Mẫu Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT

1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT là gì?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 thì BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Theo Luật bảo hiểm y tế 2008 sửa đổi, bổ sung 2014 thì BHYT là hình thức bảo hiểm bắt buộc được áp dụng đối với các đối tượng theo quy định của Luật này để chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận do Nhà nước tổ chức thực hiện.

Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT là là mẫu tờ khai được lập bởi người tham gia bảo hiểm kê khai về các thông tin của người tham gia khi có yêu cầu thay đổi thông tin trên BHXH, BHYT.

Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT được ban hành kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT được sử dụng khi tham gia BHXH, BHYT lần đầu hoặc khi người tham gia bảo hiểm có yêu cầu thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT, kê khai lại các thông tin liên quan đến nhân thân, phương thức đóng, nơi khám chữa bệnh ban đầu khi tham gia BHXH, BHYT.

2. Mẫu Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT:

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

——-

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————————-

TỜ KHAI CUNG CẤP VÀ THAY ĐỔI THÔNG TIN NGƯỜI THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

Kính gửi: ………

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa): …………….

[02]. Số định danh: ……………….

[03]. Ngày tháng năm sinh: ………………. [04]. Giới tính: …………………. [05]. Quốc tịch

[06]. Nơi cấp giấy khai sinh: [06.1]. Xã (phường, thị trấn) ………………

[06.2]. Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) ……………

[06.3]. Tỉnh (thành phố)……………….

[07]. Số chứng minh thư (Hộ chiếu): ……………

[08]. Địa chỉ nơi cư trú: [08.1]. Số nhà, đường phố, thôn xóm: …………

[08.2]. Xã (phường, thị trấn) …………….. [08.3] Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) ……………. [08.4].Tỉnh (thành phố) …………………

[09]. Địa chỉ liên hệ: [09.1]. Số nhà, đường phố, thôn xóm: ……………

[09.2]. Xã (phường, thị trấn) ……….… [09.3] Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) ……….  [09.4] .Tỉnh (thành phố) ………………..

[10]. Mức tiền đóng: ……………. [11]. Phương thức đóng: ……………….

[12]. Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: ………………….

[13]. Nội dung thay đổi, yêu cầu:…………..

[14]. Tài liệu kèm theo: ……………

Tôi cam đoan những nội dung kê khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã kê khai.

……., ngày …. tháng …. năm….

Người kê khai

(Ký, ghi rõ họ tên)

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ

(đơn vị chỉ phải xác nhận khi người tham gia thay đổi họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh)

3. Hướng dẫn lập tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT:

a) Mục đích: kê khai các thông tin liên quan đến nhân thân, phương thức đóng, nơi đăng ký KCB ban đầu khi tham gia BHXH, BHYT, BHTN và khi có yêu cầu thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT như: nhân thân, chức danh nghề, phương thức đóng, nơi đăng ký KCB ban đầu …

b) Trách nhiệm lập: người tham gia BHXH, BHYT.

c) Thời gian lập:

– Đối với người lao động cùng tham gia BHXH, BHYT; người chỉ tham gia BHXH bắt buộc; người tham gia BHXH tự nguyện: Khi tham gia lần đầu hoặc khi thay đổi thông tin.

– Đối với người chỉ tham gia BHYT: Khi thay đổi thông tin.

d) Phương pháp lập:

[01]. Họ và tên: ghi đầy đủ họ và tên của người tham gia BHXH, BHYT.

[02]. Số định danh: đối với người cùng tham gia BHXH, BHYT; người chỉ tham gia BHXH bắt buộc; người tham gia BHXH tự nguyện thì ghi số sổ BHXH. Trường hợp chưa có sổ BHXH mà có thẻ BHYT thì ghi số thẻ BHYT. Nếu chưa có thì để trống.

[03]. Ngày tháng năm sinh: ghi ngày tháng năm sinh như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước.

[04]. Giới tính: ghi giới tính của người tham gia (nếu là nam thì ghi từ “nam” hoặc nếu là nữ thì ghi từ “nữ”).

[05]. Quốc tịch: ghi như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước.

[06]. Nơi cấp Giấy khai sinh: ghi rõ tên xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); tỉnh, thành phố đã cấp giấy khai sinh lần đầu. Trường hợp chưa được cấp giấy khai sinh thì ghi nguyên quán (trường hợp sát nhập, chia tách địa giới hành chính thì ghi theo tên địa danh tại thời điểm kê khai).

[07]. Số chứng minh thư (Hộ chiếu): ghi số chứng minh thư hoặc ghi số hộ chiếu.[08]. Địa chỉ nơi cư trú: ghi đầy đủ địa chỉ theo sổ hộ khẩu (trường hợp có sổ tạm trú thì ghi theo sổ tạm trú): số nhà, đường phố, thôn xóm; xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); tỉnh, thành phố.

[09]. Địa chỉ liên hệ: ghi đầy đủ số nhà, đường phố, thôn xóm; xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); tỉnh, thành phố.

[10]. Mức tiền đóng (áp dụng đối với người tham gia BHXH tự nguyện): ghi mức thu nhập tháng do người tham gia BHXH tự nguyện lựa chọn.

[11]. Phương thức đóng (áp dụng đối với người đi lao động ở nước ngoài, người tham gia BHXH tự nguyện): ghi cụ thể phương thức đóng là 03 tháng hoặc 06 tháng hoặc 12 tháng.

[12]. Nơi đăng ký KCB ban đầu: ghi nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh BHYT ban đầu (danh sách đăng ký nơi KCB ban đầu được cơ quan BHXH thông báo hàng năm gửi cho đơn vị, UBND xã, đại lý thu).

[13]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: ghi nội dung yêu cầu thay đổi như: họ tên, ngày tháng năm sinh, các thông tin liên quan đến chức danh, nghề nghiệp, công việc, phương thức đóng, nơi đăng ký KCB ban đầu …

Lưu ý: Khi thay đổi thông tin thì chỉ cần ghi chỉ tiêu [01], [02], [12], [13] và nội dung thay đổi.

[14]. Tài liệu kèm theo;

– Đối với người thay đổi thông tin, ghi các loại giấy tờ chứng minh.

– Đối với người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, ghi các loại giấy tờ chứng minh.

đ) Sau khi hoàn tất việc kê khai, người tham gia ký ghi rõ họ tên.

e) Trường hợp kê khai thay đổi về nhân thân (họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh) đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT thì phải có xác nhận của đơn vị nơi người lao động đang làm việc.

4. Thông tin liên quan:

4.1. Hồ sơ điều chỉnh thông tin sai trên thẻ BHYT:

Thành phần hồ sơ bao gồm:

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS. Đối với trường hợp thay đổi về nhân thân như họ và tên, tuổi, giới tính…. thì phải có xác nhận của cơ quan quản lý đối tượng trong Tờ khai.

– Hồ sơ liên quan đến thay đổi nhân thân (đối với các trường hợp cấp lại thẻ do thay đổi nhân thân như: Giấy khai sinh bản chính; Quyết định điều chỉnh hồ sơ hưởng đối với người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH; Số BHXH đã được cấp lại hoặc được điều chỉnh lại nhân thân trong sổ BHXH nhưng chưa sửa dữ liệu in thẻ)

– Hồ sơ chứng minh được hưởng quyền lợi cao hơn theo quy định tại Phụ lục kèm theo (đối với trường hợp đổi quyền lợi hưởng)

– Bản sao công chứng sổ hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu (đối với trường hợp bổ sung mã K1, K2, K3)

– Thẻ BHYT.

4.2. Điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH trực tuyến:

Người tham gia BHXH muốn điều chỉnh thông tin cá nhân trên thẻ BHXH bằng hình thức trực tuyến trước hết cần cài đặt ứng dụng iBHXH™, tiếp đó thực hiện như sau:

– Trên thanh tiêu đề chọn vào mục “Hồ sơ điện tử” > “Sổ”  > “[608] Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin cá nhân” Tùy chọn kỳ kê khai và tạo lần nhập liệu.

– Tại giao diện “Phiếu giao nhận hồ sơ”, tùy chọn một trong hai dạng đối tượng tham gia là BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện.

Nội dung danh sách biểu mẫu, tùy theo trường hợp cần điều chỉnh thông tin nhân thân hay thông tin cá nhân mà người dùng đánh dấu chọn vào mẫu nhập liệu và các chứng từ cần đính kèm theo, bên dưới xuất hiện mẫu nhập liệu, nhấn chọn vào đây để chuyển sang bảng nhập thông tin khai báo cho người lao động. Lưu ý dù chọn bất kỳ trường hợp nghiệp vụ nào thì cũng cần đánh dấu chọn mở biểu mẫu “Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản)”.

– Nhập đầy đủ nội dung vào bảng nhập liệu

Thực hiện nhập nội dung vào biểu mẫu tờ khai, có 2 cách nhập liệu

– Cách 1: Nhập liệu trực tiếp vào biểu mẫu tờ khai trên ứng dụng, nhấn chọn phím “Insert” trên bàn phím để thêm dòng hoặc phím “F11” để xóa bớt dòng.

– Cách 2: Thực hiện tạo file mẫu, nhập thông tin vào file mẫu này, sau đó thực hiện nạp dữ liệu từ file mẫu vào ứng dụng.

(1): Nhấn chọn “File mẫu” để tạo file lưu về máy tính.

(2): Tuỳ chọn vị trí để lưu file trên máy tính người dùng.

(3): Có thể đặt lại tên file hoặc giữ nguyên tên mặc định.

(4): Nhấn chọn “Save” để hoàn tất.

Sau khi chọn lưu về máy tính, file mẫu sẽ tự khởi động, thực hiện nhập thông tin vào file mẫu này, lưu ý trên file mẫu sẽ có những cột nội dung có hướng dẫn cách nhập liệu riêng, người dùng cần nhập đúng theo hướng dẫn này.

Trường hợp nếu đơn vị có sẵn thông tin từ file dữ liệu khác, có thể sao chép (Copy) nội dung và thực hiện sao chép chỉ lấy giá trị nguyên vào file mẫu (Paste Special > Value).

(1): Thông tin hướng dẫn của từng cột nội dung nhập liệu.

(2): Vùng nhập liệu.

Nhập liệu vào file mẫu xong, người dùng lưu và đóng file mẫu lại, vào ứng dụng để thực hiện nạp dữ liệu.

– Sau khi thực hiện nhập liệu xong, nhấn “Ghi (F5)” để thực hiện lưu lại thông tin đã nhập liệu và kết xuất tổng hợp ra bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Lưu ý: Trường hợp lưu nội dung nhập liệu xuất hiện cảnh báo lỗi, vui lòng xem kĩ hướng dẫn và kiểm tra nội dung nào có hiển thị lỗi đỏ/vàng để hiệu chỉnh hoặc nhập thêm thông tin

 – Kết xuất báo cáo:

+ Trường hợp 1: Thông thường, sau khi hoàn tất quá trình “Ghi/Lưu (F5)” dữ liệu thành công và không có lỗi báo đỏ phát sinh, phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng kết xuất ngay trong giao diện nhập liệu bằng cách hiển thị hộp thoại “Bạn có muốn kết xuất báo cáo không?” > Nhấn chọn “Có” hoàn thành.

+ Trường hợp 2: Kết xuất báo cáo thủ công, trên thanh tiêu đề người dùng nhấn chọn “Kết xuất BC” > “Kết xuất” > Tùy chọn loại hồ sơ cần kết xuất > “Chấp nhận”

– Tại giao diện “Danh sách tờ khai BHXH” , người dùng tùy chọn tháng/quý để kết xuất hồ sơ > Nhấn chọn thực hiện

– Để xem lại đầy đủ hồ sơ bảo hiểm mà đơn vị khai báo, double click vào biểu tượng XML

Đánh dấu vào hồ sơ cần nộp > “Ký và nộp hồ sơ” > Chọn CKS (USB Token) > “Ký” 

– Tra cứu lịch sử giao dịch: “Kết xuất” > “Lịch sử giao dịch” > Tùy chọn từ ngày đến ngày đã nộp hồ sơ > “Thực hiện”

– Tra cứu kết quả trả về. Để theo dõi quá trình xử lý hồ sơ của BHXH, nhấn chọn vào từng biểu tượng quyển sách phía dưới hồ sơ.