Giám đốc công ty có được mang con dấu ra khỏi công ty?

1. Giám đốc công ty có được mang con dấu ra khỏi công ty không?

Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

– Con dấu bao gồm:

+ Con Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

+ Con Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo đó, Doanh nghiệp sẽ có quyền quyết định về loại dấu (dấu tên, dấu giáp lai,…), số lượng dấu, hình thức và nội dung của dấu. Đồng thời, việc quản lý và lưu giữ dấu sẽ được thực hiện theo:

+ Quy định của Điều lệ công ty.

+ Quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy, việc giám đốc công ty có được mang con dấu ra khỏi công ty hay không phụ thuộc vào quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Đồng thời Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể là Điều 43, không cấm hay xử phạt việc mang con dấu ra khỏi công ty. Tuy nhiên, luật cũng không quy định cụ thể về vấn đề này. Do đó, doanh nghiệp cần tự quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế riêng về việc ai được giữ, quản lý và sử dụng con dấu, cũng như trường hợp nào được phép mang con dấu ra khỏi công ty.

2. Chữ ký số có được xem là con dấu công ty không?

Có, chữ ký số được xem là một loại hình thức con dấu công ty sử dụng trong giao dịch điện tử. Căn cứ theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mật mã không đối xứng, đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho thông tin. Đồng thời, căn cứ theo  Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể là khoản 1 Điều 43, quy định rằng “Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Điều này cho thấy chữ ký số được công nhận là một hình thức con dấu hợp pháp, có giá trị tương đương với con dấu truyền thống trong các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng, hóa đơn điện tử, và thực hiện các giao dịch khác trên môi trường trực tuyến.

Do đó, việc sử dụng chữ ký số là một giải pháp hiệu quả và thiết thực cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay.

3. Con dấu công ty dưới dạng chữ ký số thì cần phải bảo đảm các yêu cầu an toàn nào?

Căn cứ vào Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về điều kiện bảo đảm an toàn cho chữ ký số, trong đó gồm cả con dấu công ty dưới dạng chữ ký số như sau:

Thứ nhất, tính hợp lệ của chứng thư số:

– Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực.

– Chữ ký số được kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

Thứ hai, tính bảo mật của khóa bí mật:

– Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số.

– Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Thứ ba, phải được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp:

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

Việc đảm bảo các yêu cầu an toàn cho con dấu công ty dưới dạng chữ ký số là vô cùng quan trọng để:

– Bảo vệ tính bảo mật và toàn vẹn của thông tin trong các giao dịch điện tử.

– Đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các hợp đồng, hóa đơn, thanh toán,… được thực hiện bằng chữ ký số.

– Nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh trực tuyến.

Vì thế, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn cho chữ ký số để bảo vệ quyền lợi của mình và khách hàng. Như vậy, con dấu công ty dưới dạng số thì cần bảo đảm được các yêu cầu trên mới được cho phép sử dụng.

4. Con dấu công ty dưới dạng chữ ký số của công ty nước ngoài có giá trị pháp lý không?

Căn cứ vào khoản 3 Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký, thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu được ký bằng chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần đóng dấu của cơ quan, tổ chức, thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu được ký bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó và đảm bảo an toàn theo quy định.

Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của cơ quan, tổ chức trong các giao dịch điện tử. Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng hiệu quả và tính bảo mật cho các giao dịch. Vì thế, trong trường hợp con dấu của công ty nước ngoài được thể hiện dưới dạng chữ ký số mà được pháp luật Việt Nam công nhận theo quy định thì có giá trị pháp lý như bình thường.

5.  Lợi ích và rủi ro khi đem con dấu ra khỏi công ty:

5.1. Lợi ích khi đem con dấu ra khỏi công ty:

– Tăng tính linh hoạt trong công việc: Giám đốc có thể ký kết hợp đồng, giao dịch quan trọng ngay cả khi không có mặt tại công ty.

– Tiết kiệm thời gian: Giám đốc không cần phải quay lại công ty để ký kết các văn bản, tiết kiệm thời gian cho việc di chuyển.

– Nâng cao hiệu quả công việc: Giúp giám đốc xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

5.2. Rủi ro khi đem con dấu ra khỏi công ty:

– Mất cắp con dấu: Con dấu có thể bị đánh cắp trong quá trình di chuyển hoặc sử dụng, dẫn đến việc giả mạo con dấu, ký kết hợp đồng trái phép.

– Sử dụng con dấu trái phép: Con dấu có thể bị sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc trái phép, gây thiệt hại cho công ty.

– Rủi ro về an ninh: Việc mang con dấu ra ngoài có thể tiềm ẩn nguy cơ mất an ninh, dẫn đến việc lộ thông tin mật của công ty.

Vì thế, giải pháp cho vấn đề này là:

– Quy định rõ ràng về việc quản lý và sử dụng con dấu trong Điều lệ công ty.

– Chỉ định người có trách nhiệm quản lý con dấu và có biện pháp bảo mật chặt chẽ.

– Giám đốc cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi mang con dấu ra ngoài công ty.

– Sử dụng các dịch vụ chuyển phát nhanh uy tín để vận chuyển con dấu.

– Lắp đặt hệ thống camera giám sát tại nơi lưu giữ con dấu.

Tóm lại, việc đem con dấu ra ngoài công ty có cả lợi ích và rủi ro. Doanh nghiệp và giám đốc cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định, đồng thời có biện pháp bảo mật chặt chẽ để đảm bảo an toàn cho con dấu và tài sản của công ty.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

+ Luật Doanh nghiệp 2020;

+ Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu giấy giới thiệu con dấu, chữ ký dành cho cơ quan, tổ chức
• Công ty có thể có 2 con dấu không? Quy định về con dấu thứ 2?