Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản là gì? Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản để làm gì? Mẫu biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản 2021? Hướng dẫn soạn thảo biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản? Quy trình sửa chữa tài sản dành cho doanh nghiệp?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, tổ chức có nguồn vốn lớn và làm kinh doanh hùng mạnh trên thị trường hầu hết đều đầu tư vào cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất bao gồm các trang thiết bị, máy móc, vật dụng làm việc cho các phòng ban, trụ sở,…thuộc về doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc các trang thiết bị xuống cấp, hết hạn sử dụng là điều không thể tránh khỏi. Lúc này, doanh nghiệp cần bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị để có thể tiết kiệm hơn cho ngân sách của mình thay vì phải đầu tư mua tài sản mới. Bài viết hướng dẫn bạn soạn thảo biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản và cung cấp một số thông tin liên quan đến vấn đề này.
1. Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản là gì?
– Nghiệm thu là quy trình thẩm định, thu nhận, kiểm tra dự án sau khi xây dựng và chuẩn bị đi vào hoạt động.
– Nghiệm thu sửa chữa tài sản được hiểu là quy trình thẩm định, kiểm tra lại tài sản sau khi đã hoàn thành việc sửa chữa tài sản. Khi thiết bị, tài sản gặp sự cố hoặc cần được kiểm tra, người phụ trách sẽ gửi phiếu yêu cầu bảo trì tới bộ phận kỹ thuật. Sau khi các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được lên và quá trình bảo dưỡng bảo trì hoàn tất, các bên liên quan sẽ đi đến ký kết biên bản nghiệm thu.
– Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản là văn bản ghi chép lại quá trình tiến hành nghiệm thu tài sản của các bên để xác nhận về quá trình hoạt động đáp ứng yêu cầu của máy móc, vật tư sau khi hoàn tất quá trình sửa chữa, lắp đặt, trong đó nêu rõ thành phần các bên tham gia nghiệm thu, nội dung nghiệm thu,…
2. Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản để làm gì?
Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản được sử dụng trong trường hợp các tổ chức, cá nhân có tài sản hư hỏng cần được bảo dưỡng, sửa chữa. Sau khi sửa chữa hoàn thành, 2 bên tiến hành lập biên bản nghiệm thu sửa chữa. Biểu mẫu này thường được sử dụng giữa đội ngũ bảo trì với các phòng ban gửi yêu cầu hoặc giữa hai bên doanh nghiệp và đơn vị sửa chữa.
Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản được xem là một phần tất yếu trong quá trình vận hành và bảo trì tài sản, máy móc, thiết bị.
3. Mẫu biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản
Mẫu số 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập –Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA TÀI SẢN
(XE ………)
Hôm nay, ngày …..tháng…..năm……, tại ……., chúng tôi gồm có:
1. BÊN A:…….
Ông/Bà: ………. Chức vụ:..
Địa chỉ:…….
Số điện thoại: …………. số Fax:….
Số tài khoản: …….Mở tại Ngân hàng…….
2. BÊN B : …..
Ông/Bà:……… Chức vụ: ………..
Địa chỉ: ………
Số điện thoại: ………., số Fax:……
Số tài khoản: ………..Mã số thuế:…….
Mở tại Ngân hàng………
Hai bên đã thống nhất nghiệm thu bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị với những nội dung chính sau đây:
– Bên B đã hoàn thành việc bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị sau cho Bên A theo đúng hợp đồng hai bên đã thỏa thuận:
| Số TT | Loại thiết bị | Số lượng/ lần đã bảo dưỡng, sửa chữa | Đơn giá | Thành tiền |
| 1. | ||||
| 2. |
– Bên A đã kiểm tra, vận hành thử trang thiết bị sau khi bảo dưỡng, sửa chữa, đảm bảo chất lượng đáp ứng được yêu cầu của bên A.
Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý ngang nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(ký, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu số 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGHIỆM THU
(V/v: bảo trì, sửa chữa thiết bị)
Căn cứ Giấy đề xuất ngày … tháng ….. năm … của [tên đơn vị yêu cầu] về việc sửa
chữa [nội dung yêu cầu sửa chữa];
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm …….., chúng tôi gồm có:
Ông/Bà: ……Chức vụ: ….. [đơn vị sử dụng thiết bị]
Ông/Bà: ……Chức vụ: ………[Phòng Quản trị thiết bị]
hoặc [Đơn vị bảo trì, sửa chữa thiết bị thuê ngoài]
Chúng tôi thống nhất ký biên bản nghiệm thu công tác bảo trì, sửa chữa máy móc
thiết bị sau:
1.……
2. ……
3.………
4………
Chúng tôi xác nhận máy móc, thiết bị trên hoạt động tốt sau khi bảo trì, sửa chữa.
Biên bản này gồm … trang, được lập làm thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau;
mỗi bên giữ một bản.
Đại diện Đơn vị sử dụng thiết bị
(Ký, ghi rõ họ tên)
Đại diện Đơn vị sửa chữa
(Ký, ghi rõ họ tên)
4. Hướng dẫn soạn thảo biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản
– Biên bản nghiệm thu sửa chữa tài sản, thiết bị cũng giống như một số văn bản hành chính nói chung, cần thông tin chi tiết và chính xác.
– Nội dung biên bản nghiệm thu sửa chữa thiết bị sẽ cần nêu rõ lý do hư hỏng, các trang thiết bị hư hỏng cũng như vật tư, phụ tùng thay thế về số lượng, tên gọi cụ thể.
– Lý do hư hỏng cần sửa chữa thiết bị có thể kể đến như:
+ Hư hỏng một hay vài bộ phận của thiết bị; cần nâng cấp với tính năng kỹ thuật cao hơn để phù hợp với điều kiện thực tế làm việc…;
+ Sửa chữa để tạo sự an toàn trong vận chuyển;
+ Nhà cửa – vật kiến trúc bị hư hỏng, xuống cấp cần phải sửa chữa, nâng cấp để có điều kiện làm việc tốt hơn như: Mái nhà bị dột, thấm; trần nhà bị mục, mối mọt; tường nhà bị nứt, thấm; cửa sổ, cửa đi bị mục, rỉ sét; nền nhà bị lún, sụp; lối đi nội bộ; tường rào; nhà vệ sinh …
– Ghi rõ tên, loại thiết bị, số lần bảo dưỡng, sửa chữa và chi phí của từng lần.
Lưu ý
– Một số trường hợp cần phải đợi thời gian kiểm tra sau khi vận hành xem thiết bị đã được sửa chữa hoàn thiện hay chưa nên có thể biên bản nghiệm thu, sửa chữa sẽ không được lập ngay khi bảo dưỡng.
5. Quy trình sửa chữa tài sản dành cho doanh nghiệp
Bước 1: Viết phiếu yêu cầu sửa chữa
Khi có nhu cầu sửa chữa tài sản, máy móc (như phát hiện hư hỏng) thì cần viết phiếu yêu cầu sửa chữa. Ngay khi phát hiện hư hỏng, người phát hiện phải ngay lập tức báo lại cho người sử dụng. Theo đó thì người sử dụng phải ghi phiếu yêu cầu sửa chữa và thông báo cho phụ trách ngay lập tức, tránh chuyển sang ngày hôm sau.
Bước 2: Duyệt cho sửa chữa
– Nội dung xem xét duyệt cho sửa chữa bao gồm: loại tài sản hư hỏng, mức độ hỏng và lý do hư hỏng
– Quản lý, xem xét các nội dung trong phiếu yêu cầu cho sửa chữa, sau đó bổ sung hoặc sửa chữa các nội dung trong phiếu, xác nhận vào phiếu và cuối cùng là chuyển lại cho người yêu cầu.
Bước 3: Chuyển thông tin cho Phòng hành chính quản trị
– Người yêu cầu sửa chữa cần chuyển phiếu yêu cầu sửa chữa cho nhân viên lễ tân thuộc Phòng hành chính quản trị.
– Nhân viên lễ tân có trách nhiệm nhận phiếu, ký vào sổ nhận của người giao, sau đó chuyển thông tin cho nhân viên kỹ thuật bắt đầu thực hiện sửa chữa, lưu thông tin vào máy.
Bước 4: Xác định đơn vị sửa chữa
– Việc sửa chữa có thể do kỹ thuật viên nội bộ hoặc do đơn vị bên ngoài sửa chữa
+ Trường hợp sửa chữa nội bộ thì chuyển phiếu yêu cầu cho kỹ thuật viên thực hiện
+ Phòng Hành chính quản trị có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, tổ chức ký hợp đồng dịch vụ theo quy trình mua hàng của công ty, quy trình đánh giá nhà cung ứng trong trường hợp bắt buộc phải sửa chữa bên ngoài.
+ Sau khi đã ký kết hợp đồng, Phòng hành chính quản trị giao phiếu yêu cầu sửa chữa và nội dung công việc cho một kỹ thuật viên đại diện cho công ty làm việc trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ.
Bước 5: Kiểm tra hiện trạng của tài sản cần sửa chữa
– Để xem xét tình trạng của tài sản, máy móc, Kỹ thuật viên phải đến trực tiếp hiện trường và đây cũng là trách nhiệm của Kỹ thuật viên.
– Kỹ thuật viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung đề nghị, hiện trạng của tài sản, máy móc cần sửa chữa có đúng với phiếu yêu cầu hay không. Trường hợp không đúng, hay còn thiếu…thì trao đổi trực tiếp với trưởng bộ phận sử dụng để có thể chỉnh sửa lại nội dung phiếu đề nghị sửa chữa, phòng khi có mâu thuẫn hay tranh chấp xảy ra.
Bước 6: Tiến hành sửa chữa tài sản
– Trường hợp kỹ thuật viên có thể tự sửa chữa
+ Nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm tự sửa theo nghiệp vụ của mình, sau đó nhân viên kỹ thuật tiến hành bàn giao lại công việc cho bộ phận sử dụng, ghi phiếu nghiệm thu và có chữ ký của các bên
+ Đối với các loại thiết bị, máy còn bảo hành thì kỹ thuật viên cần liên hệ đơn vị bảo hành hoặc đơn vị bảo trì (đã ký hợp đồng với công ty) để tiến hành sửa chữa. Trong trường hợp không có đơn vị bảo hành, đơn vị bảo trì thì kỹ thuật viên sẽ liên hệ với một nhà cung ứng để tiến hành sửa chữa như bình thường.
– Trường hợp kỹ thuật viên không thể tự sửa nhưng còn thời hạn bảo hành
+ Kỹ thuật viên phải liên hệ với đơn vị bảo hành đến để tiến hành sửa chữa
+ Trong trường hợp này, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát quá trình sửa chữa máy móc, thiết bị. Sau khi sửa chữa xong phải lập biên bản nghiệm thu và có chữ ký của các bên (kể cả bên bảo hành).
– Trường hợp kỹ thuật viên không thể tự sửa và không còn thời hạn bảo hành
+ Nhân viên kỹ thuật ghi rõ tình trạng hư hỏng vào trong phiếu sửa chữa, sau đó lập phương án sửa chữa và trình Trường phòng hành chính quản trị duyệt
+ Trưởng phòng trình phương án cho Giám đốc duyệt (trừ trường hợp với loại sửa chữa cần duyệt chi phí và Giám đốc đã có uỷ quyền cho Trưởng phòng)
+ Nhân viên kỹ thuật tìm kiếm nhà cung cấp, lập hồ sơ đánh giá và trình người có thẩm quyền duyệt
+ Kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát, theo dõi quá trình sửa chữa, sau khi sửa xong phải lập biên bản nghiệm thu và có chữ ký của các bên, bao gồm cả đơn vị sửa chữa.
– Trường hợp đối với hư hỏng nhẹ:
Người sử dụng chỉ cần báo cho nhân viên bảo trì sửa chữa.
Bước 7: Kết thúc sửa chữa
– Kỹ thuật viên có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin sửa chữa máy móc, tài sản vào sổ theo dõi sửa chữa
– Kỹ thuật viên lập biên bản nghiệm thu (theo mẫu) hoặc biên bản nghiệm thu đã có sẵn của nhà cung cấp.
– Kỹ thuật viên phải ghi rõ lý do hư hỏng và trong trường hợp lỗi do người sử dụng thì phải phối hợp với Trưởng phòng để quy trách nhiệm cho người sử dụng.
