Cách hạch toán Tài khoản 353: Hạch toán tiền khen thưởng

1. Tài khoản kế toán dùng để làm gì?

Tài khoản kế toán được dùng để theo dõi sự thay đổi của các đối tượng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể là theo dõi được sự tăng hay giảm, sự chênh lệch  và những phát sinh,…. Việc này giúp các nhà quản lý có thể kịp thời quản lý được các biến động nhanh chóng, dễ dàng và đưa ra các quyết định điều chỉnh một cách kịp thời. Đồng thời, việc này cũng giúp kế toán sắp xếp được các công việc, phân loại các đối tượng hạch toán để từ đó có thể tổng hợp và xử lý thông tin được dễ dàng và chính xác

Tài khoản kế toán có kết cấu tài khoản bao gồm: Tên tài khoản, có kết cấu 2 bên – một bên phản ánh sự vận động tăng và bên còn lại thì phản ánh sự vận động giảm của đối tượng kế toán

Hiện nay theo thông tư 200/2014/TT-BTC quy định thì hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện nay bao gồm 09 loại:

+ Loại 1 và 2: Tài sản

+ Loại 3: Nợ phải trả

+ Loại 4: Vốn chủ sở hữu

+ Loại 5: Doanh thu

+ Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh

+ Loại 7: Thu nhập khác

+ Loại 8: Chi phí khác

+ Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

2. Hạch toán kế toán là gì?

Hạch toán là một hệ thống gồm 4 quá trình sau: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép nhằm quản lý các hoạt động kinh tế ngày một chặt chẽ hơn

Hạch toán kế toán phản ánh về tình hình tài sản hiện có cũng như những biến động tài sản tại đơn vị khi triển khai những hoạt động kinh doanh. Cụ thể hơn là hạch toán kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp một cách hệ thống các thông tin có tính thường xuyên, liên tục về các hoạt động kinh tế tài chính của một đơn vị cụ thể trong phạm vi thời gian nhất định. Đối tượng nghiên cứu cơ bản của kế toán tài sản và sự vận động của tài sản nên về cơ bản hạch toán kế toán phản ánh được tình hình tài sản hiện có và những biến động của tài sản khi đơn vị thực hiện các hoạt động kinh tế tài chính

3. Cách hạch toán Tài khoản 353: Hạch toán tiền khen thưởng – Theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

3.1. Nguyên tắc kế toán:

Tài khoản kế toán này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng hay giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp. Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp để dùng cho công tác khen thưởng, khuyến khích lời ích vất chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cải thiện nâng cao đời sống vật chất cũng như tinh thần của người lao động

– Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty phải được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ

– Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng  ban quản lý điều hành công ty phải theo chính sách tài chính hiện hành

– Đối với tài sản cố định đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành dùng khi hoàn thành dùng vào sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi tăng tài sản cố định đồng thời ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu và giảm quỹ phúc lợi

– Đối với tài sản cố định đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi thì khi hoàn thành dùng cho nhu cầu phúc lợi,văn hóa, của doanh nghiệp, kế toán ghi tăng tài sản cố định và đồng thời được kết chuyển từ quỹ phúc lợi sang quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định. Lưu ý là những tài sản cố định này hàng tháng không trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí mà cuối niên độ kế toán tính hao mòn tài sản cố định một lần trên một năm để ghi giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định

3.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 353 – quỹ khen thưởng phúc lợi:

• Bên Nợ:

– Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định khi tính hao mòn tài sản cố định hoặc do nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu khi kiểm kê tài sản cố định

– Các khoản chi tiêu quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty;

– Đầu tư, mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành phục vụ nhu cầu văn hóa, phúc lợi;

– Cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho cấp dưới.

• Bên Có

– Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp;

– Quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp trên cấp;

– Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định sẽ tăng do đầu tư, mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động văn hoá, phúc lợi.

Số dư bên Có: Số quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.

Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi, có 4 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.

– Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.

– Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

– Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của doanh nghiệp.

4. Cách hạch toán Tài khoản 353: Hạch toán tiền khen thưởng – Theo thông tư 133/2016/TT-BTC:

4.1. Nguyên tắc kế toán:

Tại Thông tư 133/2016/TT-BTC thì tài khoản 353 dùng để phản ánh số hiện có, tình tăng và giảm quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp để sử dụng trong công tác khen thưởng,cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động, khuyến khích lợi ích vật chất cũng như phục vụ cho nhu cầu phúc lợi công cộng của người lao động

Khi trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty phải thực hiện theo chính sach tài chính hiện hành hoặc theo quyết định của chủ sở hữu

Các công ty phải hạch toán chi tiết quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty

Đối với tài sản cố định đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành dùng vào kinh doanh, sản xuất, kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định đồng thời cũng phải ghi tăng vốn đầy tư của chủ sở hữu và giảm đi quỹ phúc lợi

Đối với tài sản cố định đầu tư, mua sắm bằng quỹ phsuc lợi khi hoàn thành dùng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp thì kế toán sẽ ghi tăng tài sản cố định. Những tài sản cố định này hàng tháng sẽ không trích hao tài sản cố định vào chi phí mà kế toán tính hao mòn tài sản cố định một lần trên một năm vào chi phí cuối niên độ kế toán để ghi giảm Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định

4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi:

• Bên Nợ:

– Các khoản chi tiêu quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty;

– Đầu tư, mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành phục vụ nhu cầu văn hóa, phúc lợi;

– Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định khi tính hao mòn tài sản cố định hoặc do nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu khi kiểm kê tài sản cố định

– Cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho cấp dưới.

• Bên Có

– Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

– Quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp trên cấp;

– Quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định tăng do đầu tư, mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động văn hóa, phúc lợi.

• Số dư bên Có: Số quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.

Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi, có 4 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.

– Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.

– Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của doanh nghiệp.

– Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.

Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:

+ Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp

+ Thông tư 113/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa