Các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú

Hiện nay có rất nhiều cá nhân khi thắc mắc về các nội dung liên quan đến quản lý cư trú thì không hiểu hoặc không biết các biểu mẫu với ký hiệu đầu là HK là như thế nào, để làm rõ nội dung này tại thông tư 36/2014/TT – BCA đã đưa ra các biểu mẫu và quy định chi tiết như sau: Các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú (sau đây viết gọn là biểu mẫu) ký hiệu là HK, bao gồm:

1. Bản khai nhân khẩu (ký hiệu là HK01): 

Bản khai nhân khẩu (ký hiệu là HK01) được sử dụng để công dân từ 14 tuổi trở lên kê khai trong các trường hợp: 

– Khi làm thủ tục đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú;

– Đã đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú nhưng chưa khai Bản khai nhân khẩu lần nào;

2. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK02):

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK02) được sử dụng để thông báo khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu như: Đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú; xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm trú; tách sổ hộ khẩu; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; cấp giấy chuyển hộ khẩu; xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú; gia hạn tạm trú. Khi có thay đổi những nội dung thông tin trong bản khai nhân khẩu thì công dân phải khai bổ sung bằng mẫu HK02 và chuyển cho cơ quan đăng ký, quản lý cư trú.

3. Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK03):

Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK03) được sử dụng để xác minh những hộ, nhân khẩu có những thông tin chưa rõ, chưa thống nhất.

4. Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK04):

Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK04):được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú, các đơn vị sử dụng để trao đổi thông tin khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu.

5. Phiếu khai báo tạm vắng (ký hiệu là HK05):

Phiếu khai báo tạm vắng (ký hiệu là HK05) được sử dụng cho người phải khai báo tạm vắng khai báo với Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú.

6. Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK06):

Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK06) được cơ quan Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập để phục vụ việc theo dõi, tra cứu hồ sơ hộ khẩu.

7. Giấy chuyển hộ khẩu (ký hiệu là HK07):

Giấy chuyển hộ khẩu (ký hiệu là HK07) được dùng để cấp cho các trường hợp chuyển nơi thường trú.

8. Sổ hộ khẩu (ký hiệu là HK08):

Sổ hộ khẩu (ký hiệu là HK08) được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú.

9. Sổ tạm trú (ký hiệu là HK09A và HK09B):

Sổ tạm trú (ký hiệu là HK09A và HK09B) được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký tạm trú và có thời hạn tối đa là 24 (hai mươi bốn) tháng. Mẫu HK09A cấp cho hộ gia đình, mẫu HK09B cấp cho cá nhân.

10. Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu (ký hiệu là HK10):

Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu (ký hiệu là HK10) được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để theo dõi, ghi chép thông tin quá trình giải quyết đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú.

11. Sổ đăng ký thường trú (ký hiệu là HK11):

Sổ đăng ký thường trú (ký hiệu là HK11) được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký thường trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, thay đổi nơi đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách sổ hộ khẩu, đổi sổ hộ khẩu, cấp lại sổ hộ khẩu, cấp giấy chuyển hộ khẩu, xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú. Mẫu HK11 được lập theo thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, đường phố, tổ dân phố hoặc theo nhà ở tập thể của các cơ quan, tổ chức. Khi có những thay đổi thông tin của từng nhân khẩu trong hộ, cơ quan Công an lập sổ phải tiến hành điều chỉnh kịp thời nội dung thay đổi. Mẫu HK11 là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý để giải quyết các công việc liên quan đến đăng ký, quản lý thường trú. Mẫu HK11 do Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh, Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập, lưu trữ và khai thác lâu dài.

12. Sổ đăng ký tạm trú (ký hiệu là HK12):

Sổ đăng ký tạm trú (ký hiệu là HK12) được Công an xã, phường, thị trấn sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ tạm trú; xóa đăng ký tạm trú; xác nhận nơi tạm trú; đổi, cấp lại sổ tạm trú, gia hạn tạm trú.

13. Sổ tiếp nhận lưu trú (ký hiệu là HK13):

Sổ tiếp nhận lưu trú (ký hiệu là HK13) được Công an xã, phường, thị trấn sử dụng để theo dõi việc tiếp nhận thông báo lưu trú theo quy định của Luật Cư trú.

14. Túi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK14):

Túi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK14) được Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sử dụng để lưu trữ hồ sơ hộ khẩu. Mỗi hộ đã đăng ký thường trú lập một túi hồ sơ hộ khẩu riêng.

15. Thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú (ký hiệu là HK15):

Thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú (ký hiệu là HK15) được Công an các đơn vị, địa phương sử dụng để thống kê hộ khẩu, nhân khẩu, kết quả đăng ký, quản lý cư trú tại địa phương theo tháng, 06 tháng, hàng năm và báo cáo lên cơ quan Công an cấp trên.

Như vậy, tùy vào từng đối tượng, thời gian cư trú mà cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp các biểu mẫu có giá trị chứng minh việc cư trú hợp pháp của các cá nhân.

16. Quy cách các biểu mẫu:

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 36/2014/TT-BCA quy định Quy cách các biểu mẫu:

– Mẫu HK01, HK02, HK03, HK04, HK07, HK10, HK11, HK12, HK13, HK15 in trên khổ giấy 210 mm x 297 mm, in đen trắng. Mẫu HK05 in trên khổ giấy 205 mm x 145 mm, mẫu HK06 in trên khổ giấy 80 mm x 130 mm, mẫu HK14 in trên khổ giấy 270 mm x 350 mm, in đen trắng.

Mẫu HK08 (20 trang), HK09A (12 trang), HK09B (04 trang), in trên khổ giấy 120 mm x 165 mm, in mầu, có hoa văn, mật hiệu bảo vệ.

– Mẫu HK04, HK05 và HK07 được đóng thành quyển, được cấu tạo thành 02 liên có nội dung như nhau, một phần cấp cho người đến làm thủ tục khai báo tạm vắng, cấp giấy chuyển hộ khẩu hoặc chuyển cho cơ quan đăng ký, quản lý cư trú cấp có thẩm quyền, một phần lưu tại cơ quan Công an có thẩm quyền cấp giấy.

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 36/2014/TT-BCA quy định In, phát hành và quản lý các biểu mẫu:

– Bộ Công an thống nhất quản lý, in, phát hành các biểu mẫu HK08, HK09A, HK09B. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý, in, phát hành các mẫu HK01, HK02, HK03, HK04, HK05, HK06, HK07, HK10, HK11, HK12, HK13, HK14, HK15 ban hành kèm theo Thông tư này. Khi in không được thay đổi nội dung, kích thước của biểu mẫu.

– Cục Cảnh sát đăng ký quản lý cư trú và dữ liệu quốc gia về dân cư hướng dẫn Công an các địa phương lập sổ sách theo dõi chuyển giao hồ sơ hộ khẩu, cập nhật thông tin, tra cứu, khai thác tàng thư hồ sơ hộ khẩu.

– Biểu mẫu về đăng ký, quản lý cư trú được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Công an.

– Kinh phí in biểu mẫu quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này do ngân sách nhà nước cấp, được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của Bộ Công an. Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm lập dự toán, quyết toán kinh phí in biểu mẫu theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.