Các thông tin có thể ghi trên hóa đơn

Liệu ngoài các thông tin bắt buộc thì Công ty tôi có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình trên hóa đơn không? Mong Luật sư giải đáp giúp tôi.

Luật sư tư vấn:

Cám ơn bạn đã gửi câu hỏi của mình đến Ban biên tập – Phòng tư vấn trực tuyến của Công ty LUẬT DƯƠNG GIA. Với thắc mắc của bạn, Công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin được đưa ra quan điểm tư vấn của mình như sau: 

Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 4  Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định nội dung bắt buộc và   không bắt buộc trên hóa đơn đã lập như sau:

“1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

a) Tên loại hoá đơn.

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn.

Trường hợp hoá đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hoá đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

            b) Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn.

Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu hoá đơn là dấu hiệu phân biệt hoá đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với hoá đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hoá đơn đặt in. Đối với hoá đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hoá đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hoá đơn được in ra.

Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hoá đơn tự in vào ngày 7/6/2014 với số lượng hoá đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2014, doanh nghiệp X chưa sử dụng hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát hành. Năm 2015, doanh nghiệp X được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát nêu trên.

Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hoá đơn mới theo quy định.

c) Tên liên hóa đơn.

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu. 

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hoá đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2  “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hoá đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hoá đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hoá đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

d) Số thứ tự hoá đơn.

Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn.

i) Tên tổ chức nhận in hoá đơn.

Trên hoá đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hoá đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in.

k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên. Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).

2. Nội dung không bắt buộc ghi trên hóa đơn

.a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.”

>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Như vậy, theo quy định trên  thì ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo. Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Hy vọng rằng sự tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của Luật sư: 1900.6568 để được giải đáp.

Chuyên viên tư vấn: Vũ Hồng Ngọc