Chữ ký số công cộng là gì? Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng?

1. Chữ ký số công cộng là gì?

Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.

Hiện tại có 8 tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA) công cộng gồm: VNPT-CA, CA2-CA, Viettel-CA, Bkav-CA, FPT-CA, Vina-CA, Safe-CA, và Newtel-CA. Chữ ký số công cộng đang hoạt động, chủ yếu sử dụng trong lĩnh vực kê khai thuế qua mạng, bảo hiểm xã hội và hải quan điện tử…

Chữ ký số công cộng có bản chất là chữ ký điện tử. Được doanh nghiệp sử dụng trên môi trường internet để thực hiện ký kết hợp đồng, chứng từ cần thiết. Chữ ký số có hiệu lực như chữ ký cá nhân hay con dấu của doanh nghiệp.

Chữ ký số công cộng được chứa trong thiết bị gọi là USB Token. USB Token gồm khóa bí mật và khóa công khai. Đây là thiết bị để bảo mật khóa bí mật và chứa thông tin khách hàng. Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32 bit).

– Khóa bí mật: khóa này dùng để tạo chữ ký số.

– Khóa công khai: khóa này dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật.

2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số công cộng?

Chữ ký số công cộng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc như: kê khai hải quan điện tử, nộp thuế trực tiếp, giao dịch ngân hàng điện tử, thực hiện các công việc với cơ quan hành chính nhà nước thông qua cổng thông tin một cửa quốc gia.

Đối với các doanh nghiệp làm việc trực tuyến thì chữ ký số công cộng giúp doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với đối tác mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Ngoài ra, tính bảo mật, chính xác và an toàn thông tin dữ liệu cao giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin trong các giao dịch cùng như dữ liệu của doanh nghiệp đó.

Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian đi lại, không phải in ấn hồ sơ từ đó giúp giảm nhiều khoản chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời việc giao dịch cũng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn. Đặc biệt doanh nghiệp có thể tránh được các rủi ro phát sinh vì tất cả các thao tác đều được ghi nhận và lưu trữ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số công cộng để thực hiện các giao dịch từ xa (giao dịch điện tử), qua các giao dịch từ xa này giúp cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí in ấn
• Thực hiện được giao dịch ở mọi lúc mọi nơi
• Chuyển giao dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi hơn
• Tất cả các thao tác đều được ghi nhận, lưu trữ trên môi trường điện tử

Danh sách nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã được cấp phép:

– Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA);

– Công ty Cổ phần BKAV (BKAV-CA);

– Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA);

– Công ty Cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA);

– Công ty Cổ phần MISA (MISA-CA);

Ngoài ra, còn có một số các tổ chức khác cung cấp dịch vụ chứng thức chữ ký số công cộng như: NEWTEL-CA, SAFE-CA, Smartsign, TrustCA, CMC-CA, EFY-CA, Nacencomm.

Chữ ký số công cộng được dịch sang tiếng anh là public digital signature. 

Thông tin chữ ký số công cộng     

“Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Có thể hiểu đơn giản nếu chữ ký số là CMND thì thông tin trên CMND đó “Họ tên, quê quán , CA tỉnh thành cấp…” chính là chứng thư số của chữ ký số. Thông tin chứng thư số sẽ có:

– Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

– Tên của thuê bao.

– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.

– Khoá công khai của thuê bao…….

3. Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng:

Khi thành lập doanh nghiệp, công ty cần chuẩn bị những bước nhất định để có thể thành lập tên công ty bao gồm như: vốn khi thành lập doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập doanh nghiệp,… để doanh nghiệp bạn có thể thành lập doanh nghiệp của mình theo quy định của pháp luật. Khi chuẩn bị những giấy tờ hợp lệ trên, thì doanh nghiệp bạn sẽ gửi tới tới cơ quan đăng ký kinh doanh bằng một trong hai hình thức đó là: trực tiếp đến tại cơ quan đăng kinh doanh hoặc doanh nghiệp bạn cũng có thể đăng ký doanh nghiệp mình thông qua mạng điện tử. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, thì việc đăng ký doanh nghiệp của công ty mình bắt buộc phải có chữ ký số công cộng thì mới có thể thành lập doanh nghiệp được.

Thứ nhất: Sau khi doanh nghiệp bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật, thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thanh toán lệ phí trên mạng điện tử trên trang thông tin cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đây thực chất, là việc rút ngắn khi doanh nghiệp bạn không muốn nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh: khi bạn nộp hồ sơ điện tử trên trang thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì những công đoạn như đến trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nộp hồ sơ thành lập,… thì những vấn đề đó sẽ không còn nữa khi mà doanh nghiệp bạn có thể trực tiếp nộp hồ sơ đến tại cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua mạng điện tử.

Thứ hai: Sau khi người đại diện theo pháp luật khi mà đăng ký thành lập doanh nghiệp thì lúc này cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp bạn về Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp thông qua mạng điện tử. Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng khi mà doanh nghiệp bạn đăng ký thành lập doanh nghiệp thông qua mạng điện tử thì lúc này cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp bạn về giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp bạn, đây như được xem là bước để chứng thực cho doanh nghiệp, rằng doanh nghiệp bạn đã đăng ký thành lập doanh nghiệp trên mạng điện tử.

Thứ ba: Sau khi doanh nhận được hồ sơ xin đăng ký thành lập doanh nghiệp của mình thì lúc này phòng đăng đăng ký xem xét hồ sơ, sẽ có hai trường hợp xảy ra khi mà doanh nghiệp bạn nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh trên mạng điện tử, đó chính là:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp bạn sẽ được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp của mình, nếu như hồ sơ của doanh nghiệp bạn là hợp lệ, sau khi nhận thấy doanh nghiệp bạn có đầy đủ các giấy tờ, thì lúc này phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi hồ sơ của doanh nghiệp bạn cho cơ quan thuế, để cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp bạn về mã số thuế doanh nghiệp, sau khi được cấp mã số thuế thì cuối cùng phòng đăng ký kinh doanh mới trực tiếp cấp cho doanh nghiệp bạn Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp bạn sẽ không được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp của mình về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong trường hợp, đó chính là: doanh nghiệp bạn không có đầy đủ các giấy tờ, nên lúc này cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo doanh nghiệp của bạn thông qua mạng điện tử để cho doanh nghiệp biết và có thể sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

4. Nộp phí công bố thông tin khi đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số như thế nào?

Doanh nghiệp có thể nộp phí sau khi nhận kết quả tại bộ phận một của thuộc phòng đăng ký kinh doanh cấp tính (riêng Hà Nội là nộp trước)

Tại HN thông tin nộp phí như sau:

Chủ tài khoản: Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội

Số tài khoản: 3511.0.1083602 tại Kho bạc nhà nước thành phố Hà Nội

Mã quan hệ ngân sách: 1083602

Nội dung chuyển khoản/chuyển tiền:

– Đối với nộp phí công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp, đề nghị ghi theo cú pháp: CBTT_Mã số doanh nghiệp.

– Đối với nộp phí cung cấp thông tin, đề nghị ghi theo cú pháp: CCTT_ Tên đơn vị đề nghị cung cấp thông tin.

Lưu ý: Giấy tờ xác nhận của Ngân hàng về việc đã chuyển tiền vào tài khoản nêu trên phải có đầy đủ họ tên, chữ ký và đóng dấu của Ngân hàng nơi thực hiện giao dịch và được scan bản gốc, nộp cùng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi nộp trực tuyến. (trong trường hợp chưa kịp nhận Biên lai thu phí, lệ phí của Sở).

5. Điều kiện cấp chứng thư số cho các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng:

• Có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp đang còn hiệu lực.
• Hệ thống kỹ thuật thực tế đảm bảo theo đúng hồ sơ cấp phép.
• Khóa công khai trên chứng thư số sẽ được cấp là duy nhất và cùng cặp với khóa bí mật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đề nghị cấp chứng thư số.

*) Điều kiện để tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng bao gồm:

+ Có giấy phép cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp giấy phép có thời hạn 10 năm;

+ Có chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp. Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân đó là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

 *) Hồ sơ cấp chứng thư số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng:

     Hồ sơ cấp chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng bao gồm:

• Đơn đề nghị Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp chứng thư số (theo mẫu).
• Bản sao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Các giấy tờ khác theo quy định trong quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

Kết luận: Chữ ký số công cộng là giải pháp ký số thông minh đáp ứng nhu cầu ký số và khả năng đầu tư giúp các tổ chức cá nhân, doanh nghiệp yên tâm trong các giao dịch điện tử. Tìm hiểu các quy định về chữ ký số công cộng giúp cho các cá nhân, tổ chức nắm bắt được các quy chế pháp lý để sử dụng hiệu quả.