Hạch toán phụ thuộc là gì? Quy định về đơn vị hạch toán phụ thuộc?

1. Hạch toán phụ thuộc là gì?

Theo quy định pháp luật, cụ thể tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Chi nhánh hoàn toàn có quyền lựa chọn đơn vị hạch toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu hạch toán độc lập là chế độ tài chính của chi nhánh hoàn toàn độc lập với công ty mẹ, thì hạch toán phụ thuộc lại là chế độ tài chính của chi nhánh và hoàn toàn phụ thuộc vào công ty mẹ. Chi nhánh chỉ tập hợp chứng từ, cuối tháng gửi về công ty chính để kê khai và quyết toán thuế.

2. Hạch toán phụ thuộc có những ưu và nhược điểm gì?

Về ưu điểm: Hạch toán phụ thuộc có thể làm giảm thiểu một số công việc kế toán như lập các loại báo cáo. Như đã nói ở phần 1, chi nhánh chỉ tập hợp chứng từ, cuối tháng gửi về công ty chính để kê khai và quyết toán thuế. Qua đó, việc lập báo cáo và trình lên doanh nghiệp chi nhánh hạch toán độc lập không phải thực hiện mà do chính doanh nghiệp đó thực hiện luôn. Chi nhánh chỉ thực hiện công việc duy nhất là tập hợp chứng từ và gửi về cho công ty chính.

Về nhược điểm: Chi nhánh sẽ khó khăn trong việc quản lý chi phí, lỗ lãi, và các chứng từ liên quan. Bản chất của chi nhánh phụ thuộc là hoàn toàn phụ thuộc vào công ty mẹ. Và thực hiện công việc là tập hợp chứng từ và nộp cho công ty mẹ. Nên trong trường hợp có sự cố phát sinh về vấn đề chi phí, hoặc lỗ lãi, chi nhánh khó có thể xử lý và gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý.

Như vậy, ưu và nhược điểm của hạch toán phụ thuộc là những vấn đề không thể thiếu đối với một vấn đề, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào những ưu và nhược điểm này mà chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức hoạch toán nào phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

3. Thành lập chi nhánh hạch toán phụ thuộc:

Mỗi chi nhánh hạch toán phụ thuộc sẽ được cấp một mã số thuế và con dấu riêng, tuy nhiên chi nhánh vẫn sẽ bị phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ. Việc thành lập được quy định như sau:

Thứ nhất, quy định về thành lập chi nhánh hạch toán phụ thuộc

Một, đối với chi nhánh khác trụ sở chính. Theo quy định pháp luật, về hồ sơ, đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc khi đăng ký thành lập cần có những hồ sơ sau:

• Thông báo đăng ký hoạt động Chi nhánh và đăng ký lựa chọn hình thức hạch toán phụ thuộc. Mẫu thông báo này được quy định tại Thông tư 01/2021/TT-CP.
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh;
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản sao Điều lệ công ty trong trường hợp trụ sở Chi nhánh được lập khác tỉnh, thành phố với nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Đối với chi nhánh kinh doanh các ngành, nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề phải có thêm bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề;
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân/ tổ chức khác khi tiến hành thủ tục đăng kí.

Khi thành lập chi nhánh khác trụ sở chính, chi nhánh hạch toán phụ thuộc cần phải làm gì:

• Việc kê khai thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng được thực hiện tại chi nhánh;
• Thuế thu nhập doanh nghiệp được kê khai và quyết toán tại trụ sở chính;
• Đơn vị kế toán là một bộ phận thuộc công ty;
• Chi nhánh có thể sử dụng hóa đơn riêng;
• Chi nhánh hạch toán phụ thuộc sẽ chuyển dữ liệu, chứng từ về trụ sở chính để kê khai và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Về địa điểm nộp hồ sơ đối với chi nhánh khác trụ sở chính, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng đăng kí kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì chuyên viên tiếp nhận hồ sơ sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung những nội dung gì. Trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày hồ sơ hợp lệ thì cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp.

Hai, đối với chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính. Hồ sơ thành lập chi nhánh đối với chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính đều giống với hồ sơ thành lập chi nhánh khác trụ sở chính. Ngoài ra, chi nhánh cũng sẽ nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh.

Ba, về thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động.

• Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản những nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp để doanh nghiệp bổ sung. Thông thường trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày ra thông báo sửa đổi, bổ sung, nếu doanh nghiệp không có văn bản gửi về thì hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh sẽ bị hủy. Hiện nay, ngoài hình thức nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện thì có thể nộp trực tuyến tại cổng thông tin đăng ký quốc gia. Tại đây, doanh nghiệp chỉ cần tạo tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng để rút ngắn thời gian làm việc và thuận tiện cho quá trình sửa đổi.
• Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do vì sao từ chối việc thành lập chi nhánh hạch toán độc lập.
• Trường hợp có thay đổi, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Tức là, trong thời hạn 10 ngày khi có thay đổi liên quan đến thông tin đăng ký như tên, địa chỉ, người đứng đầu chi nhánh…thì phải làm hồ sơ đăng ký thay đổi nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh.

Bốn, về địa điểm kinh doanh, khi có quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo đến Cơ quan đăng kí kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Thứ hai, doanh nghiệp có trách nhiệm gì đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc?

Tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, cụ thể tại Điều 8, quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với việc tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc (gọi tắt là đơn vị hạch toán phụ thuộc) được quy định cụ thể như sau:

Về trách nhiệm: Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và phân cấp hạch toán ở các đơn vị hạch toán phụ thuộc phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của mình và không trái với quy định của pháp luật.

Về quyền: Doanh nghiệp quyết định việc kế toán tại đơn vị hạch toán phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng đối với:

• Việc ghi nhận khoản vốn kinh doanh được doanh nghiệp cấp: Doanh nghiệp sẽ quyết định đơn vị hạch toán phụ thuộc ghi nhận là nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu;
• Đối với các giao dịch mua, bán, điều chuyển sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nội bộ: Doanh thu, giá vốn chỉ được ghi nhận riêng tại từng đơn vị hạch toán phụ thuộc nếu có sự luân chuyển sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa các khâu trong nội bộ về bản chất tạo ra giá trị gia tăng trong sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Việc ghi nhận doanh thu từ các giao dịch nội bộ để trình bày trên Báo cáo tài chính của các đơn vị không phụ thuộc vào hình thức của chứng từ kế toán (hóa đơn hay chứng từ luân chuyển nội bộ);
• Việc phân cấp kế toán tại đơn vị hạch toán phụ thuộc sẽ tùy thuộc vào mô hình tổ chức kế toán tập trung hay phân tán mà doanh nghiệp có thể giao đơn vị hạch toán phụ thuộc phản ánh đến lợi nhuận sau thuế chưa phân phối hoặc chỉ phản ánh đến doanh thu, chi phí.

Thứ ba, chi nhánh hạch toán phụ thuộc có quy định về việc xuất hóa đơn không?

Về thông báo phát hành hóa đơn, theo khoản 4 Điều 9 của Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/ NĐ-CP và Nghị định 04/2014/ NĐ- CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, thì:

• Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.
• Qua đó, đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh, khi thực hiện việc khai thuế riêng, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đó. Trong trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh với công ty mẹ, chi nhánh không cần phải gửi Thông báo phát hành đơn cho cơ quan quản lý thuế quản lý.

Về thông báo phát hành hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trong trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Về việc sử dụng hóa đơn, khoản d Điểm 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT- BTC hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ- CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ quy định, hóa đơn phải được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn.

• Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết: 

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ – CP quy định về đăng kí doanh nghiệp;
• Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;
• Thông tư 39/2014/TT- BTC hướng dẫn thi hành nghị định 51/2010/ NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ- CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.