Chi nhánh và văn phòng đại diện trên thực tế có khá nhiều điểm tương đồng, tuy nhiên chi nhánh và văn phòng đại diện vẫn có những điểm khác biệt về chức năng, hình thức thanh toán ... Vậy trên thực tế, khi muốn mở rộng hoạt động kinh doanh thì các công ty nên lựa chọn hình thức mở chi nhánh hay mở văn phòng đại diện?
Mục lục bài viết
1. Nên lựa chọn mở chi nhánh hay mở văn phòng đại diện?
Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 44 của Văn bản hợp nhất
– Chi nhánh theo quy định của pháp luật và các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chi nhánh có chức năng và nhiệm vụ thực hiện toàn bộ chức năng hoặc thực hiện một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh bắt buộc phải đúng với ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký;
– Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, văn phòng đại diện có chức năng và nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền xuất phát từ lợi ích của các doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó. Văn phòng đại diện sẽ không được phép thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp;
– Địa điểm kinh doanh theo quy định của pháp luật là nơi các doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Về bản chất, chi nhánh và văn phòng đại diện là hai chế định hoàn toàn khác nhau, tuy nhiên vẫn có sự nhầm lẫn trong quá trình phân biệt, vì vậy nhiều người khi muốn mở rộng hình thức kinh doanh vẫn không biết nên lựa chọn chi nhánh hay văn phòng đại diện. Chi nhánh và văn phòng đại diện có một số điểm giống nhau như sau:
– Chi nhánh và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp, đều hoạt động theo ủy quyền vào hoạt động dưới danh nghĩa của doanh nghiệp/người đứng đầu tổ chức;
– Chi nhánh và văn phòng đại diện đều áp dụng nguyên tắc đặt tên giống nhau;
– Chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân, có con dấu và giấy phép kinh doanh;
– Chi nhánh và văn phòng đại diện đều có mã số thuế riêng với 13 số. Đồng thời, chi nhánh và văn phòng đại diện đều cần phải thực hiện thủ tục kê khai thông tin, đăng ký hoạt động đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện đó;
– Chi nhánh và văn phòng đại diện đều có thể thành lập ở trong nước hoặc nước ngoài, có thể có nhiều chi nhánh/nhiều văn phòng đại diện ở cùng tỉnh/thành phố.
Tuy nhiên, chi nhánh và văn phòng đại diện cũng có một số điểm khác biệt như sau:
– Về chức năng. Chi nhánh thực hiện chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền, trong khi đó văn phòng đại diện có chức năng giao dịch và tiếp thị theo ủy quyền của các công ty, hiểu một cách đơn giản thì mục đích hoạt động của văn phòng đại diện chính là nơi quảng bá sản phẩm và giải đáp các thắc mắc tư vấn cho khách hàng;
– Về hình thức hạch toán. Chi nhánh có thể lựa chọn hình thức hạch toán độc lập hoặc hình thức hạch toán phụ thuộc, tuy nhiên bên cạnh đó thì văn phòng đại diện bắt buộc phải lựa chọn hình thức hạch toán phụ thuộc;
– Về loại thuế cần phải nộp, chi nhánh hoạt động khác tỉnh thì sẽ phải nộp thuế nhiều hơn so với văn phòng đại diện, đó là cần phải nộp thêm thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tóm lại, việc lựa chọn chi nhánh hay văn phòng đại diện sẽ tùy theo tình hình hoạt động và nhu cầu của bản thân.
Tuy nhiên, lời khuyên cho bạn đó là nếu bạn muốn thành lập doanh nghiệp được mở rộng tại các tỉnh, thành phố khác nhau hướng tới mục đích đánh mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận, mang đến sự tiện lợi cho khách hàng trong quá trình thực hiện giao dịch … thì bạn nên lựa chọn hình thức thành lập chi nhánh doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu bạn muốn tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình giao tiếp và chăm sóc khách hàng, muốn tạo ra một nơi liên hệ trao đổi thành phần hồ sơ giấy tờ, trưng bày sản phẩm và hỗ trợ đẩy nhanh tiến độ … thi công các dự án công trình, thì thành lập văn phòng đại diện sẽ được xem là sự lựa chọn tối ưu dành cho bạn.
2. Khi mở văn phòng đại diện có cần phải thông báo hay không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 45 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về vấn đề đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, thông báo địa điểm kinh doanh. Cụ thể như sau:
– Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một chi nhánh hoặc đặt nhiều chi nhánh, một hoặc nhiều văn phòng đại diện ở một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính nhất định;
– Trong trường hợp thành lập chi nhánh, thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần phải gửi một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, đặt văn phòng đại diện. Thành phần hồ sơ sẽ bao gồm các loại giấy tờ và tài liệu sau:
+ Thông báo thành lập chi nhánh, thông báo thành lập văn phòng đại diện;
+ Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, biên bản họp về việc thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện của doanh nghiệp, các loại giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh hoặc người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh sẽ cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ xem xét tính hợp lý của hồ sơ, sau đó cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh cần phải thông báo bằng văn bản những nội dung cần phải sửa đổi và bổ sung cho doanh nghiệp. Trong trường hợp từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì cần phải trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp, trong đó nêu rõ lý do chính đáng;
– Doanh nghiệp sẽ cần phải có nghĩa vụ chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi;
– Trong khoảng thời gian 10 ngày được tính kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thông báo địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Theo đó thì có thể nói, như điều luật phân tích nêu trên, khi thành lập văn phòng đại diện bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền để có thể được hoạt động hợp pháp.
3. Hồ sơ và thủ tục đăng kí mở văn phòng đại diện như thế nào?
Để thành lập văn phòng đại diện, cần phải thực hiện theo các giai đoạn sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ với các thành phần giấy tờ, tài liệu như sau:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
– Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Quyết định của chủ sở hữu đối với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
–
– Giấy tờ tùy thân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
–
– Giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này được xác định là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư. Có thể nộp trực tiếp, hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính, hoặc có thể nộp trực tuyến online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Cho nhận kết quả. Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và gửi kết quả phản hồi. Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi sửa đổi, bổ sung hồ sơ sẽ tiến hành nộp lại hồ sơ.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp;
– Nghị định 98/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại;
– Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
THAM KHẢO THÊM:
