Chứng thư số đấu thầu là gì? Chứng thư số đấu thầu qua mạng

1. Thế nào là đấu thầu qua mạng?

Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu năm 2022 thì đấu thầu là một quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung ứng dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ mua sắm hàng hoá và xây lắp.

Trước đây vào thời điểm trước năm 2016, để thực hiện đấu thầu thì người tham gia đấu thầu phải thực hiện việc đăng ký hồ sơ, mua hồ sơ và nộp hồ sơ tham gia đấu thầu một cách vất vả và gặp nhiều trở ngại. Tuy nhiên, đến ngày 08/9/2015, Chính phủ đã thông qua Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng với Bộ Tài chính đã cho phép các đơn vị hoạt động đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng để bảo đảm sự thống nhất, đông bộ, tiện lợi, nhanh chóng và phù hợp với sự phát triển của nền công nghiệp hiện đại ngày nay.

Căn cứ theo quy định tại Quyết định số 1402/QĐ-TTg năm 2016 đã nêu rõ bản chất của đấu thầu qua mạng là một thành phần quan trọng của Chính phủ điện tử, thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông vào quá trình tương tác giữa các bên liên quan, bao gồm: Chủ đầu tư/bên mời thầu, nhà thầu, các cơ quan giám sát, các cơ quan quản lý nhà nước, các đơn vị cung cấp dịch vụ, các tổ chức xã hội dân sự trong các hoạt động mua sắm công và quản lý thực hiện hợp đồng nhằm nâng cao khả năng quản trị nhà nước, sử dụng hiệu quả ngân sách nhà nước, góp phần phát triển kinh tế xã hội, cải cách thủ tục hành chính, tăng tính công khai, minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả kinh tế của công tác đấu thầu; giúp phòng, chống tham nhũng hiệu quả.

2. Chứng thư số đấu thầu là gì?

Theo đó, để có thể thực hiện việc đấu thầu qua mạng, trước tiên các đơn vị tham gia đấu thầu qua mạng cần thực hiện thông qua chứng thư số đấu thầu.

Theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu năm 2022 thì chứng thư số được quy định là một loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp để thực hiện đấu thầu qua mạng trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT cũng quy định chứng thư số là một loại chứng thư được cấp cho bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư khi thực hiện đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định của Thông tư này.

Như vậy, có thể hiểu Chứng thư số đấu thầu được Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cấp cho bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư tham vào việc đấu thầu như là một giấy chứng minh thư hoặc căn cước của mỗi đơn vị tham gia đấu thầu. Mỗi đơn vị tham gia đấu thầu chỉ được cấp 01 số chứng thư số đấu thầu và được xem như là một loại giấy tờ thể hiện thông tin, danh tính của đơn vị và cũng là loại giấy tờ dùng để xác thực danh chính, giúp hệ thống và những đơn vị khác kiểm soát được đơn vị nào đang tham gia đấu thầu.

Để có thể tham gia đấu thầu qua mạng thì các bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư cần thực hiện đăng ký chứng thư số đầu thầu trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Theo đó, các đơn vị tham gia đấu thầu qua mạng cần truy cập vào website của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo địa chỉ: http://muasamcong.mpi.gov.vn/ và thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:

– Bước 1: Đăng ký thông tin của đơn vị tham gia đấu thầu theo hướng dẫn của Cổng thông tin điện tử;

– Bước 2: Nhận mã phê duyệt thông tin và số tham chiếu tại email hoặc số điện thoại đã đăng ký;

– Bước 3: Nhận chứng thư số mà hệ thống cấp;

– Bước 4: Đăng ký người sử dụng chứng thư số.

3. Quy định của pháp luật hiện hành về chứng thư số đấu thầu qua mạng:

3.1. Nội dung của chứng thư số đấu thầu qua mạng:

Hiện nay, mỗi đơn vị tham gia đấu thầu được cấp 01 số chứng thư đấu thầu và chứng thư số đó thể hiện các nội dung sau;

– Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đấu thầu;

– Tên của tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số đấu thầu;

– Thông tin thời hạn có hiệu lực của chứng thư số đấu thầu;

– Các thông tin khác cho mục đích quản lý, sử dụng, an toàn, bảo mật do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định.

3.2. Thời hạn sử dụng của chứng thư số đấu thầu qua mạng:

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT thì chứng thư số đấu thầu có hiệu lực sử dụng là 01 năm kể từ ngày đơn vị đó được cấp chứng thư. Do đó, nếu hết thời hạn 01 năm sử dụng chứng thư số đấu thầu qua mạng mà đơn vị vẫn tiếp tục muốn tham gia đấu thầu qua mạng thì trước khi hết hạn của chứng thư số, đơn vị mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư sẽ làm thủ tục xin gia hạn thời gian sử dụng chứng thư số trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

3.3. Đăng ký thêm chứng thư số đấu thầu:

Về bản chất, mỗi đơn vị tham gia đấu thầu như: bên mời thầu, nhà thầu và nhà đầu tư tham gia đấu thầu qua mạng chỉ được cấp một số chứng thư số đấu thầu. Tuy nhiên, nếu theo nhu cầu sử dụng thì chỉ có những cá nhân, tổ chức, đơn vị thuộc các trường hợp sau sẽ có quyền đăng ký thêm chứng thư số:

– Tổ chức, đơn vị của Nhà thầu có nhu cầu đăng ký thêm chứng thư số cho nhiều người khác nhau sử dụng;

– Nhà thầu bị mất hoặc quên mật khẩu khi đăng nhập vào hệ thống;

– Nhà thầu không tiến hành gia hạn chứng thư số đúng thời điểm dẫn đến việc chứng thư số hết hạn, không thể đăng nhập vào Hệ thống;

Quy trình “Đăng ký thêm chứng thư số” cũng gồm 4 bước như quy trình đăng ký lần đầu, người dùng phải dùng số Đăng ký kinh doanh đã đăng ký để tiến hành đăng ký thêm chứng thư số cho đơn vị mình.

3.4. Huỷ chứng thư số đấu thầu:

Bên cạnh việc đăng ký chứng thư số đấu thầu thì cá nhân, tổ chức tham gia đấu thầu qua mạng có thể huỷ chứng thư số đấu thầu trong những trường hợp sau:

– Phát hiện hoặc nghi ngờ chứng thư số bị mất, bị hỏng, bị đánh cắp hoặc bị sao chép trái phép;

– Người được giao quản lý chứng thư số để tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia không còn làm việc tại tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư số hoặc đã chuyển công tác khác không liên quan đến lĩnh vực đấu thầu;

– Tổ chức, cá nhân không còn nhu cầu sử dụng chứng thư số đấu thầu nữa.

Như vậy, chỉ trong những trường hợp trên thì cá nhân, tổ chức đã được cấp chứng thư số đấu thầu mới được phép yêu cầu huỷ chứng thư này.

3.5. Yêu cầu cấp lại chứng thư số đấu thầu qua mạng:

Trong quá trình sử dụng chứng thư số đấu thầu qua mạng thì cá nhân, tổ chức, đơn vị sử dụng có thể bị mất hoặc bị huỷ bỏ chứng thư không hợp lệ. Theo đó, để có thể bảo đảm quyền lợi được tham gia đấu thầu qua mạng thì các đơn vị tham gia đấu thầu có thể yêu cầu cấp lại chứng thư số đấu thầu qua mạng. 

Để được cấp lại chứng thư số đấu thầu qua mạng thì đơn vị tham gia đấu thầu phải nộp Đơn xin cấp lại chứng thư số đấu thầu tại Cục quản lý đấu thầu thông qua hệ thống mạng đấu thầu quốc gia ( địa chỉ website: http://muasamcong.mpi.gov.vn/ ). Thực hiện thông qua website này thì các đơn vị sẽ không cần thực hiện đăng ký lại thông tin mà thông tin đã được lưu trữ từ khi đơn vị bắt đầu đăng ký cấp chứng thư  và chỉ cần có sự đồng ý cấp lại 02 số, bao gồm số tham chiếu và mã phê duyệt đăng ký từ người quản trị hệ thống. Khi có 02 mã số nêu trên thì đơn vị có thể thực hiện đăng ký lại chứng thư số đấu thầu qua mạng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu năm 2022;

– Quyết định số 1402/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 13/7/2016 Phê duyệt Kế hoạch tổng thể và lộ trình áp dụng đấu thầu qua mạng giai đoạn 2016 – 2025;

– Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC của Bộ Kế hoạch và đầu tư và Bộ Tài chính ban hành ngày 08/9/2015 Quy định chi tiết việc cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng;

– Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và đầu tư ban hành ngày 16/12/2019 Quy định chi tiết việc cung cấp, đăng tải thông tin về đấu thầu, lộ trình áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng và quản lý, sử dụng giá trị bảo đảm dự thầu, bảo đảm thực hiện hợp đồng không được hoàn trả.