Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Bao gồm những gì?

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những nội dung được nhà quản lý đặc biệt quan tâm khi bắt đầu quá trình quản lý hoạt động doanh nghiệp. Khi nhắc đến chi phí doanh nghiệp thì có thể hiểu là bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh hàng ngày. Đây là những khoản chi phí cần phải chi trả để duy trì hoạt động và đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp từ việc thuê nhân viên, văn phòng đến các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, quản lý, tiếp thị và nhiều khía cạnh khác.

Bạn đọc cũng cần biết rằng: Chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần chi chí nằm trong chi phí quản lý kinh doanh và khoản phí này sẽ được sử dụng vì mục đích là quản lý, hỗ trợ và vận hành toàn bộ doanh nghiệp chứ không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ kinh doanh;

Hiện nay, trong  văn bản pháp luật cũng đã ghi nhận rõ các khoản phí cơ bản mà doanh nghiệp phải chi trả. Dựa trên nội dung được đề cập trong Điểm 1.3 Khoản 1 Điều 64 của Thông tư 133/2016/TT-BTC thì các thành phần chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

– Đầu tiên cần nhắc đến là chi phí nhân viên quản lý: Khi thành lập và đưa doanh nghiệp vào vận hành thì cần tính đến các khoản chi phí liên quan đến việc tuyển dụng, tính lương, bảo hiểm và các phúc lợi cho ban Giám đốc, chế độ được chi trả cho cấp trưởng phòng và bộ phận quản lý trong doanh nghiệp. Có thể thấy, các khoản chi phí này bao hàm cả chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cũng như việc duy trì và phát triển nhân viên hiện có;

– Liên quan đến chi phí vật liệu quản lý: Trong một số lĩnh vực nhất định thì các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ cần thiết bao gồm các tài liệu, sách vở, dụng cụ văn phòng phẩm hỗ trợ cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng cần được tính toán để đầu tư khoản phí này;

– Để hỗ trợ cho những hoạt động hành chính văn phòng thì doanh nghiệp cũng không thể né tránh được chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm, duy trì các đồ dùng, thiết bị, đầu tư cho nội thất công ty, cùng với đó là các tiện ích văn phòng như máy tính, máy in, bàn ghế, đèn, điều hòa nhiệt độ và các thiết bị khác trong môi trường làm việc cũng phải đảm bảo để phục vụ cho nhu cầu sử dụng thường nhật;

– Đồng thời cũng phải nhắc đến chi phí khấu hao TSCĐ: Đây được biết đến là chi phí khấu hao của tài sản cố định (TSCĐ) mà doanh nghiệp sở hữu. Khi nhắc đến khoản chi này sẽ bao gồm các tài sản vật lý như máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển và tài sản không vật lý như quyền sử dụng đất;

– Nghĩa vụ về thuế, phí và lệ phí với nhà nước hoặc với các cơ quan có thẩm quyền: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc trả các loại thuế, phí và lệ phí theo quy định của pháp luật. Về vấn đề này sẽ được thực heienj bao hàm cả thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng (VAT), các khoản phí về kế toán, kiểm toán, đăng ký kinh doanh và các khoản lệ phí khác;

– Dự tính được những vấn đề xảy ra bất ngờ không thể tính toán trước thì doanh nghiệp cũng cần xây dựng nguồn chi phí dự phòng: Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp sẽ luôn gặp những tình huống không mong muốn, hoặc khó dự đoán nên cần sử dụng khoản chi phí dự trữ để giải quyết vấn đề này;

– Chi phí dịch vụ mua ngoài: được biết đến là các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm các dịch vụ từ bên ngoài doanh nghiệp để hỗ trợ, khoản tiền này khi sử dụng cũng vì hỗ trợ các hoạt động quản lý và vận hành. Các dịch vụ mua ngoài có thể bao gồm thuê tư vấn chuyên gia, dịch vụ tư vấn pháp lý, dịch vụ tư vấn tài chính, dịch vụ tiếp thị, dịch vụ kiểm toán, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và nhiều loại dịch vụ khác;

– Cuối cùng là khoản chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí đột xuất, không thường xuyên và không nằm trong các danh mục trên mà doanh nghiệp phải chi trả, cụ thể như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác, tàu xe, đi lại,… Nó cho phép doanh nghiệp đưa ra việc chi trả các khoản chi phí không dự định mà vẫn đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định tài chính.

2. Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý:

Có thể thấy, việc thành lập và duy trì được doanh nghiệp là cả quá trình xem xét, thực hiện đầu tư thì mới đạt được hiệu quả và toàn diện. Trong đó phải kể đến việc hạch toán các loại chi phí quản lý trong doanh nghiệp, khi làm tốt được vấn đề này thì đem đến ảnh hưởng to lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, ổn định. Việc nắm bắt thông tin, tìm hiểu rõ các chi phí quản lý sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp có sự cân nhắc và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên tài chính, tránh lãng phí mà vẫn đảm bảo tiết kiệm. Trong nội dung bài viết sẽ chỉ ra một số ý nghĩa của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp, như sau:

– Ngay từ ban đầu đã có sự tính toán và đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và xác định được những lĩnh vực cần tập trung đầu tư, cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi phí thì việc làm này không chỉ tiết kiệm nguồn chi của doanh nghiệp mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững;

– Việc xác định được chi phí quản lý thì có thể hỗ trợ cho quá trình điều chỉnh và cập nhật chiến lược kinh doanh phù hợp dựa vào sự thay đổi của thị trường. Qúa trình phân tích, cân nhắc để dẫn đến việc xác định các khoản chi phí đang chiếm tỷ trọng lớn, hỗ trợ cho doanh nghiệp có thể thích nghi nhanh chóng để giảm thiểu tác động tiêu cực và tối ưu hóa hiệu quả;

– Đồng thời, phải kể đến ý nghĩa làm tăng tính minh bạch, thể hiện được tinh thần thượng tôn pháp luật và tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán. Điều này được thực hiện với mục đích là nhằm tăng sự uy tín, củng cố được niềm tin trong mắt cả nhà đầu tư, tạo được sự tin tưởng với đối tác kinh doanh và cơ quan quản lý;

– Vấn đề này trong một số trường hợp sẽ được sử dụng để đo lường đánh giá hiệu suất của các hoạt động quản lý. Nếu các khaonr chi của doanh nghiệp bỏ ra là hợp lý thì cho thấy doanh nghiệp đó đang xác định phương pháp và quy trình tốt, cần cố gắng duy trì phát huy, còn trong trường hợp nhận thấy những bất thường, không hợp lý thì cần có phương án cải thiện và tăng cường giá trị cho khách hàng;

– Xây dựng chi phí quản lý có ý nghĩa quan trọng trong việc dự báo và lập kế hoạch cho tương lai một cách chính xác hơn. Các số liệu này giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán về tình hình tài chính và xác định các biện pháp cần thực hiện để đạt được mục tiêu;

– Hỗ trợ tích cực trong việc dự báo và lập kế hoạch cho tương lai một cách chính xác nhằm xác định các biện pháp cần thực hiện để đạt được mục tiêu.  

3. Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong các doanh nghiệp cần được thực hiện theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC thì mới đảm bảo tính hợp pháp và cũng hỗ trợ cho quá trình quản lý của doanh nghiệp, như sau:

Bên Nợ:

+ Chứa đựng thông tin về các chi phí quản lý kinh doanh được phát sinh trong kỳ;

+ Thể hiện được số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

+ Sẽ phải thể hiện được các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;

+ Yếu tố cho thấy hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

+ Tất cả các thông tin về tiền lương, tiền công, khoản phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên, cán bộ của đơn vị, trích BHXH, BHYT; Ngoài ra cũng cần kể đến các chế độ bảo hiểm xã hội như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, kinh phí công đoàn, các khoản hỗ trợ khác như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện… của cán bộ nhân viên, người lao động khác. Cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có TK 338, 334

+ Liên quan đến các vấn đề về giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ được mua vào sử dụng ngay mà không qua kho như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp thì có quy định về cách ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 242, 331… 

+ Về giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng mua về sử dụng ngay mà không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được thể hiện với nội dung:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331…

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

– Thông tư 177/2015/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng đối với Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành.

THAM KHẢO THÊM:

• Nguyên tắc phối hợp trong quản lý doanh nghiệp
• Quy định về cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp nhà nước
• Quy định về quyền thành lập, góp vốn và quản lý doanh nghiệp