Cách xử lý khi sổ hồng bị mất? Thủ tục làm lại sổ hồng bị mất?

Sổ hồng hay còn gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Nhưng một vấn đề đặt ra là mất Sổ hồng thì làm như thế nào? Theo căn cứ tại điểm k Khoản 1 Điều 99 Luật Đất đai năm 2013 quy định rõ người sử dụng đất đề nghị cấp đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận bị mất. Do vậy, khi mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì hộ gia đình, cá nhân sẽ phải xử lý thế nào? Quy trình cấp lại Sổ hồng diễn ra ra sao? 

1. Sổ hồng là gì?

Sổ hồng dựa trên màu sắc để gọi tên, được hiểu là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu đối với nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất. Sổ hồng được xem như một chứng thư mang giá trị pháp lý do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhằm mục đích xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất một cách hợp pháp của cá nhân, hộ gia đình.

Sổ hồng thể hiện các thông tin sau:

– Trang 1: Gồm Quốc hiệu, Quốc huy và dòng chữ “Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất” in màu đỏ; mục “I. Tên người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất” và số phát hành Giấy chứng nhận (số seri) gồm 02 chữ cái tiếng Việt và 06 chữ số, được in màu đen; dấu nổi của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

– Trang 2: In chữ màu đen gồm mục “II. Thửa đất, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất”, trong đó có các thông tin về thửa đất, nhà ở, công trình xây dựng khác, rừng sản xuất là rừng trồng, cây lâu năm và ghi chú; ngày tháng năm ký và cơ quan ký cấp Giấy chứng nhận; số vào sổ cấp Giấy chứng nhận.

– Trang 3 là bản vẽ sơ đồ của nhà ở‚ thửa đất và các tài sản khác có gắn liền với đất cùng một vài thay đổi sau khi được cấp Giấy chứng nhận.

– Trang 4 tiếp tục là phần in chữ màu đen gồm nội dung tiếp theo của mục “IV. Những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận”; nội dung lưu ý đối với người được cấp Giấy chứng nhận; mã vạch.

– Trang bổ sung Giấy chứng nhận: In chữ màu đen gồm dòng chữ “Trang bổ sung Giấy chứng nhận”; số hiệu thửa đất; số phát hành Giấy chứng nhận; số vào sổ cấp Giấy chứng nhận và mục “IV. Những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận” như trang 4 của Giấy chứng nhận.

2. Cách xử lý khi sổ hồng bị mất?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 77 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đất đai thì khi hộ gia đình và cá nhân, cộng đồng dân cư phải khai báo với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất về việc bị mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, trừ trường hợp mất giấy do thiên tai, hỏa hoạn.

Tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải đăng tin mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương.

– Sau 30 ngày, kể từ ngày niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư hoặc kể từ ngày đăng tin lần đầu trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương đối với trường hợp của tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người bị mất Giấy chứng nhận nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận.

– Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất; lập hồ sơ trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 37 của Nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đất đai ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.

3. Thủ tục làm lại sổ hồng bị mất?

3.1. Hồ sơ đề nghị cấp lại sổ hồng bị mất:

Căn cứ tại Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT hồ sơ địa chính quy định về hồ sơ cần nộp khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng do bị mất gồm có:

– Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK

– Giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất giấy trong thời gian 15 ngày đối với hộ gia đình và cá nhân; giấy tờ chứng minh đã đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương về việc mất Giấy chứng nhận đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; trường hợp mất Giấy chứng nhận do thiên tai, hỏa hoạn phải có giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc thiên tai, hỏa hoạn đó.

– Giấy tờ tùy thân (Chứng minh thư nhân dân hoặc Căn cước nhân dân) của người sử dụng đất.

3.2. Quy trình đề nghị cấp lại sổ hồng bị mất:

Bước 1: Nộp hồ sơ

– Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp quận/huyện hoặc tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đối với địa phương chưa có Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.

– Nếu địa phương đã tổ chức bộ phận một cửa để tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính thì nộp tại bộ phận một cửa.

– Bên cạnh đó, hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu thì nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ giải quyết 

– Sau khi tiếp nhận khai báo của hộ gia đình, cá nhân thì UBND cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở UBND cấp xã.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu

Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm sau:

– Kiểm tra hồ sơ

– Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất

– Lập hồ sơ trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ký quyết định hủy sổ đỏ bị mất, đồng thời ký cấp lại sổ đỏ

– Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai

–  Trao sổ đỏ cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.

Bước 4: Trả kết quả 

– Thời gian cấp lại là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; không quá 20 ngày đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

– Thời gian trên không tính thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ; thời gian tiếp nhận hồ sơ tại xã.

4. Mẫu đơn báo mất sổ hồng (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————————

…, ngày….. tháng …..năm ….

 

ĐƠN BÁO MẤT GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường….

Tôi tên là:………………………………………………………………………………………………….

Sinh ngày………tháng…………năm……. Tại………………………………………………………

Nghề nghiệp:……………………………………………………………………………………………..

Chứng minh nhân dân số:……………………… Ngày cấp:………………… Tại:……………

Thường trú tại:……………………………………………………………………………………………

Kính trình với Ủy ban nhân dân xã…………………………….. về việc mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vào ngày……….tháng………năm……..tôi có làm mất Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số hiệu Giấy chứng nhận là………………. được Ủy ban nhân dân huyện cấp ngày………. tháng……. năm……….. cho thửa đất số………. tờ bản đồ số……………… Địa chỉ thửa đất:…………….. ………………… ……………… …………………

Lý do mất: …………………………. ……………………….. ………………………….. ………………..

………………. ……………………….. …………………………. ………………………….. ………………

Nay để phục vụ việc xin cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tôi làm đơn này đề nghị Ủy ban nhân dân xã ……………………………………. xác nhận cho tôi có đến trình báo với nội dung nêu trên.

Tôi xin cam đoan giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nói trên tôi không cầm cố, thế chấp hoặc không bị cơ quan có thẩm quyền thu giữ.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Người làm đơn

( Ký và ghi rõ họ tên)