Nên thành lập địa điểm kinh doanh hay văn phòng đại diện?

1. Khái niệm văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh: 

Văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 44 Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 như sau:

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được uỷ quyền để đại diện và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không tham gia vào các hoạt động kinh doanh trực tiếp của doanh nghiệp. 

• Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể. Địa điểm kinh doanh có thể nằm ở một địa chỉ khác ngoài địa chỉ đăng ký của trụ sở chính của doanh nghiệp.

2. So sánh văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh:

3. Ưu và nhược điểm của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh: 

3.1. Ưu và nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện: 

– Ưu điểm:

+ Không cần nộp thuế môn bài. Do văn phòng đại diện thường không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp nên không cần phải nộp thuế môn bài.

+ Thuận tiện trong giao tiếp với khách hàng khi ở một vị trí thuận lợi hơn so với việc đến văn phòng công ty. Văn phòng đại diện thường được đặt tại các vị trí thuận tiện, dễ tiếp cận đối với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng giao tiếp và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng một cách thuận lợi hơn so với việc đến văn phòng công ty.

+ Với văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thêm một địa điểm để trưng bày sản phẩm, tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng có thể tiếp cận và xem xét sản phẩm. Điều này giúp tăng cơ hội tiếp cận thị trường và tạo ra sự gần gũi hơn giữa sản phẩm và khách hàng.

– Nhược điểm:

+ Một trong nhược điểm của văn phòng đại diện là văn phòng đại diện chỉ được sử dụng cho mục đích quảng bá, tiếp thị sản phẩm chứ không phải là nơi thực hiện các hoạt động kinh doanh chính. Do đó, văn phòng đại diện không thể thực hiện một số chức năng quan trọng như sản xuất, mua bán hoặc quản lý tài chính.

+ Văn phòng đại diện thường không được phép ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các giao dịch mua bán trực tiếp. Thay vào đó, nó chỉ có thể giới thiệu sản phẩm và tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, sau đó chuyển đến trụ sở chính để xử lý. Điều này có thể gây ra sự bất tiện và trì hoãn trong quá trình giao dịch.

Nhìn chung, nhược điểm chính của văn phòng đại diện là hạn chế trong phạm vi hoạt động, không thể thực hiện một số chức năng quan trọng như ký kết hợp đồng và mua bán trực tiếp. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh và tương tác với khách hàng của doanh nghiệp.

3.2. Ưu và nhược điểm của việc thành lập địa điểm kinh doanh:

– Ưu điểm:

Nếu đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp sẽ bị hạn chế khả năng thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp. Trong khi đó, địa điểm kinh doanh là nơi chủ yếu để thực hiện các hoạt động mua bán và tổ chức các sự kiện kinh doanh. Việc mở địa điểm kinh doanh có thể dễ dàng được thực hiện ở nhiều vị trí khác nhau trong cùng một tỉnh hoặc thành phố mà công ty đã có chi nhánh hoặc trụ sở chính, và quá trình đóng cửa hàng cũng không đòi hỏi nhiều chi phí và thủ tục như khi đóng cửa một chi nhánh hay văn phòng đại diện.

– Nhược điểm:

• Nếu chỉ có địa điểm kinh doanh, bạn sẽ không có quyền đăng ký con dấu riêng, điều này có thể gây ra những rắc rối về vấn đề pháp lý liên quan đến các giao dịch. Việc không có con dấu riêng có thể gây hạn chế trong việc thực hiện các giao dịch và công việc khác của doanh nghiệp. Thêm vào đó, việc kê khai thuế còn phải phụ thuộc vào công ty mẹ. tạo ra sự phức tạp trong quản lý tài chính và thuế. Hơn nữa, việc này cũng có thể làm chậm trễ quá trình nộp thuế và gây ra sự bất tiện cho doanh nghiệp.

• Hiện nay, sau khi thành lập địa điểm kinh doanh, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký, tuy nhiên, mã số thuế cho địa điểm kinh doanh vẫn chưa được cấp. Điều này có thể gây ra khó khăn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế như thuế môn bài, đặc biệt là khi địa điểm kinh doanh nằm ở tỉnh/thành phố khác với trụ sở chính hoặc các chi nhánh của công ty.

Thông qua việc đánh giá và so sánh giữa văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, cũng như phân tích ưu và nhược điểm của từng loại hình, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định phù hợp dựa trên nhu cầu và điều kiện cụ thể của họ. Điều này là rất quan trọng vì sự lựa chọn loại hình hoạt động cho doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến cách thức vận hành và quản lý của doanh nghiệp. Đánh giá cẩn thận và dựa trên nhu cầu thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro khi lựa chọn loại hình phù hợp.

Nếu doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu thị trường, giám sát việc vi phạm thương hiệu, hoặc không có nhu cầu kinh doanh tại cơ sở cụ thể ở các tỉnh/thành phố khác nơi mà không có trụ sở chính, thì việc mở văn phòng đại diện là một lựa chọn hợp lý. Thêm vào đó, việc mở văn phòng đại diện thường ít tốn kém hơn so với việc mở chi nhánh hoặc trụ sở mới. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tập trung tài nguyên vào các hoạt động chính của mình.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn mở một cơ sở có chức năng kinh doanh thì mở một địa điểm kinh doanh là một lựa chọn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp mở một cơ sở chỉ để giao dịch trong cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp, nếu muốn lựa chọn hình thức đơn giản, tiết kiệm chi phí thì nên thành lập địa điểm kinh doanh.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022.

THAM KHẢO THÊM:

• Thành lập địa điểm kinh doanh công ty: Hồ sơ và trình tự thủ tục?
• Văn phòng đại diện là gì? Quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp?
• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.