Trên thực tế, việc các công ty thành lập các chi nhánh để hoạt động ngành nghề của kinh doanh của mình là rất rất phổ biến, giữa chi nhánh và công ty sẽ có những sự độc lập nhất định và tuân theo quy định của pháp luật. Như vậy, trong trường hợp khách hàng mua hàng của công ty thì chi nhánh xuất hoá đơn thay công ty có được không?
Mục lục bài viết
1. Chi nhánh xuất hoá đơn thay công ty được không?
– Căn cứ Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn được hiểu là: tài liệu kế toán được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân trong quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, để ghi lại thông tin về giao dịch. Hóa đơn có thể được phát hành dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc được in bởi cơ quan thuế.
– Hóa đơn đỏ, hay còn được biết đến với tên gọi khác là hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng) hoặc hóa đơn VAT, là một loại chứng từ được phát hành bởi Bộ Tài chính hoặc tự in bởi doanh nghiệp đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế. Hóa đơn đỏ được lập bởi người bán và cung cấp cho người mua hàng hoặc dịch vụ, nhằm ghi nhận giá trị của hàng hoá đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp, để phục vụ cho việc kê khai và nộp thuế GTGT.
– Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là loại hóa đơn được dành cho các tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, áp dụng trong các hoạt động sau: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trên thị trường nội địa; xuất khẩu; hoạt động vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
– Căn cứ Khoản 1 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020 quy định, do đó, có thể hiểu về chi nhánh như sau:
+ Chi nhánh là một phần của tổ chức hoặc doanh nghiệp
+ Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh: được giao trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của tổ chức hoặc doanh nghiệp đó, bao gồm việc đại diện theo ủy quyền.
+ Hoạt động kinh doanh của chi nhánh: Hoạt động kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
– Theo Điểm b Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, nguyên tắc lập hóa đơn được quy định như sau:
+ Thông tin “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán” và “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
+ Người bán phải ghi chính xác thông tin “mã số thuế” của cả người mua và người bán.
+ Thông tin “tên, địa chỉ” của cả người bán và người mua phải được ghi đầy đủ. Trong trường hợp sử dụng viết tắt, phải đảm bảo rõ ràng để xác định đúng người mua và người bán.
– Thời điểm lập hoá đơn: Khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải tạo và cung cấp hóa đơn cho người mua, bao gồm cả các trường hợp sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, mẫu thử, hàng biếu, tặng, hoặc trao đổi, cũng như trả lương bằng hàng hóa hoặc dịch vụ cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ khi hàng hóa được luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). Đối với việc xuất hàng hóa theo các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa, cũng phải cung cấp hóa đơn đầy đủ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế như quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải xuất hóa đơn để giao cho người mua.
Do đó, theo nguyên tắc, người bán hàng phải chính xác ghi các thông tin như “tên, địa chỉ, mã số thuế” của cả người bán và người mua; và việc xuất hóa đơn phải diễn ra đúng thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng.
Theo đó, việc “công ty bán hàng hóa nhưng chi nhánh lại xuất hóa đơn” là không đúng theo quy định, vì hóa đơn đã xuất sẽ có thông tin không chính xác về tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và có thể lập hóa đơn sai thời điểm.
Tuy nhiên, trong trường hợp “ủy nhiệm lập hóa đơn”, tức là khi công ty giao cho chi nhánh thực hiện việc xuất hóa đơn cho lô hàng đã bán, thì việc chi nhánh lập hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ nếu:
– Có sự ủy nhiệm giữa công ty và chi nhánh được thực hiện qua văn bản.
– Hóa đơn được chi nhánh ủy nhiệm lập vẫn phải ghi rõ tên của công ty là đơn vị bán và đóng dấu của công ty ở phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
– Thời điểm xuất hoá đơn: Dựa vào Điều 9, Khoản 1 và Khoản 2 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ như sau:
– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa:
Thời điểm lập hóa đơn cho việc bán hàng hóa (bao gồm cả việc bán tài sản của nhà nước, tài sản bị tịch thu, sung quỹ của nhà nước và việc bán hàng dự trữ quốc gia) là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền.
– Thời điểm xuất hoá đơn khi cung ứng dịch vụ:
Khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định khi việc cung cấp dịch vụ hoàn tất, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ khi đó là việc thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng).
Chú ý: Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng phần, công đoạn của dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được giao tương ứng.
2. Thời điểm xuất hoá đơn của chi nhánh trong một số trường hợp cụ thể:
Căn cứ Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn là khi quá trình đối soát dữ liệu giữa các bên hoàn thành, nhưng không muộn hơn ngày thứ 7 của tháng sau khi có sự phát sinh việc cung cấp dịch vụ, hoặc không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Trong đó, kỳ quy ước là thời điểm được thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ với người mua, để làm căn cứ tính lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
– Thời điểm lập hóa đơn là khi việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ hoàn thành, nhưng không muộn hơn 02 tháng tính từ tháng có sự phát sinh cước dịch vụ kết nối.
– Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử sẽ lập hóa đơn theo quy định thời điểm quốc tế, không muộn hơn 05 ngày kế tiếp từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
– Thời điểm lập hoá đơn đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: condensate, và các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ): là khi bên mua và bên bán đã xác định được giá bán chính thức, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền.
– Thời điểm lập hoá đơn đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ hoặc kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng, nơi hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính: … cuối ngày, sau khi cơ sở kinh doanh sẽ dựa vào thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp và lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp đồ ăn uống trong ngày.
3. Cách giải quyết khi sai thông tin trong hóa đơn chi nhánh đã xuất:
Nếu người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế chứa thông tin hàng hóa không chính xác và chưa được gửi cho người mua, họ sẽ thực hiện các bước sau:
– Thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã được lập nhưng chứa sai sót, và sau đó lập hóa đơn điện tử mới.
– Ký số trên hóa đơn mới và gửi cho cơ quan thuế để yêu cầu cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập, nhằm gửi cho người mua.
– Khi cơ quan thuế nhận thông tin về việc hủy hóa đơn hợp lệ, họ sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã chứa sai sót trên hệ thống của mình, theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong trường hợp Hóa đơn Điện tử đã gửi cho người mua chứa sai sót về hàng hóa:
Nếu người mua hoặc người bán phát hiện sai sót trong Hóa đơn Điện tử đã gửi cho người mua, quy định xử lý như sau theo Điều 19, Khoản 2, Điểm b của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Cách 1: Lập Hóa đơn Điện tử điều chỉnh:
Người bán lập Hóa đơn Điện tử điều chỉnh cho Hóa đơn đã gửi với sai sót như sau:
Nếu có thỏa thuận trước đó giữa người bán và người mua về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập Hóa đơn Điện tử điều chỉnh, họ cần lập văn bản thỏa thuận, đặc biệt ghi rõ sai sót đã xảy ra.
Người bán sẽ lập Hóa đơn Điện tử điều chỉnh cho Hóa đơn đã gửi với sai sót về nội dung hàng hóa.
Cách 2: Lập Hóa đơn mới thay thế:
Người bán sẽ lập Hóa đơn Điện tử mới để thay thế cho Hóa đơn đã gửi với sai sót như sau:
Nếu có sự đồng ý trước đó giữa người bán và người mua về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập Hóa đơn mới thay thế, họ cần lập văn bản thỏa thuận, đặc biệt ghi rõ sai sót đã xảy ra.
Người bán sẽ lập Hóa đơn Điện tử mới thay thế cho Hóa đơn đã gửi với sai sót về nội dung hàng hóa.
Như vậy có thể thấy, chi nhánh có thể xuất hoá đơn thay công ty, tuy nhiên khi xuất hoá đơn thay cho công ty thì chi nhánh cần phải đáp ứng các điều kiện cụ thể mà pháp luật quy định như: chi nhánh phải có sự uỷ nhiệm xuất hoá đơn của công ty bằng văn bản và đối với hoá đơn mà chi nhánh uỷ nhiệm lập phải ghi rõ, đầy đủ tên của công ty là đơn vị bán và phải được đóng dấu treo của công ty (đóng trên bên trái của tờ hoá đơn).
Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
THAM KHẢO THÊM:
