Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?

Hiện nay, việc sử dụng những bản sao văn bản, giấy tờ có chứng thực để thay thế cho bản chính là rất phổ biến. Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có thể được hiểu là bản sao của các giấy tờ mà cá nhân được cấp hoặc có đóng dấu bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được tổ chức hành nghề công chứng, UBND cấp có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính. Thực tế cho thấy người dân chỉ sử dụng những bản sao được chứng thực trong thời hạn từ 3 đến 6 tháng vì đều đang hiểu rằng giá trị sử dụng của những bản sao chứng thực này chỉ có 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Vậy, cách hiểu này có chính xác hay không? Và pháp luật quy định như thế nào về điều này?

Tư vấn pháp luật về thời gian có hiệu lực của văn bản công chứng: 1900.6568

1. Giá trị thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực:

Hiện nay, những vấn đề liên quan đến bản sao chứng thực được điều chỉnh theo quy đinh tại Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, chưa có một điều luật nào quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực từ bản chính.

Tuy nhiên tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định những bản sao của giấy tờ đã được chứng thực sẽ có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính nếu như pháp luật không có quy định khác. Do đó, về mặt nguyên tắc, chúng ta có thể hiểu giá trị sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực sẽ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của bản chính giấy tờ đó. Điều này có nghĩa rằng, ở mỗi loại giấy tờ khác nhau bản sao chứng thực của giấy tờ đó cũng sẽ có giá trị thời hạn sử dụng khác nhau. Như vậy, việc hiểu rằng giá trị thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực là không quá 6 tháng là không chính xác.

2. Cách xác định thời hạn sử dụng cụ thể của các bản sao giấy tờ chứng thực: 

Như ở trên đã đề cập, giá trị sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực sẽ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của bản chính giấy tờ đó.  Theo quy định hiện hành, các loại giấy tờ chỉ cần đáp ứng điều kiện được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc đóng dấu đều được chứng thực nếu có yêu cầu. Chính vì thế chúng ta có thể xác định thời gian sử dụng của bản sao chứng thực mỗi loại giấy tờ như sau:

– Đối với giấy tờ không xác định về thời hạn sử dụng: Đối với những giấy tờ này, bản sao chứng thực cũng sẽ có giá trị sử dụng không bị xác định về thời hạn. Một số loại giấy tờ theo quy định chỉ được cấp 1 lần và không quy định về giá trị thời hạn sử dụng như các văn bằng, chứng chỉ, bảng kết quả học tập, giấy phép lái xe mô tô, giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,… Trong trường hợp bản chính dùng để đối chiếu cấp bản sao chứng thực bị hủy bỏ, thu hồi hoặc đã thực hiện thủ tục theo quy định để thay đổi, bổ sung thông tin trên giấy tờ thì bản sao chứng thực được cấp trước đó mới hết giá trị sử dụng.

VD: Anh A đến UBND xã nơi cư trú để chứng thực giấy khai sinh vào ngày 12/1/2017. Đến ngày 14/12/2018, anh A đến UBND xã nơi cư trú để bổ sung thông tin về nơi sinh trong giấy khai sinh. Như vậy, bản sao chứng thực giấy khai sinh của anh A sẽ có giá trị sử dụng không xác định về thời hạn, tuy nhiên kể từ thời điểm anh A làm thủ tục để bổ sung thông tin về nơi sinh trên giấy khai sinh thì bản sao Giấy khai sinh anh A đã được cấp vào ngày 12/1/2017 không còn giá trị sử dụng nữa. Trường hợp khi cần, anh A sẽ phải tiếp tục đến cơ quan có thẩm quyền để được cấp bản sao chứng thực giấy khai sinh có thông tin mới của anh.

– Đối với những loại giấy tờ có quy định về thời hạn sử dụng: Bên cạnh các giấy tờ, văn bản có giá trị sử dụng không xác định về thời hạn. Các văn bản, giấy tờ khác đều được cơ quan, tổ chức cấp hoặc đóng dấu đều có thời hạn sử dụng nhất định do pháp luật quy định hoặc theo mục đích sử dụng. Do đó, bản sao chứng thực của những loại văn bản, giấy tờ này cũng chỉ có giá trị sử dụng khi bản gốc còn có giá trị sử dụng.

VD: Đối với Giấy chứng minh nhân dân thời hạn là 15 năm, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe là 6 tháng,..

Tuy nhiên trong thực tế một hiện tượng rất phổ biến hiện nay đó là việc những cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận những bản sao giấy tờ chứng thực đều yêu cầu phải được chứng thực trong thời gian 3 tháng hoặc 6 tháng gần nhất nhằm mục đích tránh trường hợp giả mạo hoặc có thay đổi về bản chính. Điều này là trái với quy định của pháp luật, đồng thời gây khó khăn, phiền hà cho công dân cũng như quá tải về khối lượng công việc cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền về cấp bản sao chứng thực. Về mặt nguyên tắc, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao đã được chứng thực không được yêu cầu người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo hoặc đã có sự thay đổi về bản chính thì có quyền xác minh (có thể yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu) (Theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, với những bản sao giấy tờ đã được chứng thực quá lâu, người nộp có thể mang theo giấy tờ bản gốc để đối chiếu trong trường hợp cần thiết chứ không bắt buộc phải đi chứng thực lại.

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được tiến hành thực hiện như sau:

Thứ nhất: Yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ làm cơ sở chứng thực 

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Thứ hai: Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Thứ ba: Tiến hành chứng thực 

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

4. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính:

Tóm tắt câu hỏi:

Em có việc cần giấy chứng minh nhân dân bản sao có chứng thực gấp mà quê ở xa. Vậy bây giờ em có thể đem chứng minh thư nhân dân photo và bản chính tới Văn phòng công chứng để chứng thực có được không?

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

+ Chứng thực di chúc;

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Căn cứ Điều 77 Luật công chứng 2014 quy định việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên như sau:

– Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.

– Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Như vậy, ngoài Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thì văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính do đó bạn có thể đến trực tiếp văn phòng công chứng gần nhất để chứng thực chứng minh thư nhân dân.

5. Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính:

Tóm tắt câu hỏi:

Theo Thông tư liên tịch 158/2015/TTLT-BTC-BTP thì cụ thể, mức thu lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau: – Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ 03 trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Xin cho em hỏi luật sư là nếu mà trang giấy in 2 mặt như hộ khẩu thì mình tính tiền như thế nảo? Xin cám ơn.

Luật sư tư vấn:

Thông tư liên tịch 158/2015/TTLT-BTC-BTP đã hết hiệu lực ngày 01/01/2017 và được thay thế bởi Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng thực quy định như sau:

Căn cứ vào quy định của Thông tư 226/2016/TT-BTC thì phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Vậy, trang giấy in 2 mặt như hộ khẩu thì sẽ tính theo từng trang. Ví dụ 1 tờ giấy của sổ hộ khẩu sẽ được tính là 2 mặt, 2 mặt đầu này mức phí sẽ là 4.000 đồng/2 trang.