Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những trường hợp có xảy ra sai sót hoặc các vấn đề dẫn tới phải hủy hóa đơn vậy mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử như thế nào? Soạn thảo biên bản hủy hóa đơn như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi chép lại các vấn đề và quá trình hủy hóa đơn điện tử khi có sự cố hoặc sai sót sảy ra. Biên bản hủy hóa đơn điện tử để dùng trong trường hợp cần hủy hóa đơn vì một lí do nào đó và ghi chép lại việc hủy hóa đơn.
2. Biên bản hủy hóa đơn điện tử:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Số …./BBTHHĐ
– Căn cứ Nghị định …../……./NĐCP ngày …./…../…… của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số …./……./TT BTC ngày …./…../….. hướng dẫn thi hành Nghị định số …../………/NĐ-CP và Nghị định …../………../NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay, ngày … /…/….. chúng tôi gồm có:
BÊN MUA: CÔNG TY…
Địa chỉ: ………..
Mã số thuế: ……
Người đại diện:…………… Chức vụ: …
BÊN BÁN: CÔNG TY……..
Địa chỉ: ……….
Mã số thuế: ……
Người đại diện:…… Chức vụ: …………….
Chúng tôi cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau
1. Hóa đơn bị hủy số: ………… do ……………………..… phát hành ngày ………..
2. Hàng hóa ghi trên hóa đơn gồm:
| STT | Tên hàng hoá, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
Tổng cộng ………………
Thuế GTGT ………………
Tổng số ………………
(Bằng chữ:…………)
3. Lý do hủy hóa đơn: ………….. ( ví dụ: Do ghi sai số lượng hàng hóa )
Vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết
không sử dụng hoá đơn trên để kê khai thuế GTGT.
Biên bản được hai bên nhất trí và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị
pháp lý như nhau.
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu)
3. Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử:
– Ghi đầy đủ và chính xác các thông tin trong biên bản trên
– các loại hàng hóa ghi trên hóa đơn cũng cần được ghi chi tiết nhất
– Lưu ý: biên bản cần phải được lập thành 2 bản
– Tránh tẩy xóa và sửa thôn tin trên biên bản
– Biên bản được lập phải cụ thể
4. Quy định về hủy hóa đơn điện tử:
căn cứ vào Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ việc hủy hóa đơn được quy định như sau:
Điều 27. Hủy hóa đơn
1. Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy chậm nhất trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
2. Tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày dừng sử dụng hóa đơn, ngày thông báo tìm lại được hóa đơn đã mất hoặc ngày thông báo hết giá trị sử dụng hóa đơn.
3. Tổ chức, cá nhân có các loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành, nhưng không tiếp tục sử dụng nữa thì phải hủy hóa đơn chậm nhất trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày không còn sử dụng.
4. Tổ chức, cá nhân mua hóa đơn của cơ quan thuế khi chuyển sang sử dụng các loại hóa đơn khác phải quyết toán và hủy số hóa đơn đã mua còn chưa sử dụng chậm nhất trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày sử dụng hình thức hóa đơn mới.
5. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
6. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
Việc hủy hóa đơn phải được thông qua Hội đồng hủy hóa đơn. Thành phần Hội đồng và thủ tục hủy hóa đơn do Bộ Tài chính quy định.
Theo đó thì Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn được quy định như sau:
– Tổng cục Thuế có trách nhiệm:
+ Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn trong phạm vi cả nước;
+Thông báo rộng rãi các loại hóa đơn đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.
– Cục Thuế địa phương có trách nhiệm:
+ Quản lý hoạt động tạo, phát hành hóa đơn của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn;
+ Quản lý hoạt động in hóa đơn của các doanh nghiệp in trên địa bàn;
+ Đặt in, phát hành các loại hóa đơn để cấp, bán cho các đối tượng theo quy định tại Nghị định này;
+ Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn trên địa bàn.
– Chi cục Thuế địa phương có trách nhiệm:
+ Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế;
+ Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế.
Ngoài ra Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định:
Về Tạo hóa đơn điện tử như sau:
– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Về Xử lý hóa đơn trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng như sau:
– Tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau:
+ Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.
+ Tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.
+ Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.
+ Hóa đơn mất, cháy, hỏng theo hướng dẫn tại Điều 24 Thông tư này.
– Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau:
+ Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều này.
+ Hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo với cơ quan thuế;
+ Hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân tự ý ngừng kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế;
+ Hóa đơn mua của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhân có hành vi cho, bán.
Căn cứ vào những điều luật nêu trên thì các hóa đơn điện tử khi được lập ra mà sai sót hay bất kì lí do nào khác mà không tiếp tục sử dụng hay phải hủy hóa đơn đó, và việc hủy hóa đơn điện tử thì phải dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành, không được tự ý hủy, việc hủy phải lập thành biên bản để xác nhận và làm chứng cứ trong các trường hợp phát sinh. Trên đây là bài viết của chúng tôi về Biên bản hủy hóa đơn điện tử chi tiết nhất, kèm theo các thông tin pháp lý liên quan dựa trên quy định của pháp luật hiện hành.
5. Các trường hợp tiến hành hủy hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót
– Khi các thông tin quan trọng như mã số thuế, giá trị hóa đơn, thuế suất, loại hàng hóa… bị sai sót thì bên bán phải tiến hành xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định. Bước đầu tiên để xử lý là hủy hóa đơn điện tử viết sai bằng cách thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Nếu các thông tin như tên, địa chỉ người mua bị sai sót thì không cần phải hủy hóa đơn này mà chỉ cần nêu nội dung bị sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
– Ở trường hợp này, người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HDDT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
6. Sự khác nhau giữa hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn:
Hiện nay vẫn còn rất nhiều người đang nhầm lẫn giữa 2 khái niệm: Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn.
Cần phải hiểu rằng tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn, không thể truy cập hay tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa hay không còn tồn tại trên hệ thống thông tin.
Còn hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn còn có thể rà soát, tra cứu được, vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin, chỉ là hóa đơn điện tử này không còn giá trị nữa.
Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Trái lại, việc hủy hóa đơn điện tử có thể được diễn ra nhiều lần.
