Những ai được đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính?

Ký tên, đóng dấu được hiểu là một phần không thể thiếu trên các văn bản hành chính. Ngày nay, việc đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức là rất phổ biến, không những thế việc đóng dấu còn được coi là yếu tố quan trọng để khẳng định giá trị pháp lý của một văn bản hoặc giấy tờ do các cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức ban hành. Tuy nhiên, trên thực tế không phải ai cũng biết cách đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính đúng quy định, đặc biệt là đối với các cá nhân thực hiện công tác văn thư thì càng cần thiết phải lưu ý những quy cách về việc đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính để đảm bảo thực hiện đúng trách nhiệm của mình. Vậy ai có thẩm quyền được đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính theo quy định của pháp luật? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:  Nghị định 30/2020/NĐ-CP

1. Thẩm quyền được đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính

1.1. Khái niệm liên quan

Con dấu được coi là căn cứ thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, trong đó bao gồm cả việc đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính.

Dấu chữ ký được hiểu là loại dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức ban hành, đây cũng được coi là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản hành chính.

1.2. Thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thì người đứng đầu của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan thực hiện việc quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

Trong đó, Văn thư của cơ quan có trách nhiệm bảo quản an toàn và sử dụng con dấu hay thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở của cơ quan, tổ chức đó.

Văn thư cơ quan chỉ được phép giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó Văn thư cơ quan phải trực tiếp thực hiện việc đóng dấu, ký số vào các văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức ban hành và các bản sao của văn bản hành chính đó. Văn thư chỉ được phép đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản hành chính đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao của văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì Văn thư của cơ quan, tổ chức được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó giao trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, do đó Văn thư cơ quan, tổ chức là người được quyền đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính theo quy định của pháp luật.

1.3. Cách đóng dấu chữ ký trên văn bản hành chính

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì việc đóng dấu chữ ký phải đảm bảo các quy định sau:

– Dấu đóng trên chữ ký văn bản hành chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và được dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của pháp luật;

– Chỉ được đóng dấu vào các văn bản hành chính đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao của văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện;

– Khi đóng dấu lên chữ ký trên van bản hành chính, dấu đóng phải được trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

2. Quy định về đóng dấu trong văn bản hành chính

Đối với cơ quan, tổ chức có con dấu theo quy định của pháp luật thì những văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức ban hành phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và là căn cứ khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản hành chính của một cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản hành chính, giấy tờ phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

2.1. Đối với văn bản giấy

Dù sử dụng dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi thực hiện việc đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu về đóng dấu theo quy định của pháp luật: dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn; dấu được đóng đứng chiều và được dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

– Dấu chữ ký

Cách đóng dấu chữ ký được quy định tại điểm d Khoản 2 và điểm a, b Khoản 1 Điều 33 Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như sau: dấu chữ ký chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản hành chính đã có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó và bản sao văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiệu, dấu chữ ký phải được đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và được dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký trên van bản hành chính thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Dấu treo

Cách thức đóng dấu treo được quy định tại điểm c, d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: đối với các văn bản hành chính ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục trên văn bản hành chính; việc thực hiện đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó quy định.

Dấu treo thường được đóng trên các văn bản hành chính ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Việc đóng dấu treo lên văn bản hành chính không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản hành chính đã được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như phụ lục văn bản đã được đóng dấu treo.

– Dấu giáp lai

Đối với dấu giáp lai, cách thức đóng dấu được quy định tại điểm d, đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như sau: việc thực hiện đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định và dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hành chính hoặc phụ lục văn bản, dấu giáp lai trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa 05 tờ văn bản hành chính.

2.2. Đối với văn bản điện tử

Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (ví dụ như chữ ký số của cơ quan, tổ chức) được hiểu là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hành chính trên văn bản điện tử, dấu có màu đỏ, kích thước của hình ảnh dấu bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng (.png) với nền trong suốt, được đặt trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền ký văn bản hành chính về bên trái.

3. Tư vấn trường hợp cụ thể

Tóm tắt câu hỏi:

Công ty Luật trách nhiệm hữu hạn Dương Gia vui lòng cho tôi xin hỏi như sau: Theo quy định tại Khoản 2, 3, Điều 32, Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015 quy định: Khoản 2. Thường trực Hội đồng nhân dân xã gồm Chủ tịch Hội đồng nhân dân, một Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân. Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã là đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động chuyên trách. Khoản 3. Hội đồng nhân dân xã thành lập Ban pháp chế, Ban kinh tế – xã hội. Ban của Hội đồng nhân dân xã gồm có Trưởng ban, một Phó Trưởng ban và các Ủy viên. Số lượng Ủy viên của các Ban của Hội đồng nhân dân xã do Hội đồng nhân dân xã quyết định. Trưởng ban, Phó Trưởng ban và các Ủy viên của các Ban của Hội đồng nhân dân xã hoạt động kiêm nhiệm. Như vậy: Đối với Thường trực Hội đồng nhân dân cấp xã chỉ có 2 người là Chủ tịch và Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân. Đồng thời, theo Luật, Hội đồng nhân dân xã thành lập thêm 2 Ban: Pháp chế và Kinh tế – Xã hội. Xin cho hỏi: vậy Trưởng, Phó 2 Ban Pháp chế và Kinh tế – Xã hội không phải là thường trực Hội đồng nhân dân xã, và quá trình hoạt động của 2 Ban khi ban hành văn bản, trưởng các Ban có được ký tên, đóng con dấu Hội đồng nhân dân xã vào văn bản do các Ban soạn thảo không ạ? Trân trọng kính chào!

Luật sư tư vấn:

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về Quản lý và sử dụng con dấu như sau:

“1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.”

Như vậy, các văn bản của Ban Pháp chế và Ban Kinh tế – xã hội ban hành sẽ được đóng dấu của Hội đồng nhân dân khi những văn bản này được ban hành trong phạm vi quyền hạn được Hội đồng nhân dân giao cho. Phần chữ ký trên văn bản là chữ ký của người đứng tên ban hành.