Mẫu thư mời họp đại hội đồng cổ đông thường niên mới nhất

1. Mẫu thư mời họp đại hội đồng cổ đông thường niên mới nhất:

THƯ MỜI HỌP

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM …..

Kính gửi: Quỷ Cổ đông của Công ty Cổ phần ….

Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần ………. trân trọng kính mời Quý Cổ đông tới dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023 của Công ty.

Nội dung thư mời:

1. Thời gian: Cuộc họp bắt đầu vào lúc …. giờ… phút, ngày …. tháng ….. năm 2023.

2. Địa điểm: Tại Hội trường …… của Công ty Cổ phần …..

Địa chỉ: …………

3. Thành phần tham dự: Tất cả Cổ đông của Công ty Cổ phần …….  có trong danh sách cổ đông hiện tại hoặc người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông theo quy định của pháp luật, tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông ngày …../…./2023.

4. Tài liệu họp Đại hội: Tài liệu đã được đăng tải tại mục “….” của website Công ty (địa chỉ trang web).

5. Nội dung chính của cuộc họp:

– Báo cáo tổng kết hoạt động của Hội đồng quản trị năm 2022, phương hướng hoạt động năm 2023;

– Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

– Báo cáo kết quả của hoạt động kinh doanh của công ty năm 2022 và triển khai kế hoạch kinh doanh vào năm 2023;

– Báo cáo tình hình quản trị của công ty năm 2022;

– Báo cáo tài chính năm 2022;

– Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

– Một số vấn đề thảo luận khác có liên quan.

6. Thời gian đăng ký và xác nhận tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

Để công ty có thể sắp xếp và bố trí hội trường cuộc họp, đề nghị quý Cổ đông thực hiện việc đăng ký và xác nhận tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023 của Công ty Cổ phần …

Hình thức đăng ký và xác nhận việc tham dự Đại hội thông qua thư, fax theo địa chỉ liên hệ:

Phòng Hành chính – Công ty Cổ phần ……….

Địa chỉ:  …………

Điện thoại liên hệ: ………………… Fax: …………

Thời gian đăng ký: Trước ngày … tháng …. năm 2023.

Lưu ý: Cổ đông nào không trực tiếp tham dự có uỷ quyền cho người khác tham dự thì phải đăng ký rõ với Công ty.

7. Lưu ý tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

– Cổ đông không trực tiếp tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông do Công ty Cổ phần…. tổ chức thì có thể uỷ quyền cho người khác tham dự và việc uỷ quyền này phải được thể hiện theo mẫu Giấy Uỷ quyền mà công ty đã đnawg tải;

– Khi tham dự cuộc họp, cổ đông cũng như người tham dự theo uỷ quyền phải mang theo các giấy tờ sau:

+ Thư mời tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niêm năm 2023;

+ Căn cước công dân hoặc Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người tham dự cuộc họp;

+ Giấy uỷ quyền tham dự hợp lệ (đối với người tham dự cuộc họp được uỷ quyền tham dự).

– Cổ đông hoặc người đại diện tham dự cuộc họp tự chỉ trả mọi chi phí đi lại, ăn ở, sinh họp trong thời gian tham dự cuộc họp.

Mọi thắc mắc liên quan đến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023 đề nghị Quý Cổ đông liên hệ với Ban tổ chức cuộc họp theo số máy: ……………..

Công ty Cổ phần ….. rất hanh dạnh được đón tiếp Quý Cổ đông đến tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023.

Trân trọng!

2. Tại sao lại tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì đại hội đồng cổ đông sẽ được họp thường niên mỗi năm một lần và được tổ chức tại nơi chủ toạ tham dự cuộc họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

Bên cạnh đó, tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì cuộc họp đại hội đồng cổ đông phải được họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, khi trong Điều lệ Công ty có quy định khác thì cuộc họp đại hội đồng cổ đông không nhất thiết phải được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà có thể gia hạn cuộc họp trong trường hợp cần thiết nhưng không được để qúa 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Như vậy, việc tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên là một quy định bắt buộc của pháp luật và phải được tổ chức theo thời hạn mà pháp luật quy định. Do đó, công ty bắt buộc phải tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên.

3. Một số quy định của pháp luật về việc triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên:

3.1. Thẩm quyền triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên:

Căn cứ theo quy định tại Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Hội đồng quản trị của công ty có thẩm quyền triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường. 

Theo đó, trong thời hạn phải diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định của pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty có quyền triệu tập và thông báo cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty.

3.2. Điều kiện tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên:

Căn cứ theo quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp năm 2020, để tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, công ty nên lưu ý các điều kiện cụ thể như sau:

– Đối với cuộc họp thứ nhất: Khi triệu tập cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất thì số cổ đông tham dự họp đại diện phải đáp ứng trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định;

– Đối với cuộc họp lần thứ hai:

Trong trường hợp cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành như đã nêu trên thì công ty cổ phần sẽ tiến hành thông báo cuộc họp lần thứ hai. Khi triệu tập cuộc họp lần thứ hai thì công ty phải gửi thông báo đến các cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất nếu trong Điều lệ của công ty không có quy định khác.

Tuy nhiên, sau thời gian thông báo thì cuộc họp đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông tham dự họp Đại hội đồng đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên. Tỷ lệ cụ thể này do Điều lệ công ty quy định.

– Đối với cuộc họp lần thứ ba:

Trong trường hợp cuộc họp đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ hai không đủ điều kiện để tiến hành theo điều kiện nêu trên thì công ty có thể mở cuộc họp lần thứ ba. Để có thể mở cuộc họp đại hội đồng cổ đông lần thứ ba thì công ty phải có trách nhiệm thông báo mời họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai nêu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Đối với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba này vẫn được tiến hành sẽ không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

3.3. Chương trình và nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên:

Để cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi thì người triệu tập- Hội đồng quản trị công ty phải chuẩn bị bài bản chương trình cũng như nội dung cuộc họp này.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 142 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì khi triển khai chương trình cũng như nội dung cuộc họp phải áp dụng theo chương trình và nội dung mà Hội đồng đồng quản trị đưa ra mà cổ đông hoặc nhóm cổ đông cũng có quyền kiến nghị để đưa các nội dung vào thảo luận trong chương trình họp Đại hội đồng cổ đông. Theo quy định này thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông phải nộp kiến nghị bằng văn bản và được gửi đến cho công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi khai mạc cuộc họp. Trong kiến nghị phải nêu rõ tên của cổ đông, số lượng từng loại cổ phần của cổ đông và vấn đề mà cổ đông đưa vào kiến nghị trong chương trình họp đại hội đồng cổ đông thường niên.

3.4. Một số công việc cần thực hiện trước khi triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hthường niên:

Để tiến hành thực hiện triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường thì hội đồng quản trị cũng như công ty phải thực hiện một số công việc cụ thể sau:

– Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;

– Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

– Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

– Xác định thời gian và địa điểm họp;

– Lập chương trình và nội dung cuộc họp;

– Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

– Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Công việc khác phục vụ cuộc họp.

Văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: Luật Doanh nghiệp năm 2020.