Bảo vệ bí mật trong vận chuyển tài liệu ngành tài chính

Căn cứ theo Thông tư 161/2014/NĐ-CP có quy định về vấn đề vận chuyển, giao nhận, cất giữ tài liệu bí mật trong ngành tài chính.

1. Giao, nhận tài liệu mật

– Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản) đều phải vào sổ đăng ký tài liệu mật đến, đi và có ký nhận giữa bên giao, nhận; đối với tài liệu có đóng dấu Tuyệt mật thì không được ghi trích yếu nội dung tại sổ đăng ký tài liệu mật đến, đi, trừ trường hợp được phép của người có thẩm quyền.

– Việc giao, nhận tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật. Bên giao, nhận tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.

2. Phát hành tài liệu mật

– Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ đăng ký tài liệu mật đi; phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung (trừ tài liệu có đóng dấu Tuyệt mật), số lượng bản, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên).

– Tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.

3. Nhận tài liệu mật đến

–  Các loại tài liệu mật từ bất cứ nguồn nào gửi đến cơ quan, đơn vị đều phải qua văn thư vào sổ đăng ký tài liệu mật đến, trường hợp sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên máy tính để theo dõi thì không được nối mạng Lan (mạng nội bộ), mạng Internet và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Phải ghi đầy đủ các cột, mục sau tại sổ đăng ký tài liệu mật đến: Số, ký hiệu, ngày, tháng, năm; trích yếu nội dung (trừ tài liệu có đóng dấu Tuyệt mật), độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên).

–  Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc bì.

– Trường hợp tài liệu mật được gửi đến mà không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời báo nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì hoặc tài liệu bị trao đổi, mất, hư hỏng, thì người nhận phải lập biên bản và báo ngay với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

4. Thu hồi tài liệu mật

–  Khi gửi hoặc nhận tài liệu mật có đóng dấu thu hồi, các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm đôn đốc để thu hồi hoặc trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. Đối với các tài liệu mật có đóng dấu thu hồi được phát ra tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đơn vị thuộc Bộ chủ trì tổ chức họp, hội nghị, hội thảo có trách nhiệm thu hồi ngay sau khi cuộc họp, hội nghị, hội thảo kết thúc.

– Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị trả lại các tài liệu mật Lãnh đạo Bộ giao các đơn vị nghiên cứu, sử dụng nhưng phải thu hồi theo quy định.

5.  Vận chuyển tài liệu mật

Tài liệu mật khi vận chuyển, giao nhận phải đảm bảo an toàn tuyệt đối theo quy định sau:

– Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu mật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành Bưu điện. Tài liệu mật được truyền bằng các phương tiện thông tin, viễn thông phải được mã hóa bằng mật mã cơ yếu.

– Vận chuyển, giao nhận tài liệu mật giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện.

–  Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các loại tài liệu mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn; trong quá trình vận chuyển không được đỗ, dừng hoặc để tài liệu mật ở bất cứ nơi nào nếu không đảm bảo an toàn, trong mọi trường hợp phải cử người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài liệu mật.

>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

6. Thống kê, cất giữ, bảo quản tài liệu mật

– Cơ quan, đơn vị cất giữ tài liệu mật phải thống kê tài liệu mật theo trình tự thời gian và từng độ mật.

– Tài liệu mật phải được cất giữ, bảo quản nghiêm ngặt trong tủ có khóa. Tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” phải được tổ chức lưu giữ riêng tại nơi có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo vệ đảm bảo an toàn. Nơi cất giữ các loại tài liệu mật do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật đó quy định. Trường hợp tài liệu mật được lưu giữ trong các phương tiện thiết bị điện tử, tin học và trên mạng viễn thông phải được mã hóa bằng mật mã cơ yếu.

– Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật phải thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo việc thống kê, cất giữ, bảo quản tài liệu mật.