Hồ sơ và thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật

1. Hồ sơ khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật:

Trong thực tế, không phải trường hợp nào việc phân chia tài sản sau khi người chết để lại cũng được thực hiện theo di chúc. Nhiều trường hợp người để lại di sản không lập di chúc hoặc di chúc không hợp pháp, không còn hiệu lực hoặc không xác định được người thừa kế theo di chúc. Khi đó, việc phân chia di sản sẽ được thực hiện theo quy định về thừa kế theo pháp luật theo Bộ luật Dân sự năm 2015 (Điều 650). Để xác lập quyền đối với tài sản và thực hiện các giao dịch tiếp theo như sang tên, chuyển nhượng, đăng ký quyền sở hữu…, những người thừa kế cần thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật tại Tổ chức hành nghề công chứng theo trình tự luật định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật.

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2024 và các văn bản pháp luật liên quan, người yêu cầu công chứng văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chứng minh nhân thân, quan hệ thừa kế và quyền sở hữu đối với tài sản để lại. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian giải quyết và tránh phát sinh yêu cầu bổ sung.

a. Phiếu yêu cầu công chứng:

• Người yêu cầu thực hiện thủ tục khai nhận di sản cần lập Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng;
• Nội dung phiếu thể hiện rõ thông tin người yêu cầu, loại giao dịch công chứng (khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản), danh mục tài sản và các giấy tờ kèm theo;
• Phiếu yêu cầu công chứng là căn cứ để công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và xác định phạm vi công chứng.

b. Giấy tờ tùy thân của người thừa kế:

Tất cả những người thuộc hàng thừa kế theo pháp luật tham gia khai nhận cần cung cấp giấy tờ tùy thân còn hiệu lực, gồm:

• Thẻ căn cước công dân/CCCD gắn chip;
• Chứng minh nhân dân (nếu còn giá trị);
• Hộ chiếu đối với trường hợp người thừa kế là người nước ngoài hoặc đang cư trú ở nước ngoài.

Giấy tờ này nhằm xác định nhân thân và năng lực hành vi dân sự của người tham gia giao dịch công chứng.

c. Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người chết và người thừa kế:

Đây là nhóm giấy tờ đặc biệt quan trọng để xác định đúng hàng thừa kế theo quy định tại Điều 651 Bộ luật Dân sự 2015. Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể bao gồm:

• Giấy khai sinh;
• Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn;
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú;
• Quyết định nhận con nuôi (nếu có);
• Các giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ huyết thống hoặc quan hệ hôn nhân.

Việc chứng minh đúng quan hệ là cơ sở để xác định ai là người có quyền hưởng di sản.

d. Giấy tờ chứng minh tài sản thuộc di sản thừa kế:

Người yêu cầu phải xuất trình các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với tài sản do người chết để lại. Như:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ, sổ hồng);
• Giấy đăng ký xe ô tô, xe máy;
• Sổ tiết kiệm ngân hàng;
• Giấy chứng nhận cổ phần, trái phiếu;
• Hợp đồng mua bán, hóa đơn chứng từ liên quan đến tài sản.

Việc xác định chính xác tài sản là bước quan trọng để công chứng viên xác lập nội dung văn bản khai nhận.

e. Giấy chứng tử của người để lại di sản:

Giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố chết là căn cứ pháp lý xác định thời điểm mở thừa kế theo Điều 611 Bộ luật Dân sự 2015. Đây là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ khai nhận thừa kế.

2. Thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người thừa kế tiến hành thủ tục khai nhận theo các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng.

Người thừa kế nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng nơi có tài sản hoặc nơi cư trú của người để lại di sản. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, công chứng viên sẽ hướng dẫn bổ sung theo quy định.

Bước 2: Thụ lý hồ sơ và soạn thảo văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản.

Nếu hồ sơ hợp lệ, công chứng viên tiến hành thụ lý và soạn thảo một trong hai loại văn bản:

• Văn bản khai nhận di sản thừa kế (trường hợp chỉ có một người thừa kế hoặc những người thừa kế thống nhất không phân chia);
• Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế (trường hợp có nhiều người thừa kế và có sự phân chia cụ thể).

Bước 3: Niêm yết việc thụ lý công chứng.

Theo quy định của pháp luật công chứng, việc thụ lý khai nhận di sản phải được niêm yết công khai tại: UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản.

Thời gian niêm yết thông thường là 15 ngày nhằm đảm bảo minh bạch và tạo điều kiện cho các cá nhân, tổ chức liên quan phản ánh nếu có tranh chấp hoặc khiếu nại.

Bước 4: Công chứng văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản.

Sau thời gian niêm yết, nếu không phát sinh tranh chấp, khiếu nại, công chứng viên sẽ tiến hành ký chứng nhận văn bản khai nhận hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Người thừa kế cần có mặt để ký trước công chứng viên, trừ trường hợp ủy quyền hợp pháp.

Bước 5: Nhận văn bản công chứng và thực hiện thủ tục sang tên tài sản.

Sau khi văn bản được công chứng, người thừa kế sử dụng văn bản này để thực hiện các thủ tục tiếp theo tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Như:

• Sang tên quyền sử dụng đất tại Văn phòng đăng ký đất đai;
• Chuyển quyền sở hữu phương tiện giao thông;
• Rút tiền tại ngân hàng hoặc nhận tài sản tài chính khác.

3. Chi phí công chứng khi khai nhận di sản thừa kế:

Khi thực hiện thủ tục công chứng, người yêu cầu phải nộp phí công chứng theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mức phí được tính dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị phần di sản được nhận. Ngoài ra, có thể phát sinh các chi phí khác như:

• Thù lao soạn thảo văn bản;
• Chi phí niêm yết;
• Chi phí sao y, chứng thực.

Lưu ý:

• Tất cả những người thuộc cùng hàng thừa kế phải được xác định đầy đủ. Nếu bỏ sót người thừa kế có thể dẫn đến văn bản công chứng bị vô hiệu.
• Trường hợp có tranh chấp giữa các đồng thừa kế thì tổ chức công chứng sẽ từ chối thực hiện, khi đó các bên phải giải quyết tại Tòa án.
• Tài sản đang thế chấp, tranh chấp hoặc chưa xác định quyền sở hữu rõ ràng có thể khiến thủ tục kéo dài hoặc không thực hiện được.

4. Thừa kế theo pháp luật, di sản được chia như thế nào?

Trong thực tế, không phải trường hợp nào việc phân chia di sản thừa kế cũng được thực hiện theo ý chí của người để lại tài sản thông qua di chúc. Khi không tồn tại di chúc hợp pháp hoặc di chúc không thể làm căn cứ để phân chia di sản, pháp luật sẽ áp dụng cơ chế thừa kế theo pháp luật nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của những người có quan hệ huyết thống, hôn nhân hoặc nuôi dưỡng với người chết. Theo quy định tại Điều 650 Bộ luật Dân sự năm 2015, thừa kế theo pháp luật được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Thứ nhất, không có di chúc. Đây là trường hợp phổ biến khi người để lại di sản qua đời nhưng không lập di chúc hoặc di chúc chưa được xác lập trước khi chết. Khi đó, toàn bộ di sản sẽ được chia theo hàng thừa kế theo quy định pháp luật.
• Thứ hai, di chúc không có hiệu lực pháp luật. Một di chúc có thể bị vô hiệu toàn bộ hoặc một phần nếu không đáp ứng điều kiện về hình thức, nội dung, năng lực lập di chúc hoặc vi phạm quy định pháp luật. Khi di chúc vô hiệu, việc phân chia tài sản sẽ quay về cơ chế thừa kế theo pháp luật.
• Thứ ba, người được chỉ định hưởng thừa kế theo di chúc không có quyền hưởng di sản hoặc từ chối nhận di sản. Ví dụ, người thừa kế thuộc trường hợp bị truất quyền hưởng di sản theo quy định hoặc chủ động lập văn bản từ chối nhận thừa kế, phần di sản tương ứng sẽ được chia theo pháp luật.
• Thứ tư, cơ quan, tổ chức được hưởng thừa kế theo di chúc không còn tồn tại vào thời điểm mở thừa kế. Khi chủ thể được chỉ định không còn tư cách pháp lý, việc phân chia phần di sản liên quan sẽ thực hiện theo quy định về thừa kế theo pháp luật.
• Thứ năm, người thừa kế theo di chúc chết trước hoặc chết cùng thời điểm với người để lại di sản. Trong trường hợp này, do người được chỉ định không còn tồn tại tại thời điểm mở thừa kế nên quyền hưởng di sản không phát sinh và phần tài sản đó sẽ được phân chia theo pháp luật, trừ trường hợp có quy định về thừa kế thế vị.

Ngoài các trường hợp nêu trên, thừa kế theo pháp luật còn được áp dụng đối với:

• Phần di sản không được người lập di chúc định đoạt;
• Phần di sản được định đoạt nhưng nội dung tương ứng trong di chúc bị vô hiệu.

5. Các hàng thừa kế theo pháp luật gồm những ai?

Hành thừa kế theo pháp luật được quy định tại tại Điều 651 Bộ luật Dân sự năm 2015. Việc xác định đúng hàng thừa kế có ý nghĩa quan trọng vì chỉ khi không còn ai ở hàng thừa kế trước thì người ở hàng thừa kế sau mới được hưởng di sản.

Những người thừa kế theo pháp luật được quy định theo thứ tự sau đây:

• Hàng thừa kế thứ nhất gồm: vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết;
• Hàng thừa kế thứ hai gồm: ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh ruột, chị ruột, em ruột của người chết; cháu ruột của người chết mà người chết là ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại;
• Hàng thừa kế thứ ba gồm: cụ nội, cụ ngoại của người chết; bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột của người chết; cháu ruột của người chết mà người chết là bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột; chắt ruột của người chết mà người chết là cụ nội, cụ ngoại.

Lưu ý: Những người thừa kế cùng hàng được hưởng phần di sản bằng nhau. Những người ở hàng thừa kế sau chỉ được hưởng thừa kế, nếu không còn ai ở hàng thừa kế trước do đã chết, không có quyền hưởng di sản, bị truất quyền hưởng di sản hoặc từ chối nhận di sản.

THAM KHẢO THÊM:

• Luật sư tư vấn phân chia thừa kế, khai nhận di sản thừa kế
• Hồ sơ, trình tự thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo di chúc
• Thừa kế theo pháp luật là gì? Nguyên tắc chia thừa kế theo pháp luật?