong trường hợp nhận thừa kế. Nó còn đảm bảo thi hành án cho các trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất…

Các thủ tục hành chính và giấy tờ

Sổ hộ khẩu là một giấy tờ pháp lí, vì vậy nó rất cần thiết trong quá trình thực hiện các thủ tục như đăng kí thường trú, tạm trú, chuyển tách hộ khẩu, cấp đổi sổ hộ khẩu, xóa hay xác nhận đăng kí thường trú… Ngoài ra, các thủ tục hành chính liên quan giấy phép kinh doanh, đăng kí kết hôn, hộ chiếu, chứng minh nhân dân, khai sinh, khai tử hay hồ sơ xin việc… đều cần đến hộ khẩu làm giấy tờ chứng thực.

Sổ hộ khẩu là công cụ để Nhà nước quản lý nơi cư trú của công dân.

Tại Điều 18 Luật cư trú 2006 quy định:

‘Công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú và được cấp sổ hộ khẩu.’

Trong khi đó, Điều 24 làm rõ vai trò của Sổ hộ khẩu như sau: Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân. Những người đăng ký tạm trú chỉ được cấp Sổ tạm trú thay vì Sổ hộ khẩu.

Thông thường trong Sổ hộ khẩu có các thông tin về chủ hộ và các thành viên khác cùng hộ khẩu, như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, mối quan hệ với chủ hộ,… Theo đó, sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một vài trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống.

3. Thủ tục xin cấp sổ hộ khẩu:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Khoản 2 Điều 21 Luật cư trú 2020 và được hướng dẫn bởi Điều 6 Thông tư 35/2014/TT-BCA về hồ sơ đăng ký thường trú và được cấp sổ hộ khẩu bao gồm:

– Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu (bản sao chứng thực);

– Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;

– Bản khai nhân khẩu;

– Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp.

Trường hợp cá nhân, hộ gia đình chuyển hộ khẩu từ địa phương khác nằm ngoài phạm vi xã, phường, thị trấn đó thì cần có giấy chuyển hộ khẩu do cơ quan Công an nơi cư trú trước đó cấp.

Trường hợp sau khi tách khẩu có chỗ ở hợp pháp trong cùng địa xã, thị trấn thuộc huyện, đồng thời công dân có nhu cầu cấp sổ hộ khẩu thì cần thêm sổ hộ khẩu gia đình bản gốc.

Trường hợp tách hộ khẩu có cùng chỗ ở hợp pháp, đồng thời với việc tách khẩu công dân có nhu cầu thì được cấp sổ hộ khẩu mà thuộc trường hợp bắt buộc phải xem xét ý kiến của chủ hộ thì cần thêm văn bản đồng ý của chủ hộ về việc tách hộ khẩu ở cùng chỗ ở hợp pháp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Luật cư trú 2006 được hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 35/2014/TT-BCA quy định như sau:

1. Công an quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương có thẩm quyền đăng ký thường trú tại quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại các xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh. Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Tiếp nhận hồ sơ.

Cán bộ tiếp nhận tiến hành kiểm tra giấy tờ theo về sự đầy đủ, tính hợp lệ và nội dung hồ sơ quy định pháp luật, người đến nộp hồ sơ phải xuất trình để đối chiếu (nếu có). Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận và viết phiếu hẹn giao cho người đến nộp hồ sơ.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ thì viết giấy hướng dẫn người đến nộp hồ sơ thực hiện cho quy định pháp luật. Trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết, hướng dẫn người đến nộp hồ sơ liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết.

Xử lý hồ sơ và trả kết quả

Trường hợp nội dung hồ sơ phù hợp với quy định của pháp luật, Cán bộ, công chức có trách nhiệm, quyền hạn giải quyết tiến hành ngay việc xử lý hồ sơ theo đúng pháp luật quy định hiện hành và cấp sổ hộ khẩu là kết quả việc thực hiện thủ tục hành chính cho người có nhu cầu đăng ký thường trú.

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 21 Luật cư trú 2006 thì trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải cấp sổ hộ khẩu cho người đã nộp hồ sơ đăng ký thường trú. Trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do về việc không đủ điều kiện cấp sổ hộ khẩu cho người yêu cầu.

4. Bao giờ thì bỏ sổ hộ khẩu giấy:

Luật cư trú (sửa đổi) gồm 7 chương, 38 điều sẽ có hiệu lực từ 1-7-2021. Đáng chú ý tại khoản 3, điều 38, luật quy định kể từ ngày có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31-12-2022. Trường hợp thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú khác với thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký, khai báo về cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã cấp, thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú theo quy định của Luật này và không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.

Theo Bộ trưởng Bộ Công an Tô Lâm thì Luật Cư trú (sửa đổi) sẽ bãi bỏ hình thức quản lý dân cư đăng ký thường trú bằng Sổ Hộ khẩu và thay thế bằng hình thức quản lý thông qua mã số định danh cá nhân. Từ đó, bãi bỏ kết quả giải quyết thủ tục là Sổ Hộ khẩu và thay thế bằng hình thức cập nhật thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Bên cạnh đó, cũng bãi bỏ hình thức quản lý dân cư tạm trú bằng Sổ Tạm trú và thay thế bằng hình thức quản lý thông qua mã số định danh cá nhân. Từ đó, bãi bỏ kết quả giải quyết thủ tục là Sổ Tạm trú và thay thế bằng hình thức cập nhật thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú

Đặc biệt, sẽ bãi bỏ toàn bộ hoặc một phần các thủ tục hành chính có nội dung liên quan đến Sổ Hộ khẩu, Sổ Tạm trú như: Tách Sổ Hộ khẩu; cấp đổi Sổ Hộ khẩu; cấp lại Sổ Hộ khẩu; điều chỉnh những thay đổi trong Sổ Hộ khẩu; xóa đăng ký thường trú; xác nhận việc trước đây đã đăng ký thường trú; hủy bỏ kết quả đăng ký thường trú trái pháp luật; cấp giấy chuyển hộ khẩu; cấp đổi Sổ Tạm trú; cấp lại Sổ Tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong Sổ Tạm trú; gia hạn tạm trú; hủy bỏ đăng ký tạm trú trái pháp luật… tạo điều kiện tối đa cho người dân.

Theo đó, Cơ quan đăng ký, quản lý cư trú có trách nhiệm thẩm định, cập nhật thông tin địa chỉ thường trú, tạm trú mới của người đăng ký vào Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và thông báo cho người đăng ký về việc đã cập nhật thông tin đăng ký thường trú, tạm trú (không cấp Sổ Hộ khẩu, Sổ Tạm trú giấy).

Kết luận: Hộ khẩu là một trong những phương thức quản lý dân cư của nhà nước. Trước giờ đều được thực hiện bằng cách thông qua sổ hộ khẩu giấy. Đến năm 2021, Luật Cư trú mới có hiệu lực thi hành, khi đó sẽ chuyển đổi sang phương thức quản lý bằng phần mềm, tạo điều kiện cho cơ quan quản lý dễ dàng truy cập và trích xuất thông tin khi có yêu cầu. Việc chuyển đổi này là một bước tiến quan trọng, giúp cho nền tư pháp nước nhà cải tiến và sử dụng thuận lợi hơn.