Chỉnh sửa lại thông tin trên hồ sơ công tác và văn bằng chứng chỉ. Chỉnh sửa thông tin ngày tháng trên hồ sơ viên chức khi chuyển sang công chức có ảnh hưởng gì không?
Chỉnh sửa lại thông tin trên hồ sơ công tác và văn bằng chứng chỉ. Chỉnh sửa thông tin ngày tháng trên hồ sơ viên chức khi chuyển sang công chức có ảnh hưởng gì không?
Tóm tắt câu hỏi:
Luật sư cho em hỏi, em đang công tác ở trạm thực vật là viên chức những hồ sơ công tác của em sinh ngày 20/6/1987 còn ngày tháng năm sinh với các loại giấy tờ và văn bằng đại học của em là ngày 16/3/1990 không khớp nhau nên em muốn chỉnh sửa, em phải chỉnh sửa như thế nào? đến cơ quan nào để sửa? Và sau này nếu em muốn chuyển sang công chức có ảnh hưởng gì không. em xin cảm ơn luật sư?
Luật sư tư vấn:
Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau:
1. Cơ sở pháp lý:
2. Nội dung tư vấn:
Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch:
"Điều 6. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh
1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh."
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, mọi hồ sơ giấy tờ của cá nhân phải phù hợp với Giấy khai sinh. Trong trường hợp của bạn, bạn phải sửa đổi thông tin ở loại hồ sơ, giấy tờ nào chưa phù hợp với Giấy khai sinh.
– Trường hợp Giấy khai sinh của bạn ghi rõ ngày sinh là ngày 16/3/1990 thì bạn phải sửa thông tin trong hồ sơ viên chức:
Căn cứ vào khoản 3 Điều 5 Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB ngay 12 tháng 11 năm 2013 ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của bộ Nông nghiệp và phát triển nông thộn:
"3. Sửa chữa dữ liệu, thông tin trong hồ sơ
Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin hoặc hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức, viên chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức, viên chức quyết định thẩm tra, xác minh theo quy định tại điểm b, Khoản 2, Thông tư số 11/2012/TT-BNV. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ quy định như sau:
a) Các thông tin trong hồ sơ (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để điều chỉnh cho thống nhất.
b) Trường hợp không có giấy khai sinh gốc thì căn cứ vào hồ sơ lập ban đầu để xác định."
Căn cứ vào Điều 11 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức:
Điều 11. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức
1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức
Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:
a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ công chức;
b) Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.
2. Trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức quyết định/cụ thể là:
a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫn công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư này;
b) Sau khi công chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ra quyết định thẩm tra, xác minh. Nhiệm vụ thẩm tra, xác minh gồm:
Kiểm tra về các thành phần hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ, trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đề nghị cơ quan Tư pháp cấp tỉnh trở lên thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả thẩm tra, xác minh bằng văn bản với cơ quan quản lý công chức. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ. Hoặc cơ quan quản lý công chức gửi văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó để xác minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận về kết quả thẩm tra, xác minh đó để lưu hồ sơ.
Việc thẩm tra, xác minh thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức;
c) Không phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau:
– Các thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Thông tư này thì thực hiện chế độ bổ sung như quy định về chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều này;
– Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra và xác nhận tính hợp pháp.
d) Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức có văn bản gửi Bộ Nội vụ thống nhất ý kiến trước khi quyết định không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ công chức hư hỏng, thất lạc theo quy định tại Điểm c Khoản 2 của Điều này.
>>> Luật sư tư vấn pháp luật hành chính qua tổng đài: 1900.6568
3. Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định thẩm tra, xác minh theo quy định tại Khoản 2 Điều này. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ quy định như sau:
a) Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên;
b) Trường hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất với giấy khai sinh gốc.
4. Hồ sơ đề nghị thống nhất ý kiến giữa cơ quan quản lý công chức với Bộ Nội vụ về các trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hư hỏng, thất lạc và khi sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ gốc công chức gồm:
a) Công văn đề nghị do người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ký theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này;
b) Biên bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin hồ sơ gốc công chức.
5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ đề nghị của cơ quan quản lý công chức theo quy định tại Điểm d Khoản 2 và quy định tại Khoản 3 Điều này, Bộ Nội vụ có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đến cơ quan quản lý công chức về các trường hợp cho phép lập mới và sửa chữa dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức. Trường hợp hồ sơ đề nghị của cơ quan quản lý công chức gửi Bộ Nội vụ chưa đủ theo quy định tại Khoản 4 Điều này thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan quản lý công chức, Bộ Nội vụ yêu cầu cơ quan quản lý công chức bổ sung, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định.
6. Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về công chức, cơ quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ của năm trước. Những hồ sơ hư hỏng, thất lạc hoặc việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức, gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp, theo dõi.
Theo các quy định nêu trên, bạn có thể sửa đổi hồ sơ viên chức của mình theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức.
– Trường hợp Giấy khai sinh của bạn ghi rõ ngày sinh là ngày 20/6/1987 thì bạn phải thay đổi thông tin trong hồ sơ và văn bằng đại học:
Căn cứ vào Điều 26 Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT ngày 8 tháng 9 năm 2015 ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.
Điều 26. Hồ sơ, trình tự, thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ
1. Hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ:
a) Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;
b) Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;
c) Quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;
d) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ lịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;
đ) Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ;
Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ quy định tại các điểm b, c, d, đkhoản này có thể là bản sao không có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính.
Nếu cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao không có chứng thực thì có quyền yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận và ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
Nếu tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
2. Trình tự, thủ tục chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ được quy định như sau:
a) Người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ nộp 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng cách nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện;
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;
c) Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trên văn bằng, chứng chỉ;
Căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiến hành chỉnh sửa các nội dung tương ứng ghi trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.
