Mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch bản sao

Với vai trò quan trọng mà hộ tịch mang lại thì quản lý nhà nước về hộ tịch luôn được Nhà nước ta quan tâm và là một trong những chức năng quan trọng của Nhà nước ta nhằm mục đích bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân từ đó góp phần giúp Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước về dân cư. Chính vì vậy, tổ chức triển khai thực hiện pháp luật hộ tịch và việc ban hành các biểu mẫu cụ thể về hộ tịch có vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của Nhà nước nói chung và của cơ quan hành chính nhà nước nói riêng. Mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch là một trong số đó và có những vai trò quan trọng. 

Mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch là mẫu bản trích lục được lập ra nhằm mục đích để ghi chép lại về việc đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch. Mẫu trích lục nêu rõ nội dung đăng ký thay đổi, thông tin cơ quan cấp bản sao Trích lục hộ tịch, thông tin oại việc thực tế giải quyết: thay đổi hộ tịch; cải chính hộ tịch; bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc,… Sau khi hoàn thành việc lập biên bản thì người ký trích lục ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu để mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch có giá trị.

2. Mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch (bản sao):

…….(1)

Số: (2) ……../TL-BS

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————

…., ngày…tháng…năm…

TRÍCH LỤC
………(3)

(BẢN SAO)

Xác nhận:

Họ, chữ đệm, tên: …………

Ngày, tháng, năm sinh: ………..

Giới tính:……….Dân tộc:………… Quốc tịch: ……….

Giấy tờ tùy thân: (4) ………

Nơi cư trú: ………

Đã đăng ký việc (5) ………

Trong (6) ……..

Số:……. Ngày ………

Từ (7) ………

Nơi đăng ký: (8) ………

Số………. Ngày ……….

Ghi chú: (9) ………..

NGƯỜI KÝ TRÍCH LỤC

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ, đóng dấu)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu trích lục đăng ký thay đổi cải chính, bổ sung hộ tịch (bản sao):

(1) Ghi tên cơ quan cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

Nếu là Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh); nếu là Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh); nếu là Cơ quan đại diện thì ghi rõ tên cơ quan đại diện và tên nước có trụ sở Cơ quan đại diện.

Ví dụ: Tỉnh Thanh Hoá

Thành phố Thanh Hoá

UBND phường Lam Sơn

Hoặc: Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ;

Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản

(2) Ghi theo số trong Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch của cơ quan đăng ký hộ tịch, ghi chữ viết tắt loại việc đã giải quyết trong thực tế.

Ví dụ: 01/TLTĐHT-BS hoặc 02/TLCCHT-BS hoặc 05/TLXĐLDT-BS

(3) Ghi theo loại việc thực tế giải quyết: thay đổi hộ tịch; cải chính hộ tịch; bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc.

(4) Ghi rõ tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày tháng năm cấp giấy tờ.

(5) Ghi theo nội dung đã đăng ký: thay đổi họ/chữ đệm/tên; cải chính họ, chữ đệm, tên, năm sinh, quê quán …; bổ sung dân tộc, quốc tịch, năm sinh của người cha…; xác định lại dân tộc.

(6) Ghi tên loại giấy tờ/sổ đăng ký hộ tịch có nội dung đã được thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, số, ngày tháng năm đăng ký.

(7) Ghi nội dung đã đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

Ví dụ: Từ Nguyễn Văn A, sinh năm 1959 thành Nguyễn Văn An, sinh năm 1960

hoặc: Từ quê quán: Đức Thọ, Hà Tĩnh thành quê quán: Vinh, Nghệ An.

hoặc: từ dân tộc: Kinh thành dân tộc: Thái

(8) Ghi tên cơ quan đã đăng ký, số đăng ký, ngày tháng năm đăng ký việc thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc.

(9) Tuỳ theo cách thức thực hiện, ghi rõ căn cứ cấp bản sao Trích lục: “Thực hiện việc trích lục từ Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc” hoặc “Thực hiện việc trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy trình tin học.

4. Trình tự, thủ tục thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

Trình tự thực hiện:

– Các chủ thể có yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

– Người tiếp nhận hồ sơ sẽ có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ nội dung và số lượng hồ sơ, xác định tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ.

– Trong trường hợp các hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ sẽ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.

– Còn nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì các chủ thể tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên của người tiếp nhận.

– Đối với trường hợp hồ sơ sau khi đã được cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoàn thiện theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ cần phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

– Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đủ giấy tờ theo quy định đối với việc yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; ngay trong ngày làm việc đối với yêu cầu bổ sung hộ tịch; nếu nhận thấy việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và các quy định của pháp luật có liên quan, công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

– Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì ký Trích lục hộ tịch tương ứng (Trích lục thay đổi hộ tịch/Trích lục cải chính hộ tịch/Trích lục bổ sung hộ tịch) cấp cho người yêu cầu; công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; cùng người yêu cầu ký vào Sổ.

– Đối với trường hợp các chủ thể thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn; bổ sung thông tin hộ tịch vào mục tương ứng và đóng dấu vào nội dung bổ sung.

Cách thức thực hiện:

– Các chủ thể có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

– Các chủ thể thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.

Thành phần, số lượng hồ sơ:

– Thành phần hồ sơ:

Giấy tờ, tài liệu cần phải xuất trình để đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch bao gồm:

+ Thứ nhất: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

+ Thứ hai: Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc).

+ Đối với trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Giấy tờ, tài liệu cần phải nộp để đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch bao gồm:

+ Thứ nhất: Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc theo mẫu.

+ Thứ hai: Giấy tờ làm căn cứ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

+ Thứ ba: Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật đối với trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

Cần lưu ý rằng trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Thời hạn giải quyết: 

– Ba ngày làm việc đối với yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch. Trong trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 06 ngày làm việc.

– Ngay trong ngày làm việc đối với yêu cầu bổ sung hộ tịch, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Đối tượng thực hiện: Cá nhân.

Cơ quan thực hiện:

Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính bao gồm:

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây.

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người có yêu cầu.

Cơ quan phối hợp: Không.

Kết quả thực hiện:

Một trong ba loại giấy tờ sau:

– Thứ nhất: Trích lục thay đổi hộ tịch.

– Thứ hai: Trích lục cải chính hộ tịch

– Thứ ba: Trích lục bổ sung hộ tịch.