Trong các hoạt động hành chính và quản lý, việc sao y bản chính các tài liệu và văn bản là một phần quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các bản sao được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau. Vậy, cơ quan ban hành có được tự sao y bản chính không?
Mục lục bài viết
1. Cơ quan ban hành có được tự sao y bản chính không?
1.1. Sao y bản chính là gì?
Theo quy định tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch các khái niệm có thể được hiểu như sau:
– “Bản chính” là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, hoặc cấp khi đăng ký lại; bao gồm cả những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
– “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung trong sổ gốc.
Như vậy, sao y bản chính là việc ghi chép một cách chính xác nội dung và hình thức của văn bản chính sang một bản khác. Bản sao y sẽ có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc khi được chứng thực theo quy định của Điều 2 và Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
1.2. Cơ quan, tổ chức ban hành có được tự ý sao y văn bản hay không?
Theo Khoản 1 Điều 2 và Khoản 1 Điều 27 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thẩm quyền sao y văn bản và đối tượng áp dụng, cụ thể như sau:
– Nghị định này áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (gọi chung là cơ quan, tổ chức).
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quyết định việc sao y các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành cũng như văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
– Việc sao, chụp tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Như vậy, cơ quan, tổ chức ban hành có thẩm quyền sao y các văn bản do đơn vị mình ban hành. Chi tiết về việc sao y văn bản được quy định rõ tại Mục 3, Chương III và Phần II, Phụ lục 1 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
1.3. Sao y bản chính ở đâu?
Hiện nay, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được quy định như sau:
– Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ và các loại văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; các giấy tờ, văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; và các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
– Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ và các loại văn bản được cấp hoặc chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản:
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Người yêu cầu sao y nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc tại các Văn phòng công chứng. Thời gian làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07:30 đến 11:30, buổi chiều từ 13:00 đến 17:00). Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra thành phần và số lượng hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực:
– Nếu hồ sơ hợp lệ, chuyển cho người có thẩm quyền để thực hiện chứng thực.
– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ theo thể thức yêu cầu thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
– Nếu người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính, tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan không có phương tiện chụp.
Trường hợp nộp tại UBND quận/huyện, nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ và không thể trả kết quả trong ngày, người tiếp nhận sẽ viết phiếu hẹn ghi rõ thời gian trả kết quả.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và không thuộc các trường hợp không được chứng thực, tiến hành chứng thực như sau:
– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.
– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Phòng Tư pháp và ghi vào sổ chứng thực.
– Nếu bản sao có từ 02 trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối; nếu có từ 02 tờ trở lên, đóng dấu giáp lai.
– Có thể chứng thực một hoặc nhiều bản sao từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm.
Nếu từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu.
Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ và đóng lệ phí (nếu có).
3. Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?
Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu:
– Nghị định này không áp dụng cho:
+ Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư;
+ Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký
Theo quy định trên, việc đăng ký và sử dụng con dấu trong doanh nghiệp và tổ chức không còn là quy định bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng con dấu trong các hoạt động của mình, với điều kiện là phải tuân thủ đúng quy định pháp luật.
– Sử dụng trong doanh nghiệp: Con dấu được dùng để xác thực các giấy tờ, văn bản sao từ bản gốc do doanh nghiệp hoặc tổ chức ban hành. Khi đóng dấu, bắt buộc phải có bản gốc để đối chiếu, do đó, việc đóng dấu sao y bản chính đó là hợp lệ. Tuy nhiên, nếu đóng dấu sao y bản chính tại công ty khác thì không được phép.
– Doanh nghiệp và tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu sử dụng vượt quá thẩm quyền, con dấu sẽ không có giá trị pháp lý và tài liệu sao y sẽ không được coi là bản chính.
Như vậy, doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.
Tuy nhiên, đối với các văn bản do doanh nghiệp tự ban hành và sử dụng trong nội bộ hoặc với các doanh nghiệp khác (nếu đã có thỏa thuận trước), việc đóng dấu sao y bản chính là hợp pháp và bản sao y sẽ có giá trị trong phạm vi nhất định, nhưng không có giá trị pháp lý như bản sao y do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
THAM KHẢO THÊM:
