Trong các tổ chức đoàn thể, trong các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó và cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Giấy mời họp là loại giấy tờ được sử dụng phổ biến ở rất nhiều cơ quan, tổ chức, đoàn thể khi muốn tổ chức cuộc họp.
Mục lục bài viết
1. Mẫu giấy mời họp :
Tải về mẫu giấy mời
Một ví dụ tiêu biểu đó là khi có thay đổi về nội dung đăng ký kinh doanh. Trong một số trường hợp luật yêu cầu hội đồng quản trị, hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên phải tiến hành phiên họp và phải có biên bản ghi lại nội dung cuộc họp đó.
Để tiến hành một phiên họp giai đoạn đầu tiên của người đứng ra tổ chức là phải lên kế hoạch, nội dung của cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp họ có thể thông báo, mời họp bằng miệng. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hay các công ty, tập đoàn lớn, đông người. Việc họp nhất định phải được mời bằng giấy mới hoặc thư mời. Họ có thể gửi trực tiếp đến từng người tham dự cuộc họp hoặc có thể gửi qua đường bưu điện, hay thậm chí là có thể gửi bằng thư trực tuyến. Việc gửi giấy mời, thư mời đến từng thành viên tham dự sẽ thể hiện tính chất quan trọng cũng như sự chuẩn bị kỹ lưỡng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Với ý nghĩa và tính chất quan trọng của thư mời. Nhận thấy mẫu giấy mời, thư mời sẽ là văn bản mà khách hàng cần sử dụng rất nhiều. Do đó, nay Luật Dương Gia gửi đến quý khách hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày … tháng … năm 20…
GIẤY MỜI
…(1)
Tên cơ quan, tổ chức:…trân trọng kính mời:
Ông (bà) … (2) …
Tới dự … (3) …
Thời gian:…
Địa điểm …/.
Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.
Trân trọng cảm ơn!
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(3) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
2. Mẫu thư mời họp :
Tải về mẫu thư mời họp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày … tháng … năm 20…
THƯ MỜI HỌP
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức:…
Kính gửi: …
Đến dự cuộc họp :…. (1)
Địa điểm :…
Thời gian :….
Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.
Trân trọng cảm ơn!
Thủ trưởng cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
Ghi chú:
(1) Ghi các nội dung đưa ra trong cuộc họp
3. Giấy mời họp, thư mời họp dùng trong những trường hợp nào?
– Giấy mời họp là việc làm thường xuyên, rất cần thiết trong đời sống, trong công việc, được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Nhưng thư mời họp như thế nào để vẫn đảm bảo được nội dung cần truyền tải mà người được mời họp thấy được sự trân trọng của người mời dành cho mình.
– Trong các tổ chức đoàn thể, trong các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó và cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Tại cuộc họp họ sẽ đưa ra các nội dung cần phải thảo luận và từ đó các thành viên sẽ đưa ra các ý kiến cá nhân của mình rồi rút ra một phương án kết luận cuối cùng để giải quyết nội dung đó.
– Để tiến hành một phiên họp giai đoạn đầu tiên của người đứng ra tổ chức là phải lên kế hoạch, nội dung của cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp họ có thể thông báo, mời họp bằng miệng, bằng sổ ghi chép. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hay các công ty, tập đoàn lớn, đông người. Việc họp nhất định phải được mời bằng giấy mới hoặc thư mời. Họ có thể gửi trực tiếp đến từng người tham dự cuộc họp hoặc cũng thể gửi qua đường bưu điện, hay thậm chí là có thể gửi bằng thư trực tuyến.
4. Cách viết giấy mời họp, thư mời họp:
Khi viết giấy mời họp, thư mời họp và gửi đến từng đối tượng. Người viết giấy mời, thu ư mời cần xác định các thành phần, đối tượng tham gia cuộc họp sẽ là ai. Để từ đó có những lời mời sang trọng, phù hợp cho từng đối tượng.
Khi viết giấy mời họp, thư mời họp một trong những điểm cần lưu ý đó là nội dung của giấy mời họp, thư mời họp phải đảm bảo ngắn gọn, khách quan nêu đúng vào trọng tâm tránh lan man dài dòng.
Các nội dung chủ yếu, quan trọng của giấy mời họp, thư mời họp bao gồm những nội dung như sau:
– Cơ quan, tổ chức hay người được mời. Ở nội dung này người viết cần nêu rõ thông tin đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay người được mời. Ví dụ đối với trường hợp mời cá nhân thì phải nêu rõ họ và tên, chức vụ của người được mời như ông Nguyễn Văn A, chức vụ: giám đốc kinh doanh.
– Tóm tắt nội dung cuộc họp: Trong giấy mời họp, thư mời họp thì nội dung là cái rất quan trọng. Khi người được mời đọc đến nội dung cuộc họp họ sẽ biết họ phải chuẩn bị những nội dung, hồ sơ, tài liệu cho cuộc họp đó. Tuy nhiên cần lưu ý khi viết phần nội dung cuộc họp chỉ cần nêu tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp đủ để người đọc nắm bắt được nội dung cuộc họp, tránh lan man, dài dòng gây khó hiểu đến người đọc.
– Thời gian và địa điểm: Như đã phân tích ở trên để chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cuộc họp sẽ phải lên kế hoạch cho cuộc họp. Trong kế hoạch này sẽ phải có kế hoạch cho địa điểm cũng như thời gian của cuộc họp. Sau khi đã chuẩn bị kế hoạch cho cuộc họp và thực hiện việc viết giấy mời, thư mời đến các thành phần tham dự thì thời gian và địa điểm họp là một phần không thể thiếu trong nội dung giấy mời.
5. Một số thư mời họp tham dự sự kiện, hội thảo:
5.1. Một mẫu thư mời họp sự kiện:
Quý doanh nghiệp thân mến!
Chuyển đổi số bền vững là tư duy chiến lược của nhà lãnh đạo 4.0 nhằm xây dựng mô hình quản lý, làm việc tối ưu; nâng cao chất lượng nguồn lực doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp,tiếp cận được xu hướngchuyển đổi số thiết thực? Tất cả sẽ được giải mã trong hội thảo trực tuyến miễn phí “[MANAGER 4.0] CHUYỂN ĐỔI SỐ BỀN VỮNG: TƯ DUY CHIẾN LƯỢC – TĂNG TRƯỞNG TOÀN DIỆN” được tổ chức vào ngày 21/12/2022.
Sự kiện được tổ chức nhằm mang đến cho quý khách tham dự những góc nhìn mới, bài học thực chiến về ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý.
Thông tin cơ bản về Webinar:
- 9h-11h AM Thứ 4 ngày 21/12/2022
- Link tham dự sự kiện sẽ được cập nhật đến Anh/Chịqua email sau khi đăng ký thành công.
-
Ưu đãi khi tham gia:
- Cơ hội được kết nối và mở rộng mạng lưới với hơn 200 lãnh đạo doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực,
- Voucher hấp dẫn khi mua gói SALESUP ERP SAAS
- 2 buổi tư vấn Chuyển đổi số 1-1 tại Doanh nghiệp
- Tặng 2 – 7 tháng sử dụng MIỄN PHÍ phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office
- 300 lượt ký số nội bộ
Ban tổ chức hy vọng rằng Quý doanh nghiệp có thể dành thời gian tham dự đầy đủ. Sự có mặt của Quý khách chính là sự ủng hộ và là động lực vô cùng to lớn để Đội ngũ 1Office ngày một hoàn thiện hơn.
5.2. Mẫu thư mời tham gia hội thảo:
Thực trạng phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn CHẦN CHỪ chuyển đổi số với lý do xuất phát từ vấn đề tài chính và sự am hiểu về công nghệ của người đứng đầu doanh nghiệp:
- 23,8% doanh nghiệp biết về chuyển đổi số nhưng THIẾU NGUỒN LỰC tài chính và nhân lực để thực hiện (*)
- 99% SMEs Việt nhầm lẫn chuyển đổi số chỉ là “sân chơi” của những ông lớn do gặp khó khăn về vốn (**)
- Tỷ lệ doanh nghiệp đã triển khai chuyển đổi số nhưng CHƯA THÀNH CÔNG chiếm 90% (*)
- 92% doanh nghiệp KHÔNG BIẾT CÁCH THỨC chuyển đổi số như thế nào (**)
- 72% KHÔNG BIẾT BẮT ĐẦU chuyển đổi số từ hoạt động nào của tổ chức (**)
- 69% KHÔNG BIẾT LỰA CHỌN đối tác nào để triển khai (**)
(*) Khảo sát của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam 2022 (VCCI)
(**) Khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin 2021 (Vinasa)
Chuyển đổi số là xu thế tất yếu trong thời đại 4.0 hiện nay, tạo bước đệm vững chắc giúp
Thấu hiểu khó khăn của Công ty Luật TNHH Dương Gia trước bước ngoặt chuyển đổi số, đặc biệt là sự do dự chính đáng khi phải ra quyết định đánh đổi “chi phí, thời gian, nguồn lực” hạn chế của mình với những kết quả chưa dám chắc, Getfly sẽ tổ chức hội thảo OFFLINE với chuyên đề: “Hướng dẫn triển khai chuyển đổi số thực chiến cho doanh nghiệp nhỏ” diễn ra vào cuối tháng 6 tới đây là điểm đến đáng mong đợi cho Công ty Luật TNHH Dương Gia.
Đồng hành xuyên suốt chương trình chuyên gia Phương Nguyễn của Getfly sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra bức tranh tổng quát về chuyển đổi số, đón đầu rủi ro, hướng dẫn các bước chuyển đổi số bài bản, hệ thống. Đồng thời, chuyên gia sẽ tháo gỡ những thắc mắc của doanh nghiệp trong việc chuyển đổi như thế nào vừa hiệu quả lại tiết kiệm thời gian, không ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt là doanh thu.
Cũng trong buổi hội thảo, chuyên gia sẽ chia sẻ thêm các case study thực chiến về chuyển đổi số nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trang bị thêm những kinh nghiệm và bài học trong công cuộc chuyển đổi số.
Xin gửi Công ty Luật TNHH Dương Gia thông tin chi tiết:
- Thời gian: Thứ Bảy | 25/06/2022 | 09:00
- Địa điểm: Văn phòng Getfly, tầng 7, số 18, ngõ 11 Thái Hà, Q. Đống Đa, Hà Nội.
- Hotline: 0965 593 953
- Đơn vị tổ chức: Công ty cổ phần Getfly CRM
LỢI ÍCH và GIÁ TRỊ nhận được khi tham gia hội thảo:
- ĐÓN ĐẦU khó khăn và thách thức mà SMEs phải đối mặt khi chuyển đổi số
- THẤU HIỂU lộ trình chuyển đổi số bài bản, TỐI ƯU hiệu quả, TIẾT KIỆM ngân sách, phù hợp với định hướng chiến lược và mô hình của doanh nghiệp Công ty Luật TNHH Dương Gia
- NẮM ĐƯỢC phương pháp xây dựng các QUY ĐỊNH, CHÍNH SÁCH đảm bảo chuyển đổi số thành công
- TRAO ĐỔI KINH NGHIỆM case study thực tế từ BOD của Getfly về quá trình chuyển đổi số Getfly thành công
- Thảo luận, đặt câu hỏi TRỰC TIẾP với chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm thực chiến về các vấn đề mà doanh nghiệp đang vướng mắc
- GIAO LƯU với các chủ doanh nghiệp/ nhà quản lý từ nhiều lĩnh vực kinh doanh
Cùng CƠ HỘI:
- Nhận được BỘ TÀI LIỆU CHUYỂN ĐỔI SỐ được xây dựng riêng cho từng lĩnh vực kinh doanh spa, bất động sản, giáo dục,…
- Trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY hệ thống Getfly CRM – quản lý doanh nghiệp toàn diện
Đối tượng tham gia:
- Chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) muốn nâng cao kiến thức về chuyển đổi số để tìm ra phương hướng chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp mình
- Cấp bậc quản lý Marketing, Sales, chăm sóc khách hàng muốn tìm hiểu công cụ công nghệ để giải quyết các khó khăn và tối ưu công việc của nhân viên
- Các đối tượng đang quan tâm đến chuyển đổi số, công nghệ kinh doanh, chăm sóc khách hàng, công cụ bán hàng,…
Thông tin diễn giả:
Bà Nguyễn Thị Phương (Chuyên gia Chuyển đổi số Getfly)
- 6 năm kinh nghiệm tư vấn triển khai CRM
- Hỗ trợ Chuyển đổi số thành công cho 600+ doanh nghiệp SMEs thuộc các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau như Spa, Bất động sản, Giáo dục, Dược phẩm, Phân phối, Sản xuất…
- Một số khách hàng tiêu biểu: Nội thất Hòa Phát, Địa ốc Năm Sao, Sao Thái Dương, Thẩm mỹ viện Korea, Cửa tự động Ychi, Công ty Cung ứng nguồn nhân lực Thái Bình Dương, ….
Trong chuỗi hội thảo chuyển đổi số diễn ra hàng tháng này, Getfly hy vọng rằng có thể cung cấp cho nhà quản lý như Công ty Luật TNHH Dương Gia nền tảng chuyển đổi số bài bản và hiệu quả thông qua việc chia sẻ kiến thức và những case điển hình.
Đừng bỏ lỡ nhé!
6. Một giấy mời họp chuẩn cần có những nội dung gì?
Mỗi thư mời theo từng mục đích của sự kiện hay cuộc họp mà sẽ có những nội dung khác nhau. Nhưng cụ thể nhìn chung một thư mời sẽ phải có những nội dung sau đây:
– Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức sự kiện;
– Mục đích thư mời: Thư mời họp, thư mời đại hội,…
– Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời;
– Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện;
– Lời tiếp đón và cảm ơn người được mời;
– Chữ ký của người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có).
Bên cạnh đó, để đảm bảo nội dung thư mời được đầy đủ, người soạn thảo cần phải thực hiện xác định theo các bước sau:
Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thư mời
Bước đầu tiên rất quan trọng trong chuẩn bị thư mời chính là xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, thư mời cần phải đưa ra được những thông tin cơ bản về sự kiện một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội dung bao quát được cuộc họp, sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước đầu nắm được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư mời phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận nhưng phải ngắn gọn, súc tích.
Xác định người nhận
Tùy vào từng cuộc họp hay sự kiện cụ thể, mà sẽ xác định được những khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thư mời một cách chính xác và phù hợp với sự kiện hay cuộc họp. Cũng trên cơ sở mục đích sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện hay cuộc họp một cách đầu đủ.
Phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai đoạn trước của chuẩn bị cuộc họp, sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức cần phác thảo mẫu thư mời cho cuộc họp, sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
Kiểm tra thư mời
Các cuộc họp hay sự kiện có khách mời thường là những sự kiện quan trọng, chính vì thế việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì vậy, ngay ở khâu đầu tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời, hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ tên, chức vụ của người được mời sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
