Mô hình tổ chức theo chức năng là gì? Ưu và nhược điểm?

1. Mô hình tổ chức theo chức năng là gì?

Định nghĩa cơ cấu tổ chức chức năng là “Một cơ cấu tổ chức trong đó nhân viên được nhóm theo các lĩnh vực chuyên môn và người quản lý dự án có quyền hạn trong việc phân công công việc và áp dụng các nguồn lực.” Cơ cấu chức năng chia tổ chức thành các phòng ban dựa trên chức năng của chúng. Mỗi phòng do một người quản lý chức năng đứng đầu và các nhân viên được phân nhóm theo vai trò của họ. Các nhà quản lý chức năng thường có kinh nghiệm trong các vai trò mà họ giám sát, đảm bảo rằng nhân viên đang sử dụng các kỹ năng của họ một cách hiệu quả. Một cấu trúc chức năng tối đa hóa chuyên môn của bộ phận giúp các công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ.

Theo cơ cấu tổ chức chức năng, người lao động được phân loại theo chức năng của họ trong sơ đồ tổ chức. Biểu đồ này cho thấy thứ bậc vai trò (ví dụ: chủ tịch, phó chủ tịch, tài chính, bán hàng, dịch vụ khách hàng, quản trị, v.v.).

Mỗi bộ phận có một người đứng đầu chịu trách nhiệm về bộ phận đó, giúp tổ chức kiểm soát tính nhất quán và chất lượng hoạt động của bộ phận đó. Các trưởng bộ phận này rất giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm trong công việc và hiệu quả công việc ở trình độ cao; do đó, năng suất là đặc biệt trong một cấu trúc chức năng.

Các phòng ban chức năng đôi khi được gọi là “hầm chứa”. Điều này có nghĩa là mỗi bộ phận đều theo chiều dọc và không kết nối với các bộ phận khác, và thông tin liên lạc được chuyển thẳng qua các trưởng bộ phận đến lãnh đạo cao nhất.

Ở đây, tất cả quyền hạn vẫn thuộc về người quản lý chức năng. Thông thường, người quản lý dự án có vai trò tối thiểu hoặc thậm chí không tồn tại trong các tổ chức chức năng. Người quản lý dự án sẽ cần sự chấp thuận của người quản lý chức năng để sử dụng các nguồn lực và họ có thể hoạt động với tư cách là người điều phối hoặc người điều hành.

Cơ cấu tổ chức chức năng hoạt động tốt trong các doanh nghiệp giải quyết các hoạt động, như các ngành sản xuất.

Điểm mạnh của cơ cấu tổ chức chức năng là chuyên môn hóa và hiệu quả.

– Các công ty nhỏ với số lượng sản phẩm hạn chế sử dụng cấu trúc này. Nhân viên của họ có tay nghề cao do công việc lặp đi lặp lại, có nghĩa là họ có hiệu suất cao và hiệu suất vượt trội.

– Vì nhân viên được phân nhóm theo kỹ năng và kinh nghiệm của họ, họ có thêm kiến ​​thức và chuyên môn và trở thành chuyên gia, giúp họ đạt hiệu quả và năng suất cao. Họ sẽ thực hiện một cách nhanh chóng, ít có khả năng xảy ra sai sót và đầu ra của họ sẽ có chất lượng cao.

Điểm yếu chính của cơ cấu chức năng là sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau và các vấn đề quản lý chưa đầy đủ.

Mặc dù mỗi bộ phận đều hoạt động hiệu quả và năng suất nhưng việc thiếu sự phối hợp giữa các đơn vị hoặc bộ phận chức năng sẽ làm giảm năng suất. Nhiều khi, họ vô tình cạnh tranh với nhau, đặt lợi ích của bộ phận mình lên trên lợi ích của tổ chức. Điều này làm cho tinh thần của nhân viên xuống thấp, ảnh hưởng đến mức năng suất, có thể tụt lại so với chỉ tiêu.

Giao tiếp trong các tổ chức chức năng là chính thức và chủ yếu là từ trên xuống dưới. Lãnh đạo cấp cao nhất đưa ra quyết định và thông báo cho nhân viên cấp dưới. Họ thường thay đổi các thủ tục và sửa đổi môi trường làm việc mà không lấy ý kiến ​​đóng góp từ các nhân viên trên cơ sở. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của nhân viên và làm giảm hiệu quả, cuối cùng là cản trở sự đổi mới.

2. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng:

Sau đây là một số lợi ích của cơ cấu tổ chức chức năng:

– Nhân viên được phân nhóm theo kiến ​​thức và kỹ năng của họ, cho phép họ đạt được hiệu suất cao.

– Vai trò và trách nhiệm của họ là cố định, tạo điều kiện dễ dàng giải trình cho công việc.

– Hệ thống phân cấp rõ ràng và minh bạch.

– Điều này làm giảm số lượng kênh liên lạc.

– Thông tin liên lạc là không có ma sát trong bộ phận.

– Công việc không bị trùng lặp, vì tất cả các phòng ban đều có trách nhiệm xác định.

– Nhân viên an tâm; họ thực hiện tốt mà không sợ hãi hoặc không chắc chắn.

– Vì đảm bảo công việc, nhân viên có xu hướng trung thành với tổ chức.

– Nhân viên có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng. Sự hợp tác là tuyệt vời trong bộ phận.

3. Nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng:

Sau đây là một số nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng:

– Nhân viên có thể cảm thấy nhàm chán vì công việc lặp đi lặp lại. Sự đơn điệu này làm mất đi sự nhiệt tình.

– Xung đột có thể phát sinh nếu hệ thống đánh giá hiệu suất không được quản lý đúng cách. Một nhân viên có tay nghề cao sẽ phải trả giá cao hơn.

– Các phòng ban phát triển một tâm lý lạc quan, tư lợi. Các nhà quản lý chức năng quan tâm nhiều hơn đến các bộ phận của chính họ và phớt lờ lợi ích của người khác. Thông tin liên lạc giữa các bộ phận còn yếu.

– Điều này gây ra sự phối hợp giữa các bộ phận kém, ảnh hưởng đến tính linh hoạt và đổi mới.

– Việc thiếu tinh thần đồng đội giữa các bộ phận khác nhau sẽ làm chậm sự đổi mới.

– Nhân viên có thể ít quan tâm hoặc tò mò về các sự kiện bên ngoài nhóm của họ.

– Cấu trúc chức năng cứng nhắc khiến việc thích ứng với những thay đổi trở nên khó khăn và chậm chạp.

– Việc ra quyết định rất chậm chạp do hệ thống phân cấp quan liêu.

– Các nhà quản lý chức năng có thể đưa ra quyết định mà không cần tham khảo ý kiến ​​của các thành viên trong nhóm. Điều này không tốt cho tinh thần công ty.

– Thành kiến ​​cá nhân có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên. Ví dụ, một nhân viên có thể cảm thấy mất tinh thần khi một nhân viên có hiệu suất thấp được thăng chức hơn họ. Khi tổ chức phát triển lớn mạnh hơn, việc quản lý các khu vực chức năng trở nên khó khăn. Mỗi bộ phận có thể bắt đầu hoạt động như một công ty nhỏ, tức là hiệu ứng “silo”.

– Các bộ phận chức năng có thể cam kết với các mục tiêu của bộ phận hơn là các mục tiêu của tổ chức.

– Nhân viên không học được bất kỳ kỹ năng mới nào và vai trò của họ không thay đổi thường xuyên, gây ra tình trạng trì trệ.

4. Ví dụ về cơ cấu tổ chức chức năng:

Các tổ chức nhỏ giải quyết sản xuất có thể tương tự như một cấu trúc chức năng.  Tuy nhiên, khi chúng lớn lên, chúng sẽ cần các yếu tố của một cấu trúc hình chiếu.

Ví dụ: Các dự án dựa trên nghiên cứu để tung ra một sản phẩm mới

Dự án cải tiến sản phẩm hoặc hoạt động của Dự án xây dựng cơ sở sản xuất mới

Cơ cấu tổ chức chức năng giúp các tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của họ, đặc biệt là những tổ chức liên quan đến các hoạt động liên tục. Tại đây, nhân viên cảm thấy yên tâm, làm việc tốt và có xu hướng yêu thích tay nghề cao. Người quản lý dự án thường không có bất kỳ vai trò nào trong một tổ chức chức năng. Nếu chúng tồn tại, chúng sẽ có một vai trò rất hạn chế và không có quyền hạn. Trong một tổ chức chức năng, vai trò của nhân viên là tĩnh và họ báo cáo cho người quản lý chức năng.