Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch là gì?
Mục lục bài viết
1. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch là gì?
Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch là mẫu tờ khai được cá nhân lập ra để khai cấp bản sao trích lục hộ tịch. Mẫu tờ khai nêu rõ thông tin cá nhân của người khai,…
Theo khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch, Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch được soạn thảo nhằm mục đích cung cấp các thông tin yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
2. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: (1) …
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …
Nơi cư trú: (2) …
Giấy tờ tùy thân: (3) …
Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: …
Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) … cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: … Giới tính: …
Ngày, tháng, năm sinh: …
Dân tộc: … Quốc tịch: …
Nơi cư trú: (2) …
Giấy tờ tùy thân: (3) …
Số định danh cá nhân (nếu có): …
Đã đăng ký tại: (5) … ngày … tháng … năm …
Theo (6) … số … Quyển số: (7) …
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình
Làm tại: …, ngày … tháng … năm …
Người yêu cầu
(Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
3. Hướng dẫn viết tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch:
(1) Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc như Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
(2) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú;
– Nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú;
– Nếu không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.
Ví dụ: SN xx, đường yy, phường zz, thành phố A, tỉnh B.
(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.
(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.
Ví dụ: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn
(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường zz, thành phố A, tỉnh B
(6) Ghi rõ loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đây.
Ví dụ: Giấy khai sinh
(7) Chỉ khai khi biết rõ.
4. Quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch:
4.1. Trình tự thủ tục thông tin sổ hộ khẩu:
Cơ quan thực hiện:
Theo Điều 63 Luật Hộ tịch, Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký. Theo đó Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch nơi lưu trữ sổ gốc thông tin hộ tịch để được trích lục.
Cơ sở pháp lý:
-Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2020;
-Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016);
-
-
-Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017).
Trình tự thực hiện:
-Bước 1: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi lưu trữ sổ bộ hộ tịch) từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).
-Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi lưu trữ sổ bộ hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
Trường hợp nộp trực tiếp:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ những loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký và ghi rõ họ, tên người tiếp nhận hồ sơ;
+ Trong trường hợp hồ sơ không được bổ sung, hoàn thiện theo hướng dẫn thì người tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký và ghi rõ họ tên.
Trường hợp nộp qua bưu chính:
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì mời người nộp hồ sơ đến bổ sung theo quy định.
– Bước 3: Ngay khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký và cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu. Trường hợp từ chối, thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.
Thành phần và số lượng:
– Thành phần hồ sơ:
Giấy tờ phải nộp:
+ Tờ khai theo mẫu quy định đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân;
+ Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức;
+ Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Giấy tờ phải xuất trình:
+ Xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
+ Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. – Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Thời hạn giải quyết
Bản sao trích lục hộ tịch được cấp ngay trong ngày làm việc, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
4.2. Yêu cầu và điều kiện:
-Người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật;
-Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch;
-Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch từ sổ gốc.
Giá trị pháp lý của bản sao trích lục:
Theo Điều 3
– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, bản sao trích lục hộ tịch có giá trị tương đương như bản chính và được sử dụng thay thế bản chính trong việc thực hiện các giao dịch.
